NOAA Community-based Restoration Program Progress Reports - Semi-annual report

OMB # 0648‐0472
Expiration Date: 10/31/2015

Performance Progress Report 

Performance Progress Report (PPR) Instructions
The purpose of this form is to track implementation, monitoring, and expenditures. It will be used to collect information on projects funded by the 
NOAA Restoration Center. Awards implementing multiple projects may complete a form for each project. 
Section 

Data Elements 

Line Item Instructions for the NOAA Restoration Center's Performance Progress Report 

1. Federal Agency to Which 
Report is Submitted 

This is pre‐filled by the awarding Federal agency with the name of the Federal agency and sub‐agency identified in the 
award document (e.g. NOAA National Marine Fisheries Service). 

2. Award or Subaward 
Enter the NOAA award or subaward number, if applicable, used to track the award by the awarding organization. 
Number 
3. Federal Program Officer ‐ 
Enter the name of the NOAA Federal Program Officer with responsibility for monitoring this award.
Name 
4. Project Name
Enter the name of the project.
5. Recipient or Subrecipient 
Enter the name of the recipient or recipient organization and address, including zip code.
Organization 

Project 
Information 

6. Final Report Check Box 

Check the appropriate box. Check “yes” only if this is the final comprehensive report for the project.

7. Award or Project Period 
Dates

Enter the start and end dates of the project established in the award documents. When an extension is approved, 
update the end date to the approved date.  
Enter the start and end dates of the reporting period. The reporting period established in the award document is usually 
semi‐annual, and ends 30 days prior to the report due date. For final reports, the reporting period is the entire award 
period, project start date to end date.

8. Reporting Period Dates 

9. Report Frequency 
10. Main Project Contact ‐ 
Name 
11. Main Project Contact ‐ 
Title and Organization
12. Main Project Contact ‐ 
Email 
13. Main Project Contact ‐ 
Phone Number 

Select the appropriate term corresponding to the requirements contained in the award documents. “Other” may be 
used when more frequent reporting is required for high‐risk sub‐grantees, as specified in OMB Circular 2 CFR 200.
Enter the name of the person who is the main point of contact for this project. 
Enter the title and organization of the person who is the main point of contact for this project.
Enter the email address of the person who is the main point of contact for this project.
Enter the phone number of the person who is the main point of contact for this project.

Page 1 of 6

OMB # 0648‐0472
Expiration Date: 10/31/2015

Performance Progress Report 

14. and 15. Project City, State  Enter the name of the City and State where the project is located.
Select the number of project sites associated with the project. If there are more than six sites, add the locations to the 
Performance Narrative section of the form in Box 31. 
Enter the geographic coordinates in decimal degrees for the project location. Contact NOAA for help identifying project 
17. Project Site Coordinates 
coordinates, if needed. 
18. Project Land Owner 
Check appropriate box, Yes or No.
Permission Received 
16. Number of Project Sites 

19. Monitoring Contact ‐ 
Name 

Enter the name of the person responsible for maintaining biological, chemical, and physical data collected under this 
award, if applicable. This is not necessarily the same person as the main point of contact for the project. 

20. Monitoring Contact ‐ Title 
Enter the title and organization of the person who is the monitoring contact for this project.
and Organization
21. Monitoring Contact ‐ 
Email 
22. Monitoring Contact ‐ 
Project 
Information  Phone Number 

Enter the email address of the person who is the monitoring contact for this project.
Enter the phone number of the person who is the monitoring contact for this project.

NOAA will pre‐fill this box for each award after discussing requirements with the recipient at the time of award. Tier I is 
23. Monitoring Level, Check 
implementation monitoring. Tier II is effectiveness monitoring. Tiered monitoring data will only be collected for select 
Box(es): Tier I,  Tier II, None
fish passage, hydrologic reconnection, shellfish, or coral restoration projects.  None will apply to all other projects. 
24. List of Target Species 

List the target species under NOAA jurisdiction that will directly benefit from this project (e.g., Central California Coast 
coho salmon). 

25. List of Project Partners

Enter the full names of organizations contributing to or involved with this project. 

26. Problem the Project 
Addresses 

Describe the historic and current status of the project area and target species. Describe how the project activities will 
enhance the habitat and NOAA trust species populations at the project site. 

27. Other Attachments

List required or optional documents (e.g. data sharing plan, monitoring plan, monitoring reports, articles/news 
clippings, before, during, and after high resolution project photographs, and project maps or geographic/spatial data 
files) submitted with the report in Grants Online.

28. Authorized 
Representative ‐ Name and 
Title

Enter the name and title of the Authorized Representive for the recipient organization certifying the report.

Page 2 of 6

OMB # 0648‐0472
Expiration Date: 10/31/2015

Performance Progress Report 
29. Authorized 
Representative ‐ Email
30. Authorized 
Representative ‐ Phone 
Number

Enter the Authorized Representative's phone number.

31. Performance Narrative 
(No Page Limit)

1) For Interim Performance Progress Reports , describe the goals and objectives of the project. All narratives should 
provide a detailed description of project activities (e.g. construction and monitoring) to date, not just the reporting 
period. A description may include: progress achieved towards milestones, an updated timeline of remaining tasks, 
changes to proposed project activities and budget (e.g. construction design plans or alternate project activities), a 
description of roadblocks to future progress, and lessons learned.                                                                                                   
2) For Final Performance Progress Reports , discuss in detail the following project components including the goals and 
objectives of the project, and a description of project activities implemented to complete the project over the award 
period. Highlight partners' roles in project implementation.         
a) State if the project was implemented and monitored as proposed.  Describe activities completed during 
implementation and monitoring;                                                                                                                                                              
b) Describe materials and methods used to complete project implementation and outreach tasks; 
c) For projects with a monitoring plan, describe the methods used in data collection and data analysis, assumptions for 
data analysis, and key findings; 
d) Describe results and outcomes;                                                                                                                                                            
e)Describe in detail deviations from proposed implementation methods, achievements of performance metrics, and/or 
object class expenditures. Include why the deviations were made and how they impacted the outcomes of the proposed 
project;                                  
f) Describe lessons learned (e.g., new techniques, innovative partnerships, and community engagement); and                     
g) Describe future plans, such as restoration and monitoring next steps, and/or plans for sharing/publishing results  or 
description of other outreach activities and products.                                                            

1.  Activity Description

These activities are outlined in the project's final milestones, work plan, or award conditions agreed to by the recipient 
and NOAA. If overall activities or methods change, document changes in the performance narrative and communicate 
them to the Federal Program Officer. 

2. Activity Status 

Select the status of each project activity.

3. Explanation of Progress

Include a brief description of your progress towards completing the activity. Include anticipated start and end dates 
with the activity description. Once the activity is completed, list the actual start and end dates. Further details can be 
provided in the Performance Narrative section. 

Project 
Information 

A. Project 
Activities

Enter the Authorized Representative's email address.

Page 3 of 6

OMB # 0648‐0472
Expiration Date: 10/31/2015

Performance Progress Report 

Each measure corresponds to a project goal, objective, or monitoring parameter specified in the final work plan and/or 
1. Objective/Goal Description  monitoring plan. Subrecipients and recipients discuss and identify these measures during award negotiations with 
NOAA program staff. 
Enter the unit of measure. This can be quantitative or qualitative. For example, it can include counts, percentages, 
2. Measure (Unit) 
targeted dates, time periods, or levels. It could also describe a condition, a result, or status. 
3. Baseline 
4. Target Year 
B. 
Performance  5. Target 
Measures
6. Actual to Date 
(cumulative) 

7. Explanation 

Enter the initial starting point or average amount or condition related to each measure at the start of the award period. 
Enter the year you expect to accomplish the specified project target. Different target years may appear in the same 
report, as project accomplishments may not all be realized in the same year. 
Enter the expected amount or condition to be achieved for each objective or measure. Do not change the target, unless 
specifically discussed with NOAA program staff.  
State the actual cumulative amount, condition or status achieved by the end of the reporting period. If you want to 
identify the progress toward a target during a specific reporting period, detail this in the Performance Narrative. 
Describe progress toward the target. If you do not expect to meet the target, briefly explain any differences between 
the Target and Actual. Further details can be provided in the Performance Narrative in Box 31. 
Final Report:  If you did not meet the target, briefly explain any differences between the target and actual. Further 
details can be provided in the Performance Narrative.   
Make sure all columns are complete.  If they are not applicable, discuss them with program staff prior to submitting the 
final report.

1. Object Class Expenditures SF‐424A object classes. 
Enter the amount of NOAA funds budgeted for a single funding period for each object class expenditure listed, as stated 
2.‐4. Year x NOAA Approved 
in the original award or most recently approved budget revision. (This column will repeat for each year of funding 
Funds 
awarded). 
C. NOAA 
Award 
Funding 

5. Total Approved NOAA 
Funds

This column automatically sums the NOAA funding amounts entered in columns 2‐4. This column should match the total 
NOAA approved funds in the SF‐424As of the original award and all funding amendments for each object class 
expenditure listed. 

6. Total NOAA Funding 
Expended 

Enter the cumulative amount, this reporting period plus all previous periods, of NOAA funding expended between the 
award start date and the end of the current reporting period for each object class expenditure listed. 

7. Notes

Enter notes about the budget by object class, as needed, for the purposes of tracking funds. 

Page 4 of 6

OMB # 0648‐0472
Expiration Date: 10/31/2015

Performance Progress Report 

C. NOAA 
Award 
Funding 

8. Budget Deviations 
Description 

Explain any differences between the approved budget and actual object class expenditures of NOAA funding.  Note that 
some budget changes require prior approval, as described in your award documents and 2 CFR Part 200. Please note if 
your budget has been officially amended, and the date of the approved award amendment.

1. Object Class Expenditures  SF‐424A object classes. 
2.‐4. Year x Non‐federal 
Recipient Share (Match 
Funds) Approved

Enter the amount of Non‐federal Recipient Share budgeted for a single funding period for each object class expenditure 
listed, as stated in the original project award or most recently approved budget revision. (This column will repeat for 
each year of funding awarded).

5. Total Approved  (Match  This column automatically sums the amount of Non‐federal Recipient Share funds entered in columns 2‐4. The total 
Funds) Non‐federal Recipient  should match the Non‐federal Recipient Share approved in the SF‐424As of the original award and all funding 
D. Non‐federal  Share
amendments for each object class expenditure listed. 
Recipient  6. Total Expended  (Match  Enter the cumulative amount, this reporting period plus all previous periods, of Non‐federal Recipient Share funding 
Share Funds  Funds) Non‐federal Recipient  expended between the award start date and the end of the current reporting period for each object class expenditure 
Share
listed. 
7.  Non‐federal Recipient 
List the type of match (In‐kind or Cash) and sources of Non‐federal Recipient Share contributions (the entity providing 
Share (Match Funds) Sources  cash, goods, or services) for each object class expenditure line. 
8. Budget Deviations 
Description 

Explain any differences between the approved budget and actual Non‐federal Recipient Share object expenditures.  
Note that some budget changes require prior approval, as described in your award documents and 2 CFR Part 200. 
Please note if your budget has been officially amended, and the date of the amendment.

If applicable, describe the activity supported with leveraged funds. List the project partner implementing the supported 
activities. Acronyms are appropriate. Full names of all partners should be in Box 25 of Project Information. Contact 
1. Leverage Task Description
NOAA Program staff for help with descriptions.   This should include all funds required to complete the project that 
have not been used to meet the matching requirements (Non‐federal Recipient share) of the current award.

E. Project 
Leverage 
(Funds beyond 
committed  2. Type of Funds 
match) 
3. Funding Source
3. Total Funds 

Select the appropriate type of funds. Funds should be classified as Federal or Non‐federal. 
Enter the name of the organization providing the leveraged funds described in column 1 of this section. 
Enter the amount of leveraged funds from the organization in column 3 of this section that contributed to the 
completion of the project. 

Page 5 of 6

OMB # 0648‐0472
Expiration Date: 10/31/2015

Performance Progress Report 

1.  Monitoring Task 
F. Monitoring  Description
Funds (Include 
all funding  2. Type of Funds 
supporting 
monitoring  3. Funding Source
activities) 
3. Total Funds 

If applicable, enter a short description of pre‐ and post‐construction monitoring activities. List the project partner that 
conducted the monitoring, if it differs from the funding organization. Acronyms are appropriate. Full names of all 
partners should be in Box 25 of Project Information. Contact NOAA Program Staff for help with descriptions.   
Select the appropriate type of funds. Funds should be classified as Federal or Non‐federal. 
Enter the name of the organization providing funding for pre or post‐construction monitoring described in Column 1 of 
this section. If you have received NOAA funding outside of the current award, please note if the NOAA funding source 
referenced is from the current award or from a previous NOAA award.  
Enter the amount of funding received from the organization in Column 3 of this section that was expended on pre‐ and 
post‐construction monitoring activities. 

Page 6 of 6