Form EIB 12-02 EIB 12-02 MT CGF Disbursement Approval Request

EIB 12‐02 MT CGF Disbursement Approval Request  
Disbursement Request Submission Screenshots (CGF) 

April 2019 

1 | P a g e

Table of Contents 
I.
Summary ............................................................................................................................................... 3 
II.

Disbursement Request Forms ‐ Workflow ............................................................................................ 7 
A.

Workflow processes .......................................................................................................................... 7 

B.

Data displayed with each disbursement request form ..................................................................... 8 

C.

Accessing a Transaction .................................................................................................................... 9 

III.

Sample Disbursement Request Forms ............................................................................................ 10 

A.

Disbursement Request Form – CGF (US Cost) ................................................................................ 10 

B.

Disbursement Request Form – CGF (Local Cost) ............................................................................ 11 

C.

Disbursement Request Form – CGF (US Cost Foreign Currency ‐ Fixed) ........................................ 12 

D.

Disbursement Request Form – CGF (Local Cost Foreign Currency – Fixed).................................... 13 

E.

Disbursement Request Form – CGF (US Cost Foreign Currency – Floating) ................................... 14 

F.

Disbursement Request Form – CGF (Local Cost Foreign Currency ‐ Floating) ................................ 15 

2 | P a g e

I.
Summary
Ex‐Im Bank has developed an electronic disbursement approval processing system for guaranteed
lenders with Credit Guarantee Facilities.  After a Credit Guarantee Facility (CGF) has been authorized by
Ex‐Im Bank and legal documentation has been completed, the Lender will obtain and review the
required disbursement documents (e.g. invoices, bills of lading, Exporter’s Certificates, etc.) and will
disburse the proceeds of the loan for eligible goods and services. The Lender will access and complete
an electronic questionnaire through ExIm Online inputting key data and requesting approval of the
disbursement.  Ex‐Im Bank’s action (approved or declined) will be posted on the Lender’s history page.
Eligible costs in the following categories may be authorized by Ex‐Im Bank and the electronic 
disbursement approval request will have variations depending on the type of cost selected: 



U.S. goods and services
Local cost goods and services

CGFs denominated in a foreign currency may be authorized.  Disbursements under these transactions 
have special foreign exchange conversion rules depending on whether the U.S. exporter receives 
payment in U.S. dollars or a foreign currency under the terms of its supply contract.  There are slight 
variations in the request which reflect the foreign exchange conversion approach: 
 Fixed (the U.S. Exporter is paid in foreign currency): The Lender is required to enter all financial
data in foreign currency values and the System will convert the information to U.S. dollars based
on a pre‐approved fixed exchange rate associated to the transaction.
 Floating (the U.S. Exporter is paid in U.S. dollars):  The Lender is required to enter the total
amount of the request in both U.S. dollars and foreign currency values so that a conversion rate
can be established with the remaining financial data entered only in U.S. dollars.
The remainder of this document will provide screenshots of the sample Disbursement Request Forms 
that can be submitted by a Lender through the Ex‐Im Online System.  These forms are only available in 
electronic format and therefore all Lenders are required to submit for approval “on‐line.”  The on‐line 
process helps to confirm that all necessary data is collected up‐front by enforcing data validations upon 
submission as well as ensuring the integrity of the data, meaning what was entered by the Lender, is 
what is received by Ex‐Im Bank.  As mentioned earlier, the decision to approve or decline a 
disbursement request is recorded on the history page and, in addition, is communicated via email to the 
individual assigned as the contact person on the disbursement request form.  Depending on certain 
attributes of the transaction, the System will dynamically display the appropriate request form (i.e., if 
the transaction is a foreign currency deal, if the transaction contains local cost, etc.).  In addition, the 
System will automatically display certain fields that are “view‐only.”  This is data that Ex‐Im Bank is able 
to pre‐populate based on transaction details stored in our transaction processing systems.  These fields 

3 | P a g e

are included in the Transaction Information Section.  

The System will default the Contact Information fields based on the contact information submitted with 
the disbursement request and provide the option for the Lender to update this information.  The 
contact person will receive all email correspondence distributed by the System in reference to the 
disbursement request submitted.  

Lastly, the System will require at least one invoice entry to be included with a disbursement request as 
well as any required field will be designed with an asterisk (*).  For transactions where the Exposure Fee 
was paid up front and not financed, the System will not require the Lender to input the Exposure Fee 
amount and Date Exposure Fee paid.  This information is known by the System because it is data that is 
collected prior to disbursement and subsequently stored in Ex‐Im Online.   

4 | P a g e

To better understand what is being communicated in the following pages, see below for a list of 
acronyms and their corresponding definition: 



CGF – Credit Guarantee Facility
FC – Foreign Currency
5 | P a g e




USD – US Dollar
EOL – Ex‐Im Online

The following section provides workflow diagrams, which define the process that will lead the 
System to determine which form should be presented to the Lender.  In order to better illustrate the 
data collected for each form, a matrix has been included to show the data elements captured for 
each variation of the disbursement request form.  In addition, Section III includes sample 
screenshots of each request form with the appropriate reference to a particular workflow process 
(i.e.    A. Disbursement Request Form – CGF Guarantee (US Cost) corresponds to CGF Guarantee – 
US Cost Workflow “Form A reference” and “Form A” on the matrix). 

6 | P a g e

II.

Disbursement Request Forms ‐ Workflow

A.
Workflow processes
The workflow diagrams illustrate the System processes that occur when identifying which disbursement 
request form to display to the Lender.  Section III provides sample screenshots which correspond to an 
“end state” outlined through the workflow as well as a column in the data matrix outlining the specific 
elements displayed on a particular form (see section II.B ) . 
CGF Workflow 

7 | P a g e

B.

Data displayed with each disbursement request form
Data Element 

TRANSACTION INFORMATION 
Transaction Number
Agreements/Transaction/Program Type
Operative Date
Final Disbursement Date
Initial Eligibility Date
Authorized Amount/Undisbursed (USD)
CONTACT INFORMATION 
Contact Person
Telephone Number
Email 
DISBURSEMENT INFORMATION 
Total amount of this request (USD)
Total amount of this request (FC (i.e. EUR))
Amount of Exposure Fee related to this request (USD)
Exposure Fee Rate related to this request 
Date of Disbursement related to this request
Date Exposure Fee was paid to Ex‐Im Bank under this request

Repayment Term related to this request 
CERTIFICATIONS
Is payment of the Facility Fee current?
Have all Conditions Precedent and Special Conditions to disbursement 
been met?
Have all Disbursement Documents been received and are they all in 
compliance with the Facility Agreement?
Has the Disbursement been calculated in accordance with the Facility 
Agreement?
Are any of the Goods used equipment?
Are any of the Local Cost Goods used equipment?
  If yes, has Ex‐Im Bank's written approval been obtained?
Does the Disbursement include any items on the list of Excluded Goods 
and Services for which Ex‐Im Bank's written apropval has not been 
obtained?
Are the dates that Goods and Services were shipped and/or provided 
earlier than 180 days prior to the Disbursement Date in accordance with 
the Facility Agreement (unless Ex‐Im Bank has provided written approval)?
Are the dates that Local Cost Goods and Services were shipped and/or 
provided earlier than 180 days prior to the Disbursement Date in 
accordance with the Facility Agreement (unless Ex‐Im Bank has provided 
written approval)?
Have all Exporters been approved by Ex‐Im Bank?
Have all Local Cost Providers been approved by Ex‐Im Bank?
Has any Exporter provided a statement pursuant to its Exporter's 
Certificate describing Goods and/or Services listed on the U.S. Munitions 
List (part 121 of Title 22 of the Code of Federal Regulations)?  If yes, 
identify the Exporter and attach the Exporter's statement or list the 
Good/Services and the U.S. Dollar amount of each in the comment box 
below?
Additional Comments Box
ATTACHMENTS  
Attachments Link
EXPORTER/LOCAL COST PROVIDER INVOICE(S) 

Exporter/Local Cost Provider   
NAICS Code
Product Description
Gross/total invoice amount paid (USD)
Gross/total invoice amount paid (FC (i.e. EUR))
Financed Amount (excluding Exposure Fee) (USD)
Financed Amount (excluding Exposure Fee) (FC (i.e. EUR))
Number of invoices
U.S. Content Percentage from the Exporter's Certificate

Form #
A B C D  E  F
X
X
X
X
X
X

X
X
X
X
X
X

X
X
X
X
X
X

X
X
X
X
X
X

X
X
X
X
X
X

X
X
X
X
X
X

Comment
System populated ‐ view only
System populated ‐ view only
System populated ‐ view only
System populated ‐ view only
System populated ‐ view only
System populated ‐ view only

Default to individual entering 
X X X X X X the request
Default to individual entering 
X X X X X X the request
Default to individual entering 
X X X X X X the request
X X
X
X
X
X

X
X
X
X

X X

X
X
X
X System populated ‐ view only
X
X
Available values include:       
2 years, 3 years, 4 years, 5 
years, 7 years and Other (with 
X X X X text box)
X
X
X
X
X

X
X
X
X
X

X
X
X
X
X
X

X X X X X X
X X X X X X
X X X X X X
X X X X X X
X
X
X
X
X
X
X X X X X X

X X X X X X

X

X

X
X

X

X
X

X

X
X

X

X

X
X
X
X X X X X X
X X X X X X

X
X
X
X

Pre‐populated based on 
approved list of exporter/local 
X cost providers
X
X
X

X X X X
X X X X
X X X X
X
X
X X
X X
X X
X X
X X X X X X
X
X
X

8 | P a g e

C.
Accessing a Transaction
Once logged into ExIm Online, the System will present the Lender with a menu of options asking the 
Lender, “What do you want to do today?”  On the left hand side, the Lender will select “Manage – 
Request a Disbursement Approval” (see below). 

From this screen, the System will ask the Lender what action they want to take and the Lender will 
select to “Start a New Request”.     

Once this option is selected, the System will display a listing of transactions associated to the Lender.  
Based on the transaction selected, the System will display the appropriate disbursement request screens 
which are included in Section III of this document. 

9 | P a g e

III.

Sample Disbursement Request Forms
A.

Disbursement Request Form – CGF (US Cost)

10 | P a g e

B.

Disbursement Request Form – CGF (Local Cost)

11 | P a g e

C.

Disbursement Request Form – CGF (US Cost Foreign Currency ‐ Fixed)

12 | P a g e

D.

Disbursement Request Form – CGF (Local Cost Foreign Currency – Fixed)

13 | P a g e

E.

Disbursement Request Form – CGF (US Cost Foreign Currency – Floating)

14 | P a g e

F.

Disbursement Request Form – CGF (Local Cost Foreign Currency ‐ Floating)

15 | P a g e