Appendix A: Community organization outreach materials Spanish

Appendix A

Community organization outreach materials - SPANISH

Contents

A.1 Community organization invitation email 3

A.2 Community organization follow up email 5

A.3 Community organization follow up call 7

A1. Community organization invitation email

A.1 Community organization invitation email

Estimado(a) [NAME],

Espero esté bien. Estoy escribiendo para solicitar su ayuda para un proyecto en el que trabajo con Mathematica, una organización independiente de evaluación. Como parte del proyecto Oferta y calidad de cuidado infantil basado en el hogar (HBCCSQ por sus siglas en inglés), realizado para la Oficina de Planificación, Investigación y Evaluación de la Administración para Niños y Familias del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos, hemos aprendido que muchas medidas que apoyan a proveedores de cuidado infantil basado en el hogar (HBCC por sus siglas en inglés; es decir, personas que cuidan niños en un hogar), no se crearon teniendo en cuenta a estos proveedores de HBCC. Por eso estamos desarrollando el Kit de herramientas para Crianza de niños de edad escolar en cuidado infantil basado en el hogar (Kit de herramientas HBCC-NSAC por sus siglas en inglés). El Kit de herramientas HBCC-NSAC es específicamente para proveedores de HBCC que regularmente cuidan al menos un niño de edad escolar (de 5 años y en kindergarten, o de 6 a 12 años), lo que significa que cuidan el niño(s) de edad escolar por al menos 10 horas por semana. Estos proveedores también pueden cuidar a niños menores de edad escolar (desde el nacimiento hasta los 5 años y todavía no en kindergarten). Los proveedores de HBCC pueden usar el Kit de herramientas para reflexionar sobre sus fortalezas y áreas de crecimiento relacionadas con sus prácticas de cuidado y cómo se asocian con las familias de los niños.

Mientras desarrollamos el Kit de herramientas HBCC-NSAC, es importante que lo probemos con muchos proveedores diferentes de HBCC, por lo que estamos realizando el Estudio piloto del Kit de herramientas HBCC-NSAC. Como describe el volante de proveedores adjunto, esperamos que pueda ayudarnos a encontrar [IF PHASE 1: proveedores de HBCC que hablen español; IF PHASE 2: proveedores de HBCC, incluidos aquellos que cuidan regularmente los niños de sus familiares, amigos, o vecinos en un hogar [IF SPANISH SPEAKERS NEEDED: incluidos proveedores que hablen español] para participar en el Estudio piloto del Kit de herramientas HBCC-NSAC.

También incluimos un volante para familias; pediremos a los proveedores que inviten a familias con niños de edad escolar a probar la parte del cuestionario para familias que forma parte del Kit de herramientas HBCC-NSAC.

Si conoce proveedor(es) de HBCC que podrían participar, [IF SPANISH SPEAKERS NEEDED: incluyendo proveedores que hablen español, favor de responder a este correo electrónico y [NAME(S)] de Mathematica (incluidos) se pondrá(n) en contacto. Por favor no incluya ningún nombre de proveedor en el correo electrónico.

Gracias de antemano por su ayuda.

Saludos,

[NAME] del equipo del Estudio piloto del Kit de herramientas HBCC-NSAC

La recopilación de información mencionada es voluntaria. La información se mantendrá privada. Una agencia no puede llevar a cabo ni patrocinar, y una persona no está obligada a responder a, una recopilación de información a menos que muestre un número de control OMB actualmente válido. El número de control OMB para esta recopilación de información es 0970-0355 y la fecha de vencimiento es el 8/31/2024.

A2. Community organization follow up email

A.2 Community organization follow up email

IF COMMUNITY ORGANIZATION CONTACT REPLIES TO EMAIL REQUEST (INDICATING THEY CAN HELP IDENTIFY HBCC PROVIDERS FOR THE PILOT) THE STUDY TEAM WILL SEND THE EMAIL BELOW:

¡Gracias por su respuesta! Me gustaría programar una cita para hablar sobre el Estudio piloto del Kit de herramientas HBCC-NSAC y cómo podría ayudarnos a identificar proveedores de HBCC [IF SPANISH SPEAKERS NEEDED: que hablen español] que pueden estar interesados. También puedo responder cualquier pregunta que tenga. Puede invitar a otros miembros del personal de su organización que podrían ayudar a identificar a aquellos que podrían estar interesados en probar el Kit de herramientas HBCC-NSAC.

¿Está disponible para hablar el [DATE] a las [TIME]? Si no, favor de hágame saber dos días/horarios en los que puede reunirse [esta/la próxima] semana.

Por favor hágame saber si tiene alguna pregunta.

Atentamente,

[NAME] del equipo del Estudio piloto del Kit de herramientas HBCC-NSAC

[PHONE NUMBER]

La recopilación de información mencionada es voluntaria. La información se mantendrá privada. Una agencia no puede llevar a cabo ni patrocinar, y una persona no está obligada a responder a, una recopilación de información a menos que muestre un número de control OMB actualmente válido. El número de control OMB para esta recopilación de información es 0970-0355 y la fecha de vencimiento es el 8/31/2024.

A3. Community organization follow up call

A.3 Community organization follow up call

Goals of the community organization follow up call:

1. INTRODUCE YOURSELF

2. DESCRIBE PURPOSE OF THE STUDY AND CONFIRM INFORMATION ABOUT THE CHARACTERISTICS OF THEIR HBCC PROVIDERS

3. DESCRIBE THE ROLE OF THE COMMUNITY ORGANIZATION AND INQUIRE THEIR WILLINGNESS TO PARTICIPATE

4. DESCRIBE NEXT STEPS FOR GETTING IN TOUCH WITH POTENTIAL HBCC PROVIDER PARTICIPANTS

CALLER INSTRUCTIONS: THIS IS A SET OF QUESTIONS AND TALKING POINTS. PROBE AS NEEDED ABOUT WILLINGNESS TO PARTNER WITH US. BE SURE TO ANSWER ANY QUESTIONS THAT THE PERSON MAY HAVE ABOUT THE PILOT.

BEFORE THE CALL, REVIEW COMMUNITY ORGANIZATION’S WEBSITE TO LEARN ABOUT THE CHARACTERISTICS OF THE PROVIDERS IN THEIR NETWORK. DEPENDING ON THE LEVEL OF DETAIL PROVIDED THROUGH THEIR WEBSITE, THE GENERAL CONFIRMATION QUESTIONS BELOW MAY BE TAILORED OR SKIPPED.

REVIEW THE TRACKER TO SEE WHO IS BEING RECRUITED, WHO HAS BEEN SELECTED, AND RESPONDENT CHARACTERISTCS STILL NEEDED.

Community organization follow-up call talking points

Gracias por reunirse para conversar sobre el Estudio piloto del Kit de herramientas HBCC-NSAC. Hablar conmigo en esta llamada es completamente su decisión y voluntario, y mantendremos privadas sus respuestas. Debido a que este es un estudio financiado a nivel federal, quiero decirle que una agencia no puede llevar a cabo ni patrocinar, y una persona no está obligada a responder a, una recopilación de información a menos que muestre un número de control OMB actualmente válido. El número de control OMB para esta recopilación de información es 0970-0355 y la fecha de vencimiento es el 8/31/2024.

Para comenzar, me gustaría hablar sobre los proveedores de cuidado infantil basado en el hogar, o proveedores de HBCC, con los que interactúa.

Nos gustaría obtener información sobre el Kit de herramientas HBCC-NSAC de un grupo diverso de proveedores de HBCC (y las familias que cuidan), incluyendo proveedores de diferentes orígenes raciales y étnicos (incluidos negros, blancos, hispanos o latinos, y asiáticos o isleños del Pacífico), aquellos de áreas urbanas o rurales, y aquellos que hablan inglés, español o son bilingües en español e inglés.

• ¿Podría confirmar que es correcta la información que tengo sobre los proveedores de HBCC con los que trabaja?

[study team recruiter to use information below as applicable to the information acquired about the community organization.]

• Trabaja con proveedores de cuidado infantil familiar que [tienen licencia/ están regulados] por su estado

• Trabaja con proveedores familiares, amigos, o vecinos que no tienen licencia o están legalmente exentos de licencias u otras regulaciones estatales

• Trabaja con proveedores basados en el hogar que son multilingües o hablan un idioma que no sea inglés

• Incluyendo LANGUAGES

• Trabaja con proveedores que viven en áreas rurales [IF ASKED, IN RURAL AREAS PEOPLE NEED TO DRIVE FARTHER TO GET TO AIRPORTS, FOR EXAMPLE, COMPARED TO URBAN OR SUBURBAN AREAS, AND THERE IS MORE LAND THAN HOUSES IN THE AREAS.]

• Tiene visitadores al hogar, defensores de la familia, trabajadores sociales u otro personal que apoya a los proveedores basados en el hogar

Gracias. A continuación, quiero hablar sobre cómo su organización puede ayudar a identificar a proveedores que podrían participar en el estudio piloto y brindarle detalles sobre el estudio piloto.

• Community organization Role for Pilot Study: Hay dos formas en que su organización puede ayudar:

• Función pagada con un coordinador(a) de sitio: Si está dispuesto(a), le ofreceremos $250 de honorarios a su organización si alguien puede actuar como coordinador(a) de sitio. El coordinador(a) de sitio nos ayudará a reclutar y hacer un seguimiento de proveedores afiliados a su organización. Si es necesario, el coordinador(a) de sitio ayudaría al equipo de estudio a visitar su organización para recopilar datos de los proveedores. Específicamente:

• Pediremos al coordinador(a) de sitio si hay alguna reunión o evento (en persona o virtual) donde alguien de su organización o del equipo de estudio pueda compartir información sobre el Estudio piloto del Kit de herramientas HBCC-NSAC. Por ejemplo, un evento en que el equipo de estudio podría distribuir volantes y versiones impresas del Kit de herramientas HBCC-NSAC y/o recopilar información de contacto de los proveedores de HBCC en el evento que están interesados en participar.

• El coordinador(a) de sitio ayudará al equipo de estudio a hacer un seguimiento de los proveedores de HBCC que acepten participar. Por ejemplo, en los casos en que los proveedores no responden a llamadas del reclutador o no completan el Kit de herramientas HBCC-NSAC a tiempo, el coordinador(a) de sitio puede recomendar al proveedor a responder las llamadas del equipo de estudio, preguntar si tienen problemas para completar el Kit de herramientas HBCC-NSAC a tiempo, o dar recordatorios sobre la fecha límite.

• El coordinador(a) de sitio también ayudará a recopilar las versiones en papel completadas del Kit de herramientas HBCC-NSAC y devolverlas a Mathematica utilizando materiales de envío con franqueo prepago, si los proveedores no pueden acceder fácilmente a una oficina de correo.

• Podemos pedirle al coordinador(a) de sitio que identifique a una semana para que el equipo de estudio visite su organización para recopilar datos de los proveedores.

• Función no pagada sin coordinador(a) de sitio: Si prefiere no identificar a un coordinador(a) de sitio, le preguntaremos si está dispuesto(a) a compartir volantes que describan el Estudio piloto del Kit de herramientas HBCC-NSAC con proveedores afiliados a su organización. Agradecemos cualquier ayuda para identificar a proveedores de HBCC y enviarnos la información de contacto de los proveedores que expresan interés en el estudio y aceptan compartir su información de contacto.

• HBCC Provider Role: Un miembro del equipo de estudio hablará con los proveedores durante unos 20 minutos para explicar el estudio. Se les pedirá a los proveedores de HBCC que prueben el [IF PHASE 1: cuestionario para proveedores del Kit de herramientas HBCC-NSAC. Esto tomará alrededor de [IF PHASE 1: 45] [IF PHASE 2: 30] minutos].

Luego, un miembro del equipo de estudio hablará con los proveedores por unos 15 minutos para explicar el cuestionario para familias y pedir a los proveedores que inviten a la familia de uno o más niños de edad escolar bajo su cuidado a completar el cuestionario para familias del Kit de herramientas HBCC-NSAC.

[IF PHASE 1: También se le pedirá a cada proveedor(a) y miembro de la familia que participe en una llamada de WebEx de 30 minutos para hablar sobre el Kit de herramientas HBCC-NSAC y su experiencia al usarlo. Por ejemplo, podemos pedirles a los proveedores de HBCC que reaccionen a las preguntas en el cuestionario para proveedores, incluso si las preguntas fueron fáciles o difíciles de entender. En total, la participación de un proveedor(a) unas 2 horas de su tiempo.]

[IF PHASE 2: En total, la participación de un proveedor(a) llevará aproximadamente una hora de su tiempo.]

• Criteria: Para el estudio piloto, estamos interesados ​​en reclutar proveedores de HBCC que tengan al menos 18 años; y que regularmente cuidan al menos un niño de edad escolar (de 5 años y en kindergarten, o de 6 a 12 años) en un hogar durante al menos 10 horas a la semana;

• [IF PHASE 1:

• PROVIDERS WHO PRIMARILY SPEAK SPANISH]

• [IF PHASE 2: También estamos particularmente interesados en probar el cuestionario para proveedores con proveedores que DESCRIBE OTHER CHARACTERISTICS OF INTEREST BASED ON THE COMMUNITY ORGANIZATION CONTACT’S ANSWERS TO GENERAL QUESTIONS AND STUDY’S SAMPLING TARGETS

• [SPANISH SPEAKERS]

• [SPANISH-ENGLISH BILINGUAL SPEAKERS]

• LIVE IN [URBAN OR RURAL] AREAS

• PROVIDERS WHO IDENTIFY AS PART OF A RACIAL OR ETHINIC GROUP]]

• When: Planeamos comunicarnos con los proveedores de HBCC a partir de febrero de 2023 para describir el Estudio piloto del Kit de herramientas HBCC-NSAC e invitarlos a completar el Kit de herramientas HBCC-NSAC [IF PHASE 1: y participar en una llamada de WebEx]. Compartiremos los plazos con los proveedores de HBCC para que sepan cuándo recibirán el Kit de herramientas HBCC-NSAC e instrucciones para invitar a familias a participar, y para cuándo ellos (y las familias) deben completar el Kit de herramientas HBCC-NSAC.

• How: El equipo de estudio enviará el Kit de herramientas HBCC-NSAC a los proveedores de HBCC; pueden completar el cuestionario para proveedores electrónicamente [IF PHASE 2:, por teléfono] o en papel. Proporcionaremos instrucciones sobre cómo completar el cuestionario para proveedores y aproximadamente cuánto tiempo llevará completarlo. El equipo de estudio también enviará todos los materiales necesarios para reclutar a las familias para que completen el cuestionario para familias (formulario de consentimiento en papel, cuestionario para familias en papel, instrucciones y un sobre con franqueo pagado para devolver por correo los materiales al equipo de estudio).

• Tokens of appreciation: Los proveedores de HBCC y miembros de familia que participan harán una contribución importante que apoyará a proveedores y familias como ellos en el futuro. Como muestra de agradecimiento por su contribución, los proveedores de HBCC recibirán [IF PHASE 1: $75] [IF PHASE 2: $50] como agradecimiento además de una tarjeta de regalo de $10 por hablar con el equipo de estudio sobre la logística del cuestionario para familias y aceptar compartirlo. Los miembros de las familias que participan recibirán [IF PHASE 1: $35] [IF PHASE 2: $10].

• Gaining cooperation:

1. ¿Está dispuesto(a) y es capaz de designar a un coordinador(a) de sitio para ayudar a reclutar proveedores para participar en el estudio piloto, hacer un seguimiento con ellos según sea necesario y, potencialmente, ayudar a organizar una visita de recolección de datos?

IF YES: ¿Puede proporcionar el nombre, correo electrónico y número de teléfono del coordinador(a) de sitio? Está bien si prefiere enviar el nombre y la información de contacto del coordinador(a) de sitio después de esta conversación.

IF NO: GO TO B.

2. ¿Está dispuesto(a) y es capaz de compartir información sobre el estudio con proveedores afiliados a su organización y solicitar a los proveedores interesados que se comuniquen con usted o el equipo de estudio?

IF YES: GO TO NEXT STEPS.

IF NO: Es útil para nosotros saber por qué no puede participar. ¿Puede compartir qué le impide ayudar a identificar y reclutar proveedores para este piloto? ¡Gracias! END CALL.

• Próximos pasos:

IF SITE COORDINATOR IS ON THE CALL OR NO SITE COORDINATOR:

• Después de esta conversación, comparta el volante para ver si los proveedores están interesados; nuestra información de contacto se encuentra allí.

• ¿Tiene algún proveedor de HBCC específico en mente ahora?

IF YES: FOR THOSE PROVIDERS WHO AGREE TO HAVE THEIR CONTACT INFORMATION SHARED, COLLECT PROVIDER CONTACT INFORMATION AND PREFERRED LANGUAGE DURING THIS CALL IF AVAILABLE

OR

IF CONTACT INFORMATION NOT AVAILABLE NOW, ARRANGE TO COLLECT THE INFORMATION AT ANOTHER TIME BY PHONE OR STUDY TEAM’S SECURE WEBSITE ACCORDING TO THE COMMUNITYORGANIZATION’S PREFERENCE.

IF USING THE SECURE WEBSITE IS PREFERRED, EXPLAIN THAT THE STUDY TEAM WILL SEND INSTRUCTIONS FOR HOW TO COMMUNITCATE THROUGH THE SECURE WEBSITE.

• Después de esta reunión, si identifica a proveedores de HBCC específicos que podrían estar interesados, ¿puede compartir su nombre, número de teléfono, dirección de correo electrónico e idioma preferido?

IF YES: Para aquellos proveedores que aceptan compartir su información, podemos tomar su información de contacto por teléfono o puede enviar su información electrónicamente usando el sitio web seguro del equipo de estudio. ¿Cuál prefiere?

IF PHONE: SCHEDULE A FOLLOW UP CALL TO RECEIVE THE INFORMATION FROM THE COMMUNITY ORGANZATION.

IF SECURE WEBSITE: EXPLAIN THAT THE STUDY TEAM WILL SEND INSTRUCTIONS FOR HOW TO COMMUNITCATE THROUGH THE SECURE WEBSITE.

IF NO: Ok, los proveedores pueden comunicarse con nosotros para expresar su interés utilizando la información de contacto en el volante.

• Cuando el equipo de estudio se comunica con los proveedores a los que identifica, ¿está bien decir que recibimos su información de contacto de usted?

• Por favor informe a los proveedores interesados a los que identifica que es posible que un miembro del equipo de estudio se comunique con ellos pronto para darles más información sobre esta oportunidad.

IF SITE COORDINATOR IS ON CALL: Ahora, hablemos de reuniones de grupo o eventos para proveedores en los que alguien de su organización o del equipo de estudio podría compartir información sobre el estudio piloto.

• ¿Puede compartir las fechas de reuniones grupales o eventos en persona para proveedores entre ahora y [DATE]?

• ¿Puede compartir las fechas de reuniones grupales o eventos virtuales para proveedores entre ahora y [DATE]?

IF NEEDED, SITE COORDINATOR CAN SHARE THEIR SCHEDULE FOR MEETINGS/EVENTS VIA EMAIL.

• Después de revisar su calendario de eventos con el equipo, programaré una hora para hablar sobre si podemos conversar sobre el estudio en alguno de estos eventos.

• Planearé hacer un seguimiento con usted en unos días para ver si tiene una idea de qué proveedores podrían participar en el estudio.

IF SITE COORDINATOR IS NOT ON CALL: Después de esta conversación, infórmele al coordinador(a) del sitio que nos pondremos en contacto con él/ella para resumir esta conversación y responder preguntas sobre el estudio.

AFTER THE CALL, IF NEEDED:

• SHARE FLYER

• FOLLOW UP WITH ORGANIZATION CONTACT OR SITE COORDINATOR ABOUT

• IDENTIFYING A SITE COORDINATOR

• CONTACT INFORMATION FOR PROVIDERS

• DATES OF SCHEDULED MEETINGS/EVENTS

• ONSITE DATA COLLECTION

• SET UP SECURE FILE TRANSFER SITE AND SEND INSTRUCTIONS TO THE COMMUNITY ORGANIZATION