C18_E12 Data Collect Activ Resp_Eng(G3,FOA,LOA)_Sp(LOA)

APPENDIX C18. DATA COLLECTION ACTIVITIES AND RESPONDENTS - ENGLISH
(GROUP 3, FOA, LOA) AND APPENDIX E12. DATA COLLECTION ACTIVITIES AND
RESPONDENTS – SPANISH (LOA)

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OMB Number: 0584-xxxx
Expiration Date: xx/xx/20xx

This information is being collected to assist the Food and Nutrition Service in understanding school food purchasing practices, the nutritional
quality of school meals and snacks, the cost to produce school meals, and student participation and dietary intakes. This is a mandatory collection
and FNS will use the information to monitor program operations. This collection does not request any personally identifiable information under the
Privacy Act of 1974. According to the Paperwork Reduction Act of 1995, an agency may not conduct or sponsor, and a person is not required to
respond to, a collection of information unless it displays a valid OMB control number. The valid OMB control number for this information collection
is 0584-[xxxx]. The time required to complete this information collection is estimated to average 0.08 hours per response, including the time for
reviewing instructions, searching existing data sources, gathering and maintaining the data needed, and completing and reviewing the collection of
information. Send comments regarding this burden estimate or any other aspect of this collection of information, including suggestions for
reducing this burden, to: U.S. Department of Agriculture, Food and Nutrition Service, Office of Policy Support, 1320 Braddock Place, 5th Floor,
Alexandria, VA 22314 ATTN: PRA (0584-xxxx). Do not return the completed form to this address.

2024–2025 National School Foods Study
Cost Data Collection
Below is a list of data collection activities and types of cost information we will ask for during our
interviews. [GROUP 3 AND FULL OA: It is separated into SFA-/district- and school-level data
collection.] Please use this to help identify which staff members should contribute to each interview
and what documentation would be helpful to prepare in advance.

SFA- and district-level cost data collection
[GROUP 3, FOA,
LOA:SFA Director
Staff Salary and Time
Allocation Grid

Asks for central food service staff’s time spent on various food service related tasks throughout
the year. In addition, we will need wages, paid hours per week, paid time per year, and value of
fringe benefits received per year for each job title or position mentioned.
Typically, the SFA director and/or the district business manager provides this information.]

[GROUP 3, FOA, LOA: Asks for restricted and unrestricted indirect cost rates. We will ask you for a copy of your
SFA Indirect Cost
indirect cost allocation plan, if you have one. This data will be collected at two timepoints,
Survey
during the preliminary data collection at [XX TIME POINT] and at [XX TIMEPOINT] for the
follow-up data collection.
Typically, the district business manager provides this information.]
[GROUP 3, FOA AND
LOA: Food Service
Expense Statement

Reviews the SFA expense statement line-by-line and collects information on costs and cost
types, such as direct, indirect, or unreported costs. This data will be collected at two timepoints,
during the preliminary data collection at [XX TIME POINT] and at [XX TIMEPOINT] for the
follow-up data collection.
Typically, the SFA director and the district business manager provide this information together.]

[GROUP 3, FOA, LOA:
Off-Budget Staff
Salary and Time
Allocation

District staff, who do not fall under the food service department budget, may still support the
food service department by providing services such as payroll and accounting, contracting,
human resources, custodial and maintenance support, or computer support. We refer to these
as “off-budget district staff,” if their time is not billed directly or indirectly to the food service
account. Like the SFA Direct Staff Salary and Time Allocation Grid, this interview asks for the
time off-budget staff spend on these tasks, wages, paid hours per week, paid time per year,
and the value of fringe benefits received per year for each position mentioned.
Typically, the SFA director and the district business manager provide this information together.]

[GROUP 3, FOA AND
LOA: Food Cost
Worksheet

Creates a list of your SFA’s food vendors and the types of foods provided, then asks for copies
of invoices or price agreements for all purchased foods and ingredients, including USDA Foods
and USDA DOD Fresh foods, used during the week of data collection. This documentation will
need to include the product name, unit size, brand, and either unit price or total cost and
number of cases.
Typically, the SFA director or a food service purchasing manager provides this information.]

1

DATA COLLECTION ACTIVITIES AND RESPONDENTS

School-level cost data collection (needed for each sampled kitchen)
[GROUP 3, FULL OA:
School Nutrition
Manager Cost
Interview

Asks for kitchen staff’s time spent on various food service-related tasks during one school
week. In addition, we will need pay rates, paid hours per week, paid weeks per year, and
value of fringe benefits received for each job title or position.
Typically, this information is provided by the SNM, sometimes called a cafeteria manager
or kitchen manager. If a central kitchen prepares foods for one or more sampled schools,
we will complete this interview with the central kitchen supervisor too.]

[GROUP 3, FULL OA:
Principal Cost
Interview

Asks for school non-food service staff’s time spent on various food service-related tasks
throughout the year (for example, a school secretary who is responsible for collecting
applications for free or reduced-price meals). In addition, we will need pay rates, paid
hours per week, paid weeks per year, and value of fringe benefits received for each job
title or position mentioned.
Typically, this information is provided by the school principal or a designee.]

Other data collection
[GROUP 3: SFA
Director Survey

Collects information about the school environment; food service operating policies and
practices; and other characteristics of SFAs, schools, and students.
Typically, the SFA director completes this web-based survey.]

[GROUP 3, FOA:
Menu Survey

Collects information on the foods offered and served in reimbursable lunches, breakfasts,
and afterschool snacks (if offered) during a target week [GROUP 3:, and a la carte foods
available on a single day. There will also be survey questions asking about food service
operations and related policies].
Typically, the SNM completes this web-based survey.]

[GROUP 3: Principal
Survey

Asks about school characteristics related to food service operations, nutrition education,
and physical activity.
Typically, the school principal completes this web-based survey.]

[GROUP 3: Cafeteria
Observations

Observations of one lunch and one breakfast period (if applicable) in each sampled
school to document characteristics of food service operations. If a school has a selfserve/made-to-order bar, data collectors will observe the amounts of food items placed on
the bar, used, left over, and thrown away. In some schools, data collectors may also
conduct plate waste observations on students’ trays.
Typically, the SNM or designated kitchen staff will provide some information to facilitate
completing these observations.]

For more information
About the National
School Foods Study
research team

The Mathematica and Decision Information Resources team has over 30 years of
experience in conducting research for government agencies and studying child nutrition
programs.

Whom can I contact
for more information?

If you have any questions about the study, please contact [NAME] by email at [EMAIL] or
by telephone at [PHONE]. If you would like to learn more about the study, visit [website].

Número de OMB: 0584-xxxx
Fecha de Vencimiento: xx/xx/20xx
Esta información se recopila para ayudar al Servicio de Alimentos y Nutrición a comprender las prácticas de compra de alimentos en las escuelas,
la calidad nutricional de las comidas y meriendas escolares, el costo de producción de las comidas escolares y la participación e ingesta dietética
de los estudiantes. Se trata de una recopilación obligatoria, y el FNS utilizará la información para supervisar las operaciones del programa. En
esta recopilación no se solicita ninguna información de identificación personal en virtud de la Ley de Privacidad de 1974. De acuerdo con la Ley
de Reducción de Trámites de 1995, una agencia no puede llevar a cabo o patrocinar, y una persona no está obligada a responder, a una
recopilación de información a menos que muestre un número de control válido de la OMB. El número de control OMB válido para esta recopilación
de información es 0584-[xxxx]. El tiempo necesario para completar esta recopilación de información se estima en una media de 0.08 horas por
respuesta, incluyendo el tiempo necesario para revisar las instrucciones, buscar en las fuentes de datos existentes, recopilar y mantener los datos
necesarios, y completar y revisar la recopilación de información. Envíe sus comentarios sobre esta estimación de la carga o sobre cualquier otro
aspecto de esta recopilación de información, incluyendo sugerencias para reducir esta carga, a: U.S. Department of Agriculture, Food and Nutrition
Service, Office of Policy Support, 1320 Braddock Place, 5th Floor, Alexandria, VA 22314 ATTN: PRA (0584-xxxx). No envíe el formulario
cumplimentado a esta dirección.

Estudio Comidas Escolares 2024-2025
A continuación, se presenta una lista de actividades de recolección de datos y tipos de información
de costos que nosotros pediremos durante nuestras entrevistas y otras actividades de recolección
de datos. Por favor use esta lista para ayudarse a identificar quiénes en su equipo de trabajo
deberían participar en cada entrevista y qué documentación puede ser preparada con
anticipación.

Componentes de la Entrevista de Costos SFAa
[GRUPO 3, FOA, LOA:
Sueldo del Director del
SFA y Tabla de
Asignación de Tiempo

Revisa el estado de cuenta de gastos de la SFA línea por línea y recolecta información
de costos y tipos de costos, tales como costos directos, indirectos o costos no
reportados.
Normalmente, el director de la SFA y el gerente de negocios del distrito son quienes
juntos proporcionan esta información.

[GRUPO 3, FOA, LOA:
Encuesta sobre Costos
Indirectos de SFA

Crea una lista de proveedores de alimentos en su SFA, así como el tipo de alimentos
que proporcionan. También, requiere copias de las facturas o acuerdos de precios de
todos los alimentos e ingredientes, incluyendo alimentos USDA y Alimentos Frescos
DOD usados durante la semana de recolección de datos. Esta documentación deberá
incluir el nombre del producto, el tamaño de la unidad, la marca y el precio por unidad
o bien, el costo total por número de cajas. Estos datos se recopilarán en dos momentos,
durante la recopilación de datos preliminar en [XX MOMENTO] y en [XX MOMENTO]
para la recopilación de datos de seguimiento.
Normalmente, el director de la SFA o el gerente de compras de servicios de alimentos
es quien proporciona esta información.

[GRUPO 3, FOA, LOA:
Salario del Personal
Extrapresupuestario y
Asignación de Tiempo

El personal del distrito, que no está incluido en el presupuesto del departamento de
servicios alimentarios, puede apoyar al departamento de servicios alimentarios
prestando servicios como nóminas y contabilidad, contratación, recursos humanos,
apoyo de custodia y mantenimiento o apoyo informático. Nos referimos a ellos como
"personal del distrito fuera del presupuesto", si su tiempo no se factura directa o
indirectamente a la cuenta del servicio de comidas. Al igual que en la Tabla de Salarios
y Asignación de Tiempo del Personal Directo del SFA, en esta entrevista se pregunta
por el tiempo que el personal extrapresupuestario dedica a estas tareas, los salarios,
las horas pagadas por semana, el tiempo pagado por año y el valor de los beneficios
adicionales recibidos por año para cada puesto mencionado.

[GRUPO 3, FOA Y LOA:
Hoja de Cálculo del
Coste de Alimentos

Elabore una lista de los proveedores de alimentos de su SFA y de los tipos de alimentos
suministrados y, a continuación, solicite copias de las facturas o acuerdos de precios
de todos los alimentos e ingredientes adquiridos, incluidos los alimentos USDA y los
alimentos USDA DOD Fresh, utilizados durante la semana de recogida de datos. Esta
documentación deberá incluir el nombre del producto, el tamaño de la unidad, la marca
y el precio unitario o el coste total y el número de cajas.
Normalmente, el director del SFA o un responsable de compras del servicio de
alimentación proporciona esta información].

Recogida de datos sobre costos a nivel escolar (necesarios para cada
cocina de la muestra)
[GRUPO 3, FULL OA:
Entrevista sobre los
Costos de la Gestión de
la Nutrición Escolar

Solicita el tiempo dedicado por el personal de cocina a diversas tareas relacionadas
con el servicio de comidas durante una semana escolar. Además, necesitaremos las
tarifas salariales, las horas pagadas por semana, las semanas pagadas por año y el
valor de los beneficios adicionales recibidos por cada cargo o puesto.
Por lo general, esta información la proporciona el responsable del servicio de comedor,
a veces llamado responsable de cafetería o responsable de cocina. Si una cocina
central prepara alimentos para una o más escuelas de la muestra, completaremos esta
entrevista también con el supervisor de la cocina central].

[GRUPO 3, FULL OA:
Entrevista sobre el
Costo Principal

Pregunta por el tiempo que el personal de los servicios no alimentarios de la escuela
dedica a diversas tareas relacionadas con los servicios alimentarios a lo largo del año
(por ejemplo, una secretaria escolar que se encarga de recoger las solicitudes de
comidas gratuitas o a precio reducido). Además, necesitaremos las tarifas salariales,
las horas pagadas por semana, las semanas pagadas por año y el valor de los
beneficios adicionales recibidos por cada puesto de trabajo o cargo mencionado.
Normalmente, esta información la facilita el director del centro o la persona
designada].

Otra recolección de datos
[GRUPO 3, FOA:
Encuesta de Menús

Recopila información sobre los alimentos ofrecidos y servidos en almuerzos
reembolsables, desayunos y meriendas extraescolares (si se ofrecen) durante una
semana objetivo [GRUPO 3: y alimentos a la carta disponibles en un solo día.
Normalmente, el responsable del servicio de comidas completa esta encuesta a través
de Internet].

[GRUPO 3: Encuesta
principal

Pregunta sobre las características del centro relacionadas con el funcionamiento de los
servicios alimentarios, la educación nutricional y la actividad física.
Normalmente, el director del centro completa esta encuesta a través de Internet].

[GRUPO 3:
Observaciones sobre la
cafetería

Observaciones de un almuerzo y un desayuno (si procede) en cada escuela de la
muestra para documentar las características del servicio de comidas. Si una escuela
dispone de una barra de autoservicio/preparación, los encargados de la recogida de
datos observarán la cantidad de alimentos colocados en la barra, utilizados, sobrantes
y desechados. En algunas escuelas, los recolectores de datos también pueden realizar
observaciones de desperdicios de platos en las bandejas de los estudiantes.
Normalmente, el encargado de la cocina o el personal de cocina designado
proporcionará alguna información para facilitar la realización de estas observaciones].

Para más información

a

Acerca del equipo de
investigación del
Estudio Nacional de
Comidas Escolares

El equipo de Mathematica y Decision Information Resources cuenta con más de 30
años de experiencia en la realización de investigaciones para organismos
gubernamentales y en el estudio de programas de nutrición infantil.

¿A quién puedo
contactar para más
información?

Si tiene alguna pregunta sobre el estudio, póngase en contacto con [NOMBRE] por
correo electrónico escribiendo a [CORREO ELECTRÓNICO] o por teléfono al
[TELÉFONO]. Si desea obtener más información sobre el estudio, visite [sitio web].

SFA = School Food Authority (Autoridad Escolar de Alimentos)