E05_ E18 SFA Post-Plan Email_Eng(FOA, LOA)_Sp(LOA)

APPENDIX E05. SFA POST-PLANNING EMAIL - ENGLISH (FULL AND LIMITED
OUTLYING AREAS) AND APPENDIX E18. SFA POST-PLANNING EMAIL SPANISH ( LIMITED OUTLYING AREAS)

OMB Number: 0584-xxxx
Expiration Date: xx/xx/20xx
This information is being collected to assist the Food and Nutrition Service in understanding school food purchasing practices,
the nutritional quality of school meals and snacks, the cost to produce school meals, and student participation and dietary
intakes. This is a mandatory collection and FNS will use the information to monitor program operations. This collection does not
request any personally identifiable information under the Privacy Act of 1974. According to the Paperwork Reduction Act of
1995, an agency may not conduct or sponsor, and a person is not required to respond to, a collection of information unless it
displays a valid OMB control number. The valid OMB control number for this information collection is 0584-[xxxx]. The time
required to complete this information collection is estimated to average 0.17 hours per response, including the time for reviewing
instructions, searching existing data sources, gathering and maintaining the data needed, and completing and reviewing the
collection of information. Send comments regarding this burden estimate or any other aspect of this collection of information,
including suggestions for reducing this burden, to: U.S. Department of Agriculture, Food and Nutrition Service, Office of Policy
Support, 1320 Braddock Place, 5th Floor, Alexandria, VA 22314 ATTN: PRA (0584-xxxx). Do not return the completed form to
this address.

Subject: Document request for USDA National School Foods Study

Dear [SFA Director]:
Thank you for working with us to schedule the data collection for the 2024-2025 National School Foods Study.
We sincerely appreciate your help in this endeavor.
1.

In order to use your and your staff's time more efficiently, we would like your help with some aspects in
preparation for data collection. Could you, or someone on your staff, assist us with the next steps listed in
this email? Final expense statement for SY 2023-2024 for the SFA. This is part of what is usually called
the “statement of income and expense” or the “profit and loss statement.” It is okay to provide the entire
statement.

2.

[FOA remote/LOA in-person: A complete set of price lists from all vendors for commercially purchased
food items and USDA Foods acquisitions. We need this to collect information on the costs of purchased
foods and the value of USDA Foods used by this SFA during the past 3 months.]

[Add instructions for uploading.]
[LOA: INSERT VISIT SCHEDULE]
[AK: Below lists the week of data collection and individuals we discussed speaking with at each school. If any
information was left blank or is incorrect, please reply to this email with the appropriate information.
1. Target week: week of [DATE]
2. SFA and district staff we plan to interview
3. Interview dates and times: [SFA_DateCostIntvDay1:Time ; SFA_DateCostIntvDay2: Time]
Name
Contact Information
[SFADirName]
[SFADirPhone]
[SFADirEmail]
[OtherCostRespondent1]
[OtherCostRespondent1Contact]

[OtherCostRespondent2]

[OtherCostRespondent2Contact]

[HI, GU: Our time frame for collecting data from the schools in your SFA is [FILL WEEKS]. In the below
table, we list which schools are assigned to which week. We will confirm the assigned week directly with the
school staff. The spreadsheet also lists the principal and school nutrition manager for each school and their
contact information. Please review it and let us know if any updates are needed.]
[HI, GU School table]
School Name

Target Week

[School 1]

[DATE]

[School 2]

[DATE]

[School 3]

[DATE]

[FILL FOA: IF THEY ARE OUT OF SAMPLE OR CENTRAL KITCHENS THEN FILL THE KITCHEN
SECTION]
4. We will be reaching out to the following kitchens that provide food to schools in the study:
Supervisor Contact
Facility Name
Address
Supervisor Name
Information
[Kitchen1Facility [Kitchen1Street1]
[Kitchen1Supervisor]
[Kitchen1SupervisorContact]
Name]
See the attached list of data collection activities to help identify the correct staff to provide information for the
study.
We will contact you again approximately two weeks before data collection begins to confirm all of this
information and provide a full list of documentation that we will want to review.
[FULL OA: Please forward this email and the attached documents to the schools selected for the study. These
documents stress the importance of the study and describe the study’s activities. We would greatly appreciate it
if you would express your support for the study when you forward the information.]
This assessment is not an audit. All information gathered for this study is for research purposes only and will
not affect meal reimbursements to participating schools or school meal program benefits of participating
households. There are no known benefits to taking part in this study. You may feel uncomfortable answering
some questions. You can choose not to answer any question.
Please email or call me if you have any questions. I can be reached at [Email] or [Telephone Number]. If you
have any questions about your rights as a research participant, please call HML IRB at 202-246-8504. Thank
you in advance for your help and cooperation.
Sincerely,
[Recruiter Name]

Attachments: Data Collection Activities and Respondents, [FULL OA: School Nutrition Manager
Introduction Letter, Principal Introduction Letter to Schools,] [FULL OA IN HI, GU, USVI, PR: Selected
Schools]

Número de OMB: 0584-xxxx
Fecha de Vencimiento: xx/xx/20xx

Esta información se recopila para ayudar al Servicio de Alimentos y Nutrición a comprender las prácticas de compra de alimentos en las
escuelas, la calidad nutricional de las comidas y meriendas escolares, el costo de producción de las comidas escolares y la participación e
ingesta dietética de los estudiantes. Se trata de una recopilación obligatoria, y el FNS utilizará la información para supervisar las operaciones del
programa. En esta recopilación no se solicita ninguna información de identificación personal en virtud de la Ley de Privacidad de 1974. De
acuerdo con la Ley de Reducción de Trámites de 1995, una agencia no puede llevar a cabo o patrocinar, y una persona no está obligada a
responder, a una recopilación de información a menos que muestre un número de control válido de la OMB. El número de control OMB válido
para esta recopilación de información es 0584-[xxxx]. El tiempo necesario para completar esta recopilación de información se estima en una
media de 0.17 horas por respuesta, incluyendo el tiempo necesario para revisar las instrucciones, buscar en las fuentes de datos existentes,
recopilar y mantener los datos necesarios, y completar y revisar la recopilación de información. Envíe sus comentarios sobre esta estimación de
la carga o sobre cualquier otro aspecto de esta recopilación de información, incluyendo sugerencias para reducir esta carga, a: U.S. Department
of Agriculture, Food and Nutrition Service, Office of Policy Support, 1320 Braddock Place, 5th Floor, Alexandria, VA 22314 ATTN: PRA (0584xxxx). No envíe el formulario cumplimentado a esta dirección.

Tema: Solicitud de documentos para el Estudio Nacional de Comidas Escolares del USDA

Estimado [Director del SFA]:
Gracias por trabajar con nosotros en la programación para la recolección de datos para el Estudio Nacional de
Comidas Escolares 2024-2025. Agradecemos sinceramente su ayuda en esta tarea.
1. Con el fin de utilizar su tiempo y el de su personal de manera más eficiente, nos gustaría contar con
su ayuda con algunos aspectos en preparación para la recolección de datos. ¿Podría usted, o alguien
de su personal ayudarnos con los siguientes pasos enlistados en este correo electrónico? Final de
gastos del SFA del ciclo escolar 2023-2024. Esta parte es a lo que usualmente llamamos “reporte de
gastos e ingresos” o “reporte de ganancias y pérdidas.” Está bien si nos proporciona los reportes
completos.
2. [FOA remote/LOA in-person: Un juego completo de las listas de precios de todos los proveedores de
alimentos adquiridos de manera comercial y de adquisiciones de alimentos USDA. Necesitamos estos
datos para recopilar la información de costos de alimentos comprados y el valor de alimentos USDA
utilizados por su SFA durante los últimos 3 meses de recolección de datos.]
[Add instructions for uploading.]
[LOA: INSERT VISIT SCHEDULE]
Fecha y hora de la entrevista: [SFA_DateCostIntvDay1:Time ; SFA_DateCostIntvDay2: Time]
Nombre
Información de Contacto
[SFADirName]
[SFADirPhone]
[SFADirEmail]
[OtherCostRespondent1]
[OtherCostRespondent1Contact]
[OtherCostRespondent2]

[OtherCostRespondent2Contact]

[RELLENAR FOA: SI ESTÁN FUERA DE MUESTRA O COCINAS CENTRALES ENTONCES
COMPLETAR LA SECCIÓN DE COCINAS].
4. Nos pondremos en contacto con las siguientes cocinas que proporcionan alimentos a las
escuelas del estudio:
Nombre del
Centro
[Kitchen1Facility
Name]

Domicilio

Nombre del Supervisor

[Kitchen1Street1]

[Kitchen1Supervisor]

Información de Contacto del
Supervisor
[Kitchen1SupervisorContact]

¡Gracias por dedicar su tiempo para ayudarnos con este importante estudio!
Consulte la lista adjunta de actividades de recopilación de datos para ayudar a identificar al personal correcto
para proporcionar información para el estudio.
Nosotros lo contactaremos de nuevo aproximadamente dos semanas antes de su entrevista para confirmar toda
esta información y para proporcionarle una lista completa de los documentos que querremos revisar.
Esta evaluación no es una auditoría. Toda la información recopilada para este estudio es sólo para fines de
investigación y no afectará a los reembolsos de comidas a las escuelas participantes ni a los beneficios del
programa de comidas escolares de los hogares participantes. No se conocen beneficios por participar en este
estudio. Es posible que se sienta incómodo respondiendo a algunas preguntas. Puede optar por no responder a
cualquiera de las preguntas.
Si tiene usted alguna pregunta, por favor envíeme un correo electrónico a la dirección [correo electrónico] o
llámeme. Puede contactarme a la dirección [correo electrónico] o llámame al [Número telefónico]. Si tiene
alguna pregunta sobre sus derechos como participante en una investigación, llame a la IRB de HML al 202246-8504. Gracias de antemano por su ayuda y cooperación.
Sinceramente,
[Nombre del reclutador]
Archivos adjuntos: Actividades de Recolección de Datos y Encuestados.