E04_E16 SFA Dir Recruit Adv Let_Eng (FOA, LOA)_Sp(LOA)

APPENDIX E04. SFA DIRECTOR RECRUITMENT ADVANCE LETTER/EMAIL
- ENGLISH (FULL AND LIMITED OUTLYING AREAS) AND APPENDIX E16.
SFA DIRECTOR RECRUITMENT ADVANCE LETTER/EMAIL - SPANISH
(LIMITED OUTLYING AREAS)

OMB Number: 0584-xxxx
Expiration Date: xx/xx/20xx
This information is being collected to assist the Food and Nutrition Service in understanding school food purchasing practices, the
nutritional quality of school meals and snacks, the cost to produce school meals, and student participation and dietary intakes. This
is a mandatory collection and FNS will use the information to monitor program operations. This collection does not request any
personally identifiable information under the Privacy Act of 1974. According to the Paperwork Reduction Act of 1995, an agency
may not conduct or sponsor, and a person is not required to respond to, a collection of information unless it displays a valid OMB
control number. The valid OMB control number for this information collection is 0584-[xxxx]. The time required to complete this
information collection is estimated to average 0.03 hours per response, including the time for reviewing instructions, searching
existing data sources, gathering and maintaining the data needed, and completing and reviewing the collection of information.
Send comments regarding this burden estimate or any other aspect of this collection of information, including suggestions for
reducing this burden, to: U.S. Department of Agriculture, Food and Nutrition Service, Office of Policy Support, 1320 Braddock
Place, 5th Floor, Alexandria, VA 22314 ATTN: PRA (0584-xxxx). Do not return the completed form to this address.

[EMAIL ONLY: Subject line: 2024–2025 National School Foods Study]
[LETTER ONLY: SFA Director FirstName LastName
Title, SFA Name
Address 1
City, State Zip]
Dear [First Name] [LastName]:
[Your/The Guam] school food authority (SFA) has been selected to participate in the 2024–2025 National School
Foods Study. Food and Nutrition Service selected Mathematica and Decision Information Resources to conduct
this study. I am writing to provide some general information about the study and to request your full support.
Your participation is vital to accurately assess meal costs. This study is important because an accurate
assessment of meal costs could eventually be used to adjust per-meal reimbursement rates in your
[State/Territory]. This important study will determine the cost of producing reimbursable meals for the National
School Lunch Program and School Breakfast Program, including indirect and local administrative costs. It will
also examine the ratios of revenues to costs. Reimbursement rates for school meals sold in the contiguous 48
States and the District of Columbia are assessed periodically using a rigorous cost study methodology and now
we are applying that methodology to [State/territory].
All information gathered for this study is for research purposes only and will not be used for auditing or
monitoring. Taking part in the study will not affect Federal meal reimbursements or school meal program
benefits to participating households. There are no known benefits to taking part in this study. You may feel
uncomfortable answering some questions. You can choose not to answer any question
Within the next few weeks, a member of the study team will contact you by telephone to discuss the study in
more detail, learn more about your SFA, and begin to schedule data collection activities. Data collection efforts
include a menu survey and interviews with you and school nutrition managers and principals at selected schools
(listed below). These activities will primarily occur between January and June 2025. The enclosed fact sheet
provides an overview of the study.
The participation of selected SFAs, schools, and contractors is critical to accurately assess meal costs in
[Alaska/Guam/Hawaii/Puerto Rico/the U.S. Virgin Islands]. I have enclosed a letter of support for the
2024-2025 National School Foods Study from [ORGANIZATION]. [ORGANIZATION] believes the data
collected through the National School Foods Study will provide critical information for setting policies
and planning strategies and tools in support of school meal programs.
Thank you in advance for your assistance with this important study. If you have questions about the study please
contact [MATHEMATICA CONTACT NAME] at [PHONE] or [EMAIL]. If you have any questions about your
rights as a research participant, please call HML IRB at 202-246-8504.

Sincerely,
Ashley Chaifetz
Study Project Officer
Office of Policy Support
USDA Food and Nutrition Service
Enclosures: List of Sampled Schools; Endorsement Letter; Study Overview
cc: District Superintendent’s Office

List of Sampled Schools for [SFA Name]
The following schools are selected to be included in the National School Foods Study.
[In-Sample School 1]
[In-Sample School 2]
[In-Sample School 3]
[In-Sample School 4]
[In-Sample School 5, etc.]

Número de OMB: 0584-xxxx
Fecha de vencimiento: xx/xx/20xx
Esta información se recopila para ayudar al Servicio de Alimentos y Nutrición a comprender las prácticas de
compra de alimentos en las escuelas, la calidad nutricional de las comidas y meriendas escolares, el costo de
producción de las comidas escolares y la participación e ingesta dietética de los estudiantes. Se trata de una
recopilación obligatoria, y el FNS utilizará la información para supervisar las operaciones del programa. En esta
recopilación no se solicita ninguna información de identificación personal en virtud de la Ley de Privacidad de
1974. De acuerdo con la Ley de Reducción de Trámites de 1995, una agencia no puede llevar a cabo o patrocinar,
y una persona no está obligada a responder, a una recopilación de información a menos que muestre un número
de control válido de la OMB. El número de control OMB válido para esta recopilación de información es 0584[xxxx]. El tiempo necesario para completar esta recopilación de información se estima en una media de 0.03
horas por respuesta, incluyendo el tiempo necesario para revisar las instrucciones, buscar en las fuentes de datos
existentes, recopilar y mantener los datos necesarios, y completar y revisar la recopilación de información. Envíe
sus comentarios sobre esta estimación de la carga o sobre cualquier otro aspecto de esta recopilación de
información, incluyendo sugerencias para reducir esta carga, a: U.S. Department of Agriculture, Food and
Nutrition Service, Office of Policy Support, 1320 Braddock Place, 5th Floor, Alexandria, VA 22314 ATTN: PRA
(0584-xxxx). No envíe el formulario cumplimentado a esta dirección.

[EMAIL ONLY: Subject line: Estudio Nacional de Comidas Escolares 2024 – 2025]
[LETTER ONLY: [First] [Last]
Director de la Autoridad Escolar de Alimentos
Title, SFA Name
Address

City, State Zip]

Estimado(a) [Prefijo] [Apellido]:
Su Autoridad Escolar de Alimentos (SFA por sus siglas en inglés) ha sido seleccionado en el
Estudio Nacional de Comidas Escolares 2024-2025. El Servicio de Alimentación y Nutrición
seleccionó a Mathematica y Decision Information Resources para llevar a cabo este estudio.
Le escribo para proporcionarle información general acerca del estudio y solicitar su apoyo.
Su participación es vital para evaluar de manera precisa los costos de alimentos. Este
estudio es importante porque una evaluación precisa de los costes de las comidas podría
utilizarse para ajustar los porcentajes de reembolso por comida en su
[Estado/Territorio]. Este importante estudio podrá determinar el costo de producir comidas
reembolsables para el Programa Nacional de Almuerzos Escolares y el Programa de
Desayunos Escolares, incluyendo costos administrativos locales e indirectos. También
examinará las relaciones entre las ganancias y los costos. Las tasas de reembolso para comidas
escolares vendidas en los 48 estados contiguos y el Distrito de Columbia son evaluadas
periódicamente utilizando una metodología rigurosa de estudio de costos, y ahora aplicamos
esa metodología a territorio.
Toda la información obtenida es solo para propósitos de evaluación y no será utilizada para
auditorias o monitoreo. Participar en el estudio no afectará los reembolsos de comidas
federales ni los beneficios del programa de comidas escolares a los hogares participantes. No
se conocen beneficios por participar en este estudio. Es posible que usted se siente incómodo
respondiendo a algunas preguntas. Puede optar por no responder a ninguna pregunta.
En las siguientes semanas, un miembro del equipo del estudio le contactara por teléfono para
conversar en más detalle sobre el estudio, aprender más acerca de su SFA y comenzar con la
programación de actividades para la recolección de datos. Los esfuerzos de recolección de
datos incluyen una encuesta de menú y entrevistas con usted y los encargados de nutrición en

la escuela y directores en escuelas seleccionadas (lista a continuación). Estas actividades se
realizarán principalmente entre los meses de enero y junio de 2025. Se adjunta una hoja
informativa que proporciona una visión general del estudio.
La participación de SFA, escuelas y contratistas seleccionados es fundamental para evaluar
con precisión los costes de las comidas en Puerto Rico. He adjuntado una carta de apoyo para
el Estudio Nacional de Comidas Escolares 2024-2025 de [FILL]. [FILL] cree que los
datos recopilados a través del Estudio Nacional de Alimentos Escolares proporcionarán
información crítica para establecer políticas y planificar estrategias y herramientas en apoyo
de los programas de comidas escolares].
Gracias de antemano por su cooperación y participación en este importante estudio. Si tiene
alguna pregunta, por favor contacte a Mathematica al [TELÉFONO] o [CORREO
ELECTRÓNICO].
Sinceramente,

Ashley Chaifetz
Responsable del Proyecto de Estudio
Servicio de Alimentos y Nutrición
Departamento de Agricultura de los Estados Unidos

Adjuntos: Carta de Aprobación; Resumen del Estudio
cc: Oficina del Superintendente del Distrito