Wage and Tax Statements W-2/W-3 series

2017

Department of the Treasury
Internal Revenue Service

Instrucciones para el
Formulario W-3PR
(Instructions for Form
W-3PR)
Informe de Comprobantes de Retención
(Transmittal of Withholding Statements)
Las secciones a las cuales se hace referencia abajo corresponden
al Código Federal de Impuestos Internos a menos que se indique de
otra manera.

Acontecimientos Futuros

Para obtener la información más reciente sobre los acontecimientos
relacionados con el Formulario W-3PR y sus instrucciones, como
legislación promulgada después de que dichos documentos se
hayan publicado, por favor visite IRS.gov/w3pr.

Qué Hay de Nuevo
Programas para la donación de licencia anual para la ayuda
de las víctimas de las tormentas e inundaciones intensas en
Louisiana. Conforme a estos programas, los empleados pueden
donar su licencia anual, de enfermedad o personal a cambio de
pagos en efectivo efectuados por el patrono antes del 1 de enero de
2018 a organizaciones exentas de contribuciones calificadas para
proveer alivio a las víctimas de las tormentas e inundaciones
intensas ocurridas en Louisiana, las cuales comenzaron el 11 de
agosto de 2016. La licencia donada no se incluirá en los ingresos o
salarios del empleado. El patrono puede deducir los pagos en
efectivo como gastos del negocio o donaciones caritativas. Para
más información, vea el Notice (Aviso) 2016-55, que se encuentra
en la página 432 del Boletín de Rentas Internas 2016-40, disponible
en inglés, en IRS.gov/irb/2016-40_IRB/ar08.html.
Programas para la donación de licencia anual para la ayuda
de las víctimas del huracán Matthew. Conforme a estos
programas, los empleados pueden donar su licencia anual, de
enfermedad o personal a cambio de pagos en efectivo efectuados
por el patrono antes del 1 de enero de 2018 a organizaciones
exentas de contribuciones calificadas para proveer alivio a las
víctimas del huracán Matthew. La licencia donada no se incluirá en
los ingresos o salarios del empleado. El patrono puede deducir los
pagos en efectivo como gastos del negocio o donaciones
caritativas. Para más información, vea el Notice (Aviso) 2016-69,
que se encuentra en la página 832 del Boletín de Rentas Internas
2016-51, disponible en inglés, en IRS.gov/irb/2016-51_IRB/
ar11.html.

Recordatorios
Fecha de vencimiento para radicar ante la SSA. La fecha de
vencimiento para radicar los Formularios 499R-2/W-2PR y W-3PR
ante la Administración del Seguro Social (SSA, por sus siglas en
inglés) correspondientes al año contributivo 2017, es el 31 de enero
de 2018, sin tomar en cuenta si usted radica su formulario en papel
o electrónicamente.
Informes de salarios denegados por la Administración del Seguro Social (SSA). La SSA denegará los informes electrónicos y
en papel del Formulario 499R-2/W-2PR bajo las circunstancias
siguientes:
El total de salarios y propinas sujetos a la contribución al
Medicare es menor que el total de los salarios y propinas sujetos a
la contribución al Seguro Social;
Feb 07, 2017

La contribución al Seguro Social es mayor que cero, pero hay
cero salarios y propinas sujetos a la contribución al Seguro Social; y
La contribución al Medicare es mayor que cero, pero hay un total
de cero salarios y propinas sujetos a la contribución al Medicare.
Además, los informes electrónicos y en papel de los Formularios
499R-2/W-2PR y Formularios 499R-2c/W-2cPR correspondientes a
patronos domésticos se denegarán bajo las circunstancias
siguientes:
El total de salarios y propinas sujetos a la contribución al Seguro
Social es menor que las ganancias mínimas anuales sujetas a la
retención de las contribuciones al Seguro Social y al Medicare para
un empleado doméstico y
Los salarios y propinas sujetos a la contribución al Medicare son
menores que las ganancias mínimas anuales sujetas a la retención
de las contribuciones al Seguro Social y al Medicare para un
empleado doméstico.
Si las condiciones descritas anteriormente se encuentran en un
informe de salarios presentado electrónicamente o en papel, la SSA
le notificará por correo electrónico o por correo postal sobre la
denegación del informe a la persona que presentó dicho informe. Se
le pedirá a la persona que corrija el informe y lo envíe nuevamente a
la SSA.
Nota: No escriba “corrected” (corregida) ni “amended”
(enmendada) en ninguno de los informes presentados de nuevo.
Si es patrono de empleados domésticos, vea la Publicación 179
(Circular PR), Guía Contributiva Federal para Patronos
Puertorriqueños.
Matrimonio del mismo sexo. Un matrimonio entre dos personas
se reconoce para propósitos de las contribuciones federales si el
matrimonio es reconocido por el estado, territorio o posesión de los
Estados Unidos en donde el matrimonio se llevó a cabo,
independientemente de dónde sea la residencia legal. Dos
personas quienes están en una relación que se denomina como
matrimonio conforme a las leyes de una jurisdicción extranjera, se
consideran como que están casadas para propósitos de las
contribuciones federales si dicha relación se reconocería como
matrimonio conforme a las leyes de al menos un estado, territorio o
posesión de los Estados Unidos, independientemente de dónde sea
la residencia legal. Las personas quienes están en una sociedad
doméstica que se ha inscrito, unión civil u otra relación similar que
no se denomina como matrimonio conforme a la ley estatal, territorio
o posesión de los Estados Unidos donde dicha relación comenzó
no se reconocen como casadas para propósitos de las
contribuciones federales, independientemente de dónde sea la
residencia legal.
El Notice (Aviso) 2013-61 provee guías administrativas
especiales para que los patronos efectúen reclamaciones de
reembolsos o ajustes por pagos en exceso de las contribuciones al
Seguro Social y al Medicare en relación con ciertos beneficios para
cónyuges del mismo sexo, antes de que venza el período de
prescripción para tales reclamaciones. El Aviso 2013-61, que se
encuentra en la página 432 del Boletín de Rentas Internas 2013-44,
está disponible en inglés en IRS.gov/irb/2013-44_IRB/ar10.html.

Cat. No. 26400E

trasladarse, ambos cónyuges tienen que haber tenido la misma
residencia o domicilio contributivo.
Por ejemplo, si un cónyuge civil trabaja en Puerto Rico pero
reclama propiamente domicilio contributivo en uno de los 50
estados conforme a la MSRRA, sus ingresos por prestar servicios
no serían considerados como ingresos sujetos a la contribución
para propósitos de las contribuciones puertorriqueñas. Las
contribuciones federales sobre los ingresos deben ser retenidas y
enviadas al Servicio Federal de Rentas Internas (IRS, por sus siglas
en inglés). Las contribuciones estatales y locales sobre los ingresos
pueden tener que retenerse y ser enviadas a las autoridades
estatales y locales pertinentes. Consulte con las autoridades
contributivas estatales, locales o territoriales estadounidenses en
referencia con sus obligaciones retentivas conforme a la MSRRA.

Contribución Adicional al Medicare. Además de retener la
contribución al Medicare de 1.45%, el patrono está requerido a
retener un 0.9% de la Contribución Adicional al Medicare en los
salarios o compensación conforme a la Federal Insurance
Contributions Act (Ley de contribuciones al seguro federal o FICA,
por sus siglas en inglés) pagados a un empleado en exceso de
$200,000 en un año natural. Se le requiere al patrono que comience
a retener la Contribución Adicional al Medicare en el período de
paga en el cual le paga salarios o compensación en exceso de
$200,000 a un empleado y continuar reteniendo dicha contribución
hasta el fin del año natural. La Contribución Adicional al Medicare se
le impone únicamente al empleado. No hay porción correspondiente
al patrono de la Contribución Adicional al Medicare. Todo salario o
compensación sujeto a la contribución al Medicare está sujeto a la
retención de la Contribución Adicional al Medicare si es pagado en
exceso del límite de retención de $200,000.
Si desea obtener más información sobre la Contribución
Adicional al Medicare, visite IRS.gov e ingrese “Additional Medicare
Tax” (Contribución Adicional al Medicare) en el recuadro Search
(Buscar). La información está disponible en inglés.
A menos que se indique de otro modo, las referencias a la
contribución al Medicare incluyen la Contribución Adicional al
Medicare.

Pagos de indemnización por despido. Los pagos de
indemnización por despido son salarios que están sujetos a las
contribuciones al Seguro Social y al Medicare. Tal como se indica
en el apartado 15, Reglas especiales para varias clases de
servicios y de pagos, de la Publicación 179, los pagos de
indemnización por despido también están sujetos a la contribución
conforme a la Federal Unemployment Tax Act (Ley Federal de
Contribución para el Desempleo o FUTA, por sus siglas en inglés).
Información sobre las obligaciones contributivas estatales para patronos. Si es un patrono del Estado Libre Asociado de Puerto
Rico, comuníquese con el Departamento de Hacienda de Puerto
Rico, enviando un correo electrónico a
w2info@hacienda.gobierno.pr, llamando al 787-722-0216 o
enviando un fax al 787-977-3806. Puede enviar correspondencia a:

Servicios para empresas por Internet (BSO). La SSA ha
mejorado su página web Business Services Online (Servicios para
Empresas en Internet o BSO, por sus siglas en inglés) para facilitar
la navegación de la página y el proceso de inscripción. Use el BSO
en línea para completar formularios y crear, salvar y radicar los
Formularios 499R-2/W-2PR electrónicamente ante la SSA. El BSO
le permite imprimir copias de estos formularios para la radicación
con los gobiernos estatales o locales, distribuir a sus empleados y
para guardar en sus récords. El BSO genera el Formulario W-3PR
automáticamente según la información que tenga en sus
Formularios 499R-2/W-2PR. Además, puede usar el BSO para subir
archivos de salarios a la SSA, verificar el estado de informes de
salarios que se han radicado previamente y tomar ventaja de otros
servicios convenientes disponibles a patronos y negocios. Visite la
página Servicios para empresas por Internet: Instrucciones e
información para empleadores de la SSA en SSA.gov/espanol/bso/
bso-bienvenido.htm para más información en español sobre cómo
usar el BSO para así ahorrarle tiempo a su organización. Además,
aquí encontrará formularios y publicaciones que se usan para
informar los salarios, información sobre cómo verificar los números
de Seguro Social en línea, cómo comunicarse con un representante
de servicios al patrono de la SSA y más.

Departamento de Hacienda de Puerto Rico
P.O. Box 9024140
San Juan, P.R. 00902-4140
Para localizar su Centro de Servicio del Departamento de Hacienda
más cercano, visite hacienda.gobierno.pr y pulse sobre el enlace
Contáctenos.

¿Necesita Ayuda?
Ayuda con la radicación electrónica. Si tiene preguntas sobre
cómo inscribirse o usar el BSO, llame al 1-800-772-6270 (libre de
cargos) para hablar con un técnico de información para patronos en
la SSA. Las horas de operación son de lunes a viernes, de 7:00 a.m.
a 7:00 p.m., horario del Este. Si usted enfrenta problemas usando
cualquiera de los servicios del BSO, llame al 1-888-772-2970 (libre
de cargos) para hablar con un operador de sistemas en la oficina de
apoyo técnico de la SSA. Para hablar con el Employer Services
Liaison Officer (Oficial de enlace de los servicios para patronos o
ESLO, por sus siglas en inglés) para Puerto Rico, llame al
1-212-264-1462 (no es un número libre de cargos).
Si desea información sobre cómo obtener formularios y
publicaciones, vea la Publicación 179.

Puede ver cómo funciona el BSO viendo las guías

CONSEJO disponibles en Internet. Acceda a SSA.gov/espanol/bso/

bso-bienvenido.htm y bajo el título Enlaces de la guía.
Cómo usar..., seleccione la guía que desee ver. La información en
esta página está disponible en español.
La Military Spouses Residency Relief Act (MSRRA). Usted
puede estar obligado a informar salarios y contribuciones en un
formulario distinto al formulario que normalmente utiliza si el
empleado reclama residencia o domicilio conforme a la Military
Spouses Residency Relief Act (Ley de Alivio Residencial para
Cónyuges de Miembros de las Fuerzas Armadas o MSRRA, por sus
siglas en inglés) en una jurisdicción distinta en uno de los 50
estados, el Distrito de Columbia, la Samoa Estadounidense, la
Comunidad Autónoma de las Islas Marianas del Norte, Guam,
Puerto Rico o las Islas Vírgenes Estadounidenses.
La MSRRA le provee la oportunidad al cónyuge (cónyuge que no
es miembro de las Fuerzas Armadas) de un miembro de las Fuerzas
Armadas que presta servicio activo, de conservar su residencia o
domicilio previo para propósitos contributivos (domicilio
contributivo) cuando acompaña a su cónyuge militar, el cual se está
trasladando conforme a nuevas órdenes militares, a un nuevo local
donde prestará servicios militares en uno de los 50 estados, el
Distrito de Columbia, un estado libre asociado con los Estados
Unidos o un territorio (posesión) estadounidense. Antes de

Información de la contribución patronal sobre la nómina.
Información detallada de la contribución patronal sobre la nómina se
encuentra en los siguientes productos:
Publicación 179 (Circular PR), Guía Contributiva Federal para
Patronos Puertorriqueños;
Publicación 15 (Circular E), Employer's Tax Guide (Guía
contributiva federal para patronos), en inglés;
Publicación 15-A, Employer's Supplemental Tax Guide (Guía
contributiva suplementaria del patrono), en inglés;
Publicación 15-B, Employer's Tax Guide to Fringe Benefits (Guía
contributiva del patrono que paga beneficios marginales), en inglés;
Publicación 51 (Circular A), Agricultural Employer's Tax Guide
(Guía contributiva del patrono agrícola), en inglés;
Publicación 926, Household Employer's Tax Guide (Guía
contributiva para patronos de empleados domésticos), en inglés;
Anexo H-PR (Formulario 1040-PR), Contribuciones sobre el
Empleo de Empleados Domésticos; y
Publicación 80 (Circular SS), Federal Tax Guide for Employers in
the U.S. Virgin Islands, Guam, American Samoa, and the
-2-

Commonwealth of the Northern Mariana Islands (Guía contributiva
federal para patronos en las Islas Vírgenes Estadounidenses,
Guam, la Samoa Estadounidense y la Comunidad Autónoma de las
Islas Marianas del Norte), en inglés.
También puede obtener más información sobre las
contribuciones sobre la nómina llamando al 1-800-829-4933 o
visitando IRS.gov/espanol e ingresando “impuestos sobre la
nómina” en el recuadro Search (Buscar).

No use estos formularios para informar salarios sujetos a la
retención de contribuciones federales sobre los ingresos.
´
PRECAUCION
En vez, use el Formulario W-2 y el Formulario W-3,
disponibles en inglés, para informar la retención de impuestos
federales sobre los ingresos además de toda otra contribución
sobre la nómina correspondiente. Vea las General Instructions for
Forms W-2 and W-3 (Instrucciones generales para los Formularios
W-2 y W-3), en inglés, para más información sobre cómo declarar
ingresos sujetos a contribuciones federales sobre los ingresos.

!

Internet. Puede acceder al sitio web del IRS, IRS.gov/espanol, los
7 días de la semana, las 24 horas al día para:
Descargar (bajar), ver y pedir formularios, instrucciones y
publicaciones contributivos;
Buscar información en línea para sus preguntas sobre
contribuciones;
Ver respuestas sobre preguntas tributarias que se hacen con
frecuencia;
Hacer búsquedas de publicaciones por tema o por palabra clave;
Ver los Internal Revenue Bulletins (Boletines de Rentas Internas
o IRB, por sus siglas en inglés) que se han publicado en años
recientes;
Inscribirse para recibir noticias locales y nacionales sobre
contribuciones por medio de correo electrónico; y
Ver Temas Tributarios que le proveerán información sobre las
contribuciones patronales y otra información contributiva para los
residentes de Puerto Rico. Si desea ver estos temas, acceda a
IRS.gov/Spanish/Temas-Tributarios. Luego, busque la serie de
temas número “900”, los cuales proveen información para
residentes de Puerto Rico.
Puede pedir formularios, instrucciones y publicaciones en
IRS.gov/orderforms, en inglés. Si desea obtener más información
contributiva, acceda a IRS.gov/uac/Tax-Law-Questions, disponible
en inglés.

Quién tiene que radicar el Formulario W-3PR. Los patronos y
otros pagadores tienen que radicar el Formulario W-3PR para
radicar los Formularios 499R-2/W-2PR ante la SSA.
Patrono de empleados domésticos. Tiene que radicar un
Formulario W-3PR aun si radica un Formulario 499R-2/W-2PR para
un solo empleado doméstico. Marque el recuadro “Doméstico” en el
recuadro a del Formulario W-3PR. Para más información, vea el
Anexo H-PR (Formulario 1040-PR) y las instrucciones por
separado. Tiene que tener un número de identificación patronal
(EIN, por sus siglas en inglés). Vea Recuadro c: Número de
identificación patronal (EIN), más adelante.
Quién puede firmar el Formulario W-3PR. Un transmisor o
remitente (incluyendo una agencia de servicios, un agente de
reportación, un agente pagador o un agente de desembolsos)
puede firmar el Formulario W-3PR (o usar su número de
identificación personal o PIN, por sus siglas en inglés, en las
radicaciones electrónicas) en nombre del patrono o del pagador
sólo si el remitente satisface los dos siguientes puntos:
Está autorizado por un acuerdo de agencia (ya sea verbal, por
escrito o implícito) válido conforme a la ley estatal y
Escribe “Por (nombre del pagador)” junto a la firma (sólo para los
Formularios W-3PR en papel).

No puede radicar Formularios W-3PR que imprima de
IRS.gov ante la SSA. La SSA acepta solamente informes
´
PRECAUCION
radicados electrónicamente y las versiones oficiales en tinta
roja (o versiones sustitutivas aprobadas) del Formulario W-3PR. Si
desea información sobre la radicación electrónica, vea Radicación
electrónica (e-file), más adelante.

El usar un agente de reportación u otro proveedor tercero
de servicio de nómina no exime al patrono de su
´
PRECAUCION
responsabilidad de asegurar que los Formularios 499R-2/
W-2PR sean distribuidos a los empleados y que los Formularios
499R-2/W-2PR y W-3PR sean radicados ante la SSA correctamente
y a tiempo.

En persona. Puede visitar nuestro Centro de Ayuda al
Contribuyente (TAC, por sus siglas en inglés) de Guaynabo en:

Si un remitente autorizado firma por el pagador, éste último es
responsable de radicar ante la SSA para la fecha de vencimiento un
Formulario W-3PR correcto y completo con los Formularios 499R-2/
W-2PR correspondientes y está sujeto a toda multa que resulte por
no haber cumplido con dichos requisitos. Asegúrese que el nombre
y el número de identificación patronal (EIN, por sus siglas en inglés)
sean los mismos que aparecen en el Formulario 941-PR, Planilla
para la Declaración Federal TRIMESTRAL del Patrono; Formulario
943-PR, Planilla para la Declaración Anual de la Contribución
Federal del Patrono de Empleados Agrícolas; Formulario 944(SP),
Declaración Federal ANUAL de Impuestos del Patrono o
Empleador; o el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR), Contribuciones
sobre el Empleo de Empleados Domésticos, radicados por el
patrono o a favor del mismo.

!

!

City View Plaza II Bldg. 48
Carr. 165 km. 1.2
Guaynabo, P.R. 00968-8000
Para obtener información general de horarios de oficina,
localización y servicios prestados, puede llamar al número
787-522-8660. El horario es de lunes a viernes de 8:30 a.m. a 4:30
p.m.
Por correo. Si desea solicitar formularios, instrucciones y
publicaciones, envíe su solicitud a la dirección siguiente. Deberá
recibir el material solicitado en un período de 10 días después de
que recibamos su solicitud.

Cuándo se debe radicar el formulario. Si radica por medio de
papel o electrónicamente, tiene que radicar el Formulario 499R-2/
W-2PR con el Formulario W-3PR a más tardar el 31 de enero de
2018 ante la SSA. Quizás tenga que pagar una multa por cada
Formulario 499R-2/W-2PR que radique fuera de plazo.

Internal Revenue Service
1201 N. Mitsubishi Motorway
Bloomington, IL 61705-6613

Nota: Consulte con el Departamento de Hacienda para obtener las
fechas de radicación de las declaraciones informativas
puertorriqueñas.

Instrucciones Generales para el
Formulario W-3PR

Adónde enviar formularios en papel. Envíe el Formulario
499R-2/W-2PR con la página entera del Formulario W-3PR a:

Propósito del formulario. Se usa el Formulario W-3PR para
transmitir uno o más Formulario(s) 499R-2/W-2PR a la SSA.
Asegúrese de completar un Formulario W-3PR para el año correcto
y de guardar una copia del Formulario W-3PR en su
documentación.

Social Security Administration
Direct Operations Center
Wilkes-Barre, PA 18769-0001

-3-

para la radicación electrónica de Formularios W-2 y W-2c),
disponible en inglés, y luego seleccione el documento
correspondiente. Esta información también está disponible
llamando libre de cargos al Centro de Servicio para la Declaración
de Patronos al 1-800-772-6270 (libre de cargos).

Si usa “Certified Mail” (Correspondencia certificada) para
CONSEJO radicar la información, cambie el código postal (ZIP code) a
“18769-0002”. Si usa un servicio de entrega privado
aprobado por el IRS para radicar la información, añada “Attn: W-2
Process, 1150 E. Mountain Dr.” a la dirección y cambie el código
postal a “18702-7997”. Vea la Publicación 179, para obtener una
lista de servicios de entrega privados aprobados por el IRS.

!

Si radica los formularios por medios electrónicos, no
radique los mismos formularios en papel.

´
PRECAUCION

No envíe efectivo, cheques, giros ni otras clases de
pagos con los Formularios 499R-2/W-2PR ni los
´
PRECAUCION
Formularios W-3PR que envíe a la SSA. Los formularios
de contribuciones sobre la nómina (por ejemplo, Formularios
941-PR, 943-PR o 944(SP)) y los pagos correspondientes a estos
formularios se tienen que enviar al IRS.

Si desea más información sobre la radicación electrónica de
Formularios 499R-2/W-2PR y Formularios W-3PR ante la SSA,
visite la página de la SSA titulada Employer W-2 Filing Instructions &
Information (Instrucciones e información para patronos sobre la
radicación de Formularios W-2), disponible en inglés, en SSA.gov/
employer, en inglés.

!

Cómo enviar los formularios. Prepare y radique los Formularios
499R-2/W-2PR en orden alfabético por el apellido del trabajador o
en orden numérico por el número de Seguro Social del empleado.
No use cinta adhesiva ni engrape el Formulario W-3PR al
Formulario 499R-2/W-2PR, ni engrape ni adhiera el Formulario
499R-2/W-2PR entre sí. Asegúrese de no doblar dichos formularios.
Envíelos a la SSA en un sobre estándar. Si radica más de una clase
de planilla para la contribución sobre la nómina, radique todos los
Formularios 499R-2/W-2PR de la misma clase, junto con un
Formulario W-3PR por separado, para cada clase de planilla en
cuestión y envíelos cada uno en grupos por separado.

El sistema de radicación electrónica ofrecido por la SSA en
su página de BSO es un sistema independiente del sistema
´
PRECAUCION
de radicación electrónica para patronos y agentes
retenedores ofrecido por el Departamento de Hacienda de Puerto
Rico. Si desea información sobre cómo radicar formularios
electrónicamente ante el Departamento de Hacienda de Puerto
Rico, visite hacienda.gobierno.pr.

!

Cómo hacer correcciones. Use el Formulario W-3c PR,
Transmisión de Comprobantes de Retención Corregidos, para
enviar el Formulario 499R-2c/W-2cPR, Corrección al Comprobante
de Retención, o para hacer correcciones a un Formulario W-3PR
radicado anteriormente. Para más detalles sobre cómo corregir un
Formulario W-3PR utilizando el Formulario W-3c PR, vea las
Instrucciones para el Formulario W-3c PR, por separado.

Radicación electrónica (e-file). La SSA le recomienda a todos los
patronos radicar electrónicamente. La radicación electrónica le
puede ahorrar tiempo y trámites y asegura la precisión en los
documentos. Si tiene que radicar 250 o más Formularios 499R-2/
W-2PR ante la SSA, tiene que radicarlos usando medios
electrónicos. Usted puede incurrir en una multa si no radica los
formularios por medios electrónicos cuando se requiera que lo
haga.

Instrucciones Específicas
Ciertas leyes promulgadas en Puerto Rico que proveen
exenciones para las contribuciones estatales
´
PRECAUCION
puertorriqueñas sobre los ingresos no corresponden a las
contribuciones federales estadounidenses sobre los ingresos,
incluidas las contribuciones sobre la nómina. Estas exenciones no
se pueden tomar en cuenta al completar planillas federales
estadounidenses de contribuciones personales y de contribuciones
sobre la nómina.

Es preferible que radique los formularios ante la SSA por
CONSEJO medios electrónicos aunque radique menos de 250
Formularios 499R-2/W-2PR.

!

Exención de radicación electrónica. Puede solicitar una
exención de radicar planillas por medios electrónicos completando
el Formulario 8508, Request for Waiver From Filing Information
Returns Electronically (Solicitud para la exención de radicar planillas
informativas por medios electrónicos), en inglés. Radique el
Formulario 8508 ante el IRS por lo menos 45 días antes de la fecha
de vencimiento para la radicación del Formulario 499R-2/W-2PR.
Vea el Formulario 8508, disponible en inglés, para informarse sobre
cómo se radica.
La página web Business Services Online (Servicios para
Empresas por Internet o BSO, por sus siglas en inglés) de la SSA
hace que la radicación electrónica sea fácil al proveer dos maneras
para radicar el Formulario 499R-2/W-2PR y el Formulario W-3PR.
Si necesita radicar hasta 50 Formularios 499R-2/W-2PR o hasta
25 Formularios 499R-2c/W-2cPR, puede usar el BSO para crearlos
en Internet. El BSO le guía sobre el proceso de cómo crear
Formularios 499R-2/W-2PR o Formularios 499R-2c/W-2cPR, cómo
guardarlos e imprimirlos y cómo enviarlos a la SSA cuando esté
listo. Usted no tiene que esperar hasta que haya transmitido los
Formularios 499R-2/W-2PR y 499R-2c/W-2cPR a la SSA antes de
imprimir copias para sus empleados. El BSO genera el Formulario
W-3PR o W-3c PR automáticamente según los Formularios 499R-2/
W-2PR o 499R-2c/W-2cPR que esté transmitiendo.
Si necesita radicar más de 50 Formularios 499R-2/W-2PR o más
de 25 Formularios 499R-2c/W-2cPR, la opción de Subir Registro
de Salarios del BSO podría ser la mejor opción de radicación
electrónica para su empresa u organización. Si desea obtener las
especificaciones de formato para utilizar esta opción, visite el sitio
web de la SSA titulado Employer W-2 Filing Instructions &
Information (Instrucciones e información para patronos sobre la
radicación de Formularios W-2), disponible en inglés, en SSA.gov/
employer. Seleccione Publications & Forms (Publicaciones y
formularios), pulse sobre el enlace Specifications for Filing Forms
W-2 and W-2c Electronically (EFW2/EFW2C) (Especificaciones

El Formulario W-3PR es leído por máquinas; por lo tanto, escriba
a maquinilla, si es posible, o escriba con letra de imprenta bien
oscura. Envíe la página entera del Formulario W-3PR junto con el
Formulario 499R-2/W-2PR. Para anotar las cifras en dólares, omita
el signo de dólar ($) y la coma, pero no omita el punto decimal
(00000.00).
Las cantidades declaradas en formularios relacionados con

CONSEJO las contribuciones sobre la nómina (tales como los

Formularios 499R-2/W-2PR, 941-PR, 943-PR, 944(SP) o el
Anexo H-PR (Formulario 1040-PR)) deben coincidir con las
cantidades declaradas en los recuadros pertinentes del Formulario
W-3PR. Si hay diferencias, el IRS y la SSA podrían comunicarse
con usted. Retenga su información de conciliación para futura
referencia. Vea Conciliación de los Formularios 499R-2/W-2PR,
W-3PR, 941-PR, 943-PR, 944(SP) y el Anexo H-PR (Formulario
1040-PR), más adelante.
Recuadro a: Clase de pagador. Marque el recuadro que le
corresponda. Marque sólo un recuadro (vea Comp. por enferm. de
tercero pagador, más adelante, para una excepción). Si le
corresponden dos o más recuadros (a menos que sea
“compensación por enfermedad pagada por un tercero pagador”),
envíe cada clase de Formulario 499R-2/W-2PR con un Formulario
W-3PR por separado.
941-PR. Marque este recuadro si radica el Formulario 941-PR y
no le corresponde ninguna otra categoría (a menos que sea
“compensación por enfermedad pagada por un tercero pagador”).
Una iglesia o una organización con fines religiosos deberá marcar
este recuadro aunque no esté obligada a radicar el Formulario
941-PR o el Formulario 944(SP). También marcaría este recuadro si
-4-

el año 2017, que sea distinto al EIN anotado en el recuadro c del
Formulario W-3PR, anote aquí el otro EIN que usó. Normalmente,
los agentes del patrono anotan el EIN del patrono en el recuadro f.
Si un agente declara por más de un patrono, deje el recuadro f en
blanco.

en 2017 avisa a tiempo al IRS de haber radicado por primera vez el
Formulario 941-PR en vez del Formulario 944(SP). Para más
información sobre esto, consulte las Instrucciones para el
Formulario 941-PR o las Instrucciones para el Formulario 944(SP).
Para los negocios que pagan ingresos de fuentes estadounidenses,
si radica el Formulario 941, tiene que marcar el recuadro “941” del
recuadro b del Formulario W-3, en inglés, y no el Formulario
W-3PR, el cual sólo se utiliza para informar ingresos de fuentes de
Puerto Rico.
943-PR. Marque este recuadro si usted es patrono agrícola y
radica el Formulario 943-PR y envía el (los) Formulario(s) 499R-2/
W-2PR para empleados agrícolas. Para empleados no agrícolas,
envíe los Formularios 499R-2/W-2PR de éstos con otro Formulario
W-3PR, marcando el recuadro correspondiente. Para los negocios
que pagan ingresos de fuentes estadounidenses, si radica el
Formulario 943, tiene que marcar el recuadro “943” del recuadro b
del Formulario W-3, en inglés, y no el Formulario W-3PR, el cual
sólo se utiliza para informar ingresos de fuentes de Puerto Rico.
944(SP). Marque este recuadro si usted radica el Formulario
944(SP) y no corresponde otra categoría (a menos que sea
“compensación por enfermedad pagada por un tercero pagador”).
Para los negocios que pagan ingresos de fuentes estadounidenses,
si radica el Formulario 944(SP), tiene que marcar el recuadro “944”
del recuadro b del Formulario W-3, en inglés, y no el Formulario
W-3PR, el cual sólo se utiliza para informar ingresos de fuentes de
Puerto Rico.
Doméstico. Marque este recuadro si usted es un patrono de
empleados domésticos que envía el Formulario 499R-2/W-2PR para
empleados domésticos y no incluyó las contribuciones de tales
empleados en el Formulario 941-PR, Formulario 943-PR o en el
Formulario 944(SP).
Comp. por enferm. de tercero pagador. Marque este recuadro
si usted es un tercero pagador de compensación por enfermedad (o
declara pagos de compensación por enfermedad hechos por un
tercero pagador) que radica el Formulario 499R-2/W-2PR con dicha
compensación declarada en el recuadro 7 (“Sueldos”). No marque
este recuadro si el tercero pagador radica el Formulario 499R-2/
W-2PR y usted solamente radica un formulario de resumen (en el
Formulario 8922; vea la Publicación 15-A, en inglés, para más
detalles). Si le corresponde más de un recuadro (por ejemplo, éste y
el que es para el Formulario 941-PR), marque ambos recuadros y
radique un solo Formulario W-3PR tanto para el Formulario 499R-2/
W-2PR regular como para el Formulario 499R-2/W-2PR
correspondiente a un tercero pagador de compensación por
enfermedad.
Sólo empleados Medicare. Marque este recuadro si se trata de
una agencia gubernamental con empleados sujetos solamente a la
contribución al Medicare.

Persona de contacto, número de teléfono, de fax y dirección
de email. Facilite esta información para que la pueda usar la SSA
si surge cualquier duda durante la tramitación del formulario.
Necesita proveer el nombre de la persona con quien nos podamos
comunicar si hubiera alguna pregunta con respecto al formulario al
momento de tramitarse. El número de teléfono, número de fax y
dirección de correo electrónico (email) que se solicitan son del
patrono.

!

Los proveedores de servicios de nómina deben anotar la
información de su cliente en esos espacios.

´
PRECAUCION

Recuadros 1-4 y 6-16. Declare los totales correspondientes de los
Formularios 499R-2/W-2PR que envíe con este Formulario W-3PR.
Recuadro 13. Además de incluir la retención de la contribución
al Medicare, también incluya en este recuadro la cantidad total de la
retención de la Contribución Adicional al Medicare, si la hay. Si
desea más información sobre la Contribución Adicional al Medicare,
acceda a IRS.gov e ingrese “Additional Medicare Tax” (Contribución
Adicional al Medicare) en el recuadro Search (Buscar). La
información está disponible en inglés.

Conciliación de los Formularios 499R-2/W-2PR,
W-3PR, 941-PR, 943-PR, 944(SP) y el Anexo
H-PR (Formulario 1040-PR)

Concilie las cantidades indicadas en los recuadros 10, 12a y 14 de
todo Formulario W-3PR para el año 2017 con sus cantidades
relacionadas totales para el año indicadas en los Formularios
941-PR trimestrales o los Formularios 943-PR, 944(SP) y el Anexo
H-PR (Formulario 1040-PR) anuales. Cuando surgen diferencias
entre las cantidades declaradas en los Formularios 499R-2/W-2PR
y W-3PR radicados ante la SSA y los Formularios 941-PR, 943-PR,
944(SP) y el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR) radicados ante el
IRS, tenemos que comunicarnos con usted para resolver tales
diferencias.
Cómo reducir las diferencias entre las cantidades
declaradas en los Formularios 499R-2/W-2PR, W-3PR y los
Formularios 941-PR, 943-PR, 944(SP) y el Anexo H-PR
(Formulario 1040-PR):
Asegúrese que las cantidades declaradas en el Formulario
W-3PR para el año 2017 sean aquellas sumas totales
correspondientes de los Formularios 499R-2/W-2PR.
Se deben conciliar, por medio de comparación, las cantidades
declaradas en el Formulario W-3PR con las cantidades declaradas
en las líneas correspondientes de los Formularios 941-PR
trimestrales (o los Formularios 943-PR, 944(SP) y el Anexo H-PR
(Formulario 1040-PR) anuales) en las siguientes partidas:
1. Los salarios sujetos a la contribución al Seguro Social,
salarios y propinas sujetos a la contribución al Medicare y las
propinas sujetas a la contribución al Seguro Social (recuadros 10,
12a y 14). El Formulario W-3PR debe incluir los ajustes que se
declararon en los Formularios 941-PR, 943-PR, 944(SP) o del
Anexo H-PR (Formulario 1040-PR) sólo del año en curso. Si los
ajustes declarados en los Formularios 941-PR, 943-PR, 944(SP) o
del Anexo H-PR (Formulario 1040-PR) incluyen cantidades
correspondientes a un año anterior, no declare esos ajustes
correspondientes a un año anterior en los Formularios 499R-2/
W-2PR y W-3PR del año en curso.
2. Las contribuciones al Seguro Social y al Medicare
(recuadros 11 y 13). Las cantidades indicadas en los Formularios
941-PR trimestrales (o los Formularios 943-PR, 944(SP) o Anexo
H-PR (Formulario 1040-PR) anuales), que incluyen los ajustes del
año en curso, deben ser aproximadamente el doble de las
cantidades indicadas en el Formulario W-3PR.

Recuadro b: Total de Formularios 499R-2/W-2PR adjuntos.
Anote el número de Formularios 499R-2/W-2PR individuales
completados que envía con este Formulario W-3PR. No incluya los
Formularios 499R-2/W-2PR nulos.
Recuadro c: Número de identificación patronal (EIN). Anote el
número de nueve dígitos asignado a usted por el IRS. Tiene que
escribirlo de esta manera: 00-0000000. El EIN que anote tiene que
ser el mismo que aparece en su Formulario 941-PR, 943-PR,
944(SP) o Anexo H-PR (Formulario 1040-PR). No use el EIN de un
propietario anterior.
Si usted no tiene un EIN al radicar su Formulario W-3PR, escriba
“Solicitado” en el recuadro c; no escriba su número de Seguro
Social (SSN, por sus siglas en inglés). Puede obtener un EIN
solicitándolo por Internet en IRS.gov/ein o enviando el Formulario
SS-4PR, Solicitud de Número de Identificación Patronal (EIN), por
correo o por fax al IRS.
Recuadros d y e: Nombre y dirección del patrono. Escriba el
nombre del patrono, número y calle, ciudad, estado y código postal
(ZIP).
Recuadro f: Otro número de identificación patronal usado este
año. Si ha usado un EIN (incluyendo el número de un propietario
anterior) en el Formulario 941-PR, 943-PR o 944(SP) radicado para
-5-

payments as business expenses or charitable contributions. For
more information, see Notice 2016-55, 2016-40 I.R.B. 432, available
at IRS.gov/irb/2016-40_IRB/ar08.html.

Las cantidades informadas en los Formularios 499R-2/W-2PR,
W-3PR, 941-PR, 943-PR, 944(SP) y el Anexo H-PR (Formulario
1040-PR) a veces no concuerdan por razones válidas. Si no
concuerdan, usted deberá verificar que las razones sean válidas.
Conserve su conciliación en caso de que el IRS o la SSA tenga
dudas relativas a dichos formularios.

Leave-based donation programs to aid victims of Hurricane
Matthew. Under these programs, employees may donate their
vacation, sick, or personal leave in exchange for employer cash
payments made before January 1, 2018, to qualified tax-exempt
organizations providing relief for the victims of Hurricane Matthew.
The donated leave won’t be included in the income or wages of the
employee. The employer may deduct the cash payments as
business expenses or charitable contributions. For more
information, see Notice 2016-69, 2016-51 I.R.B. 832, available at
IRS.gov/irb/2016-51_IRB/ar11.html.

Aviso sobre la Ley de Confidencialidad de
Información y la Ley de Reducción de Trámites

Solicitamos la información requerida en el Formulario W-3PR para
cumplir con las leyes que regulan la recaudación de las rentas
internas de los Estados Unidos. La necesitamos para calcular y
cobrar la cantidad correcta de contribución. La sección 6051 del
Código Federal de Rentas Internas y su reglamentación
correspondiente requieren que usted provea copias del formulario
de retención a sus empleados, la Administración del Seguro Social
y al Servicio Federal de Rentas Internas. La sección 6109 del
Código requiere que usted incluya su número de identificación
patronal (EIN). Si no nos provee esta información de manera
oportuna o si nos provee información errónea o fraudulenta, podría
estar sujeto a multas.

Reminders
Due date for filing with SSA. The due date for filing 2017 Forms
499R-2/W-2PR and W-3PR with the Social Security Administration
(SSA) is January 31, 2018, whether you file using paper forms or
electronically.
Rejected wage reports from the Social Security Administration
(SSA). The SSA will reject Form 499R-2/W-2PR electronic and
paper wage reports under the following conditions:
Medicare wages and tips are less than the sum of social security
wages and social security tips;
Social security tax is greater than zero; social security wages and
social security tips are equal to zero; and
Medicare tax is greater than zero; Medicare wages and tips are
equal to zero.
Additionally, Form 499R-2/W-2PR electronic and paper wage
reports for household employers will be rejected under the following
conditions.
The sum of social security wages and social security tips is less
than the minimum yearly earnings subject to social security and
Medicare tax withholding for a household employee, and
The Medicare wages and tips are less than the minimum yearly
earnings subject to social security and Medicare tax withholding for
a household employee.
If the above conditions occur in a wage report filed electronically
or on paper, the SSA will notify the submitter of its rejection by email
or postal mail and ask them to correct the report and resubmit it to
the SSA.

Usted no está obligado a facilitar la información solicitada en un
formulario sujeto a la Ley de Reducción de Trámites a menos que el
mismo muestre un número de control válido de la Office of
Management and Budget (Oficina de Administración y Presupuesto
u OMB, por sus siglas en inglés). Los libros o récords relativos a un
formulario o sus instrucciones tienen que ser conservados mientras
su contenido pueda ser utilizado en la administración de toda ley
contributiva federal.
Por regla general, las planillas de contribución y toda información
pertinente son confidenciales, como lo requiere la sección 6103. No
obstante, la sección 6103 permite o requiere que el IRS divulgue o
provea tal información a otros, tal como se describe en el Código.
Por ejemplo, la información facilitada en este formulario puede ser
compartida con el Departamento de Justicia en casos de litigio civil
y penal, con las ciudades, estados, el Distrito de Columbia, los
estados libres asociados con los Estados Unidos y las posesiones
(territorios no autónomos) estadounidenses, a fin de ayudarlos en la
aplicación de las leyes contributivas respectivas. Podemos también
divulgar la información contenida en este formulario a otros países
conforme a un tratado tributario, a las agencias del gobierno federal
o estatal para hacer cumplir leyes penales federales no tributarias o
a agencias federales encargadas de la aplicación de la ley y a
agencias federales de inteligencia para combatir el terrorismo.

Note. Do not write “corrected” or “amended” on any resubmitted
reports.
Household employers, see Pub. 926, Household Employer's Tax
Guide.

El tiempo que se necesita para completar y radicar este
formulario varía, dependiendo de las circunstancias individuales. El
tiempo promedio que se estima para completar este formulario es
27 minutos. Si desea hacer algún comentario acerca de la exactitud
de este estimado de tiempo o si tiene alguna sugerencia que ayude
a que este formulario sea más sencillo, por favor envíenoslos. Envíe
sus comentarios al Internal Revenue Service, Tax Forms and
Publications Division, 1111 Constitution Ave. NW, IR-6526,
Washington, DC 20224. No envíe el Formulario 499R-2/W-2PR ni el
Formulario W-3PR a esta dirección. En su lugar, vea Adónde
enviar formularios en papel, anteriormente.

Same-sex marriage. A marriage of two individuals is recognized
for federal tax purposes if the marriage is recognized by the state,
possession, or territory of the United States in which the marriage is
entered into, regardless of legal residence. Two individuals who
enter into a relationship denominated as marriage under the laws of
a foreign jurisdiction are recognized as married for federal tax
purposes if the relationship would be recognized as marriage under
the laws of at least one state, possession, or territory of the United
States, regardless of legal residence. Individuals who have entered
into a registered domestic partnership, civil union, or other similar
relationship that isn’t denominated as a marriage under the law of
the state, possession, or territory of the United States where such
relationship was entered into aren't recognized as married for
federal tax purposes, regardless of legal residence.
Notice 2013-61 provides special administrative procedures for
employers to make claims for refunds or adjustments of
overpayments of social security and Medicare taxes with respect to
certain same-sex spouse benefits before expiration of the period of
limitations. Notice 2013-61, 2013-44 I.R.B. 432 is available at
IRS.gov/irb/2013-44_IRB/ar10.html.

Future Developments

For the latest information about developments related to Form
W-3PR and its instructions, such as legislation enacted after they
were published, go to IRS.gov/w3pr.

What's New
Leave-based donation programs to aid victims of the severe
storms and flooding in Louisiana. Under these programs,
employees may donate their vacation, sick, or personal leave in
exchange for employer cash payments made before January 1,
2018, to qualified tax-exempt organizations providing relief for the
victims of the severe storms and flooding in Louisiana that began on
August 11, 2016. The donated leave won’t be included in the income
or wages of the employee. The employer may deduct the cash

Additional Medicare Tax. In addition to withholding Medicare tax
at 1.45%, an employer is required to withhold the 0.9% Additional
Medicare Tax on any Federal Insurance Contributions Act (FICA)
-6-

Puerto Rico Department of the Treasury
P.O. Box 9024140
San Juan, P.R. 00902-4140

wages or compensation it pays to an employee in excess of
$200,000 in a calendar year. An employer is required to begin
withholding Additional Medicare Tax in the pay period in which it
pays wages or compensation in excess of $200,000 to an employee
and continue to withhold it until the end of the calendar year.
Additional Medicare Tax is only imposed on the employee. There is
no employer share of Additional Medicare Tax. All wages and
compensation that are subject to Medicare tax are subject to
Additional Medicare Tax withholding if paid in excess of the
$200,000 withholding threshold.
For more information on Additional Medicare Tax, go to IRS.gov
and enter “Additional Medicare Tax” in the search box.
Unless otherwise noted, references to Medicare tax include
Additional Medicare Tax.

To locate your local Hacienda Taxpayer Service Center, go to
hacienda.gobierno.pr and click on Contáctenos (Contact us).

Need Help?
Help with e-filing. If you have questions about how to register or
use BSO, call 1-800-772-6270 (toll free) to speak with an employer
reporting technician at the SSA. The hours of operation are Monday
through Friday from 7:00 a.m. to 7:00 p.m., Eastern time. If you
experience problems using any of the services within BSO, call
1-888-772-2970 (toll free) to speak with a systems operator in
technical support at the SSA. To speak with the SSA’s Employer
Services Liaison Officer (ESLO) for Puerto Rico, call
1-212-264-1462 (not a toll-free number).
If you need information about how to get forms and publications,
see Pub. 15.

Business Services Online (BSO). The SSA has enhanced its
secure BSO website to make it easier to register and navigate. Use
BSO’s online fill-in forms to create, save, and submit Forms 499R-2/
W-2PR to the SSA electronically. BSO lets you print copies of these
forms to file with state or local governments, distribute to your
employees, and keep for your records. BSO generates Form W-3PR
automatically based on your Forms 499R-2/W-2PR. You also can
use BSO to upload wage files to the SSA, check on the status of
previously submitted wage reports, and take advantage of other
convenient services for employers and businesses. Visit the SSA’s
Employer W-2 Filing Instructions & Information website at SSA.gov/
employer for more information about using BSO to save time for
your organization. Here you also will find forms and publications
used for wage reporting, information about verifying employee social
security numbers online, how to reach an SSA employer services
representative, and more.

Employment tax information. Detailed employment tax
information is given in:
Pub. 15 (Circular E), Employer’s Tax Guide;
Pub. 15-A, Employer’s Supplemental Tax Guide;
Pub. 15-B, Employer’s Tax Guide to Fringe Benefits;
Pub. 51 (Circular A), Agricultural Employer’s Tax Guide;
Pub. 179 (Circular PR), Guía Contributiva Federal para Patronos
Puertorriqueños (Federal Tax Guide for Employers in Puerto Rico),
in Spanish;
Pub. 926, Household Employer’s Tax Guide;
Schedule H-PR (Form 1040-PR), Contribuciones sobre el
Empleo de Empleados Domésticos, in Spanish; and
Pub. 80 (Circular SS), Federal Tax Guide for Employers in the
U.S. Virgin Islands, Guam, American Samoa, and the
Commonwealth of the Northern Mariana Islands.
You can also obtain more information on employment taxes by
calling 1-800-829-4933 or by visiting IRS.gov and typing
“Employment Taxes” in the search box.

Preview BSO by viewing a brief online tutorial. Go to

TIP SSA.gov/employer and select Business Services Online
Tutorial under Handbooks, Tutorial & Videos.

Military Spouses Residency Relief Act (MSRRA). You may be
required to report wages and taxes on a form different from the form
you generally use if an employee claims residence or domicile under
MSRRA in a different jurisdiction than one of the 50 states, the
District of Columbia, American Samoa, the Commonwealth of the
Northern Mariana Islands, Guam, Puerto Rico, or the U.S. Virgin
Islands.
Under MSRRA, the spouse of an active duty servicemember
(civilian spouse) may keep his or her prior residence or domicile for
tax purposes (tax residence) when accompanying the
servicemember spouse, who is relocating under military orders, to a
new military duty station in one of the 50 states, the District of
Columbia, or a U.S. commonwealth or possession. Before
relocating, both spouses must have had the same tax residence.
For example, if a civilian spouse is working in Puerto Rico but
properly claims tax residence in one of the 50 states under MSRRA,
his or her income from services wouldn’t be taxable income for
Puerto Rico tax purposes. Federal income taxes should be withheld
and submitted to the Internal Revenue Service. State and local
income taxes may need to be withheld and remitted to state and
local tax authorities. You should consult with state, local, or U.S.
possession tax authorities regarding your withholding obligations
under MSRRA.

Internet. You can access the IRS website 24 hours a day, 7 days a
week at IRS.gov to:
Download, view, and order tax forms, instructions, and
publications;
Research your tax questions online;
See answers to frequently asked tax questions;
Search publications online by topic or keyword;
View Internal Revenue Bulletins (IRBs) published in the last few
years;
Sign up to receive local and national tax news by email; and
View Tax Topics that provide you information on federal and
other tax information for residents of Puerto Rico. If you wish to see
these topics, visit IRS.gov/taxtopics. Look for “900” series topics,
which provide information for residents of Puerto Rico.
You can order forms, instructions, and publications at IRS.gov/
orderforms. For any other tax information, go to IRS.gov/uac/TaxLaw-Questions.
Do not file Forms W-3PR printed from IRS.gov with the
SSA. The SSA accepts only e-filed reports and the official
CAUTION red-ink versions (or approved substitute versions) of Form
W-3PR. For information about electronic filing, see Electronic filing
(e-file), later.

!

Severance payments. Severance payments are wages subject to
social security and Medicare taxes. As noted in section 15 of Pub.
15, Special Rules for Various Types of Services and Payments,
severance payments are also subject to Federal Unemployment Tax
Act (FUTA) tax.

Walk-in. You can visit our Taxpayer Assistance Center (TAC) in
Guaynabo at:

Information about state tax requirements for employers. If you
are an employer in the Commonwealth of Puerto Rico, contact the
Puerto Rico Department of the Treasury (Departamento de
Hacienda de Puerto Rico) by emailing
w2info@hacienda.gobierno.pr, calling 787-722-0216, or sending a
fax to 787-977-3806. Send any correspondence to:

City View Plaza II Bldg. 48
Carr. 165 km. 1.2
Guaynabo, P.R. 00968-8000
For general information regarding office hours, locations and
services provided, you may call 787-522-8660. The hours of
operation are Monday through Friday from 8:30 a.m. to 4:30 p.m.
-7-

Mail. You can send your order for forms, instructions, and
publications to the following address. You should receive a
response within 10 days after we receive your request.

If you use “Certified Mail” to file, change the ZIP code to

TIP “18769-0002.” If you use an IRS-approved private delivery

service, add “Attn: W-2 Process, 1150 E. Mountain Dr.” to
the address and change the ZIP code to “18702-7997.” See Pub. 15
for a list of IRS-approved private delivery services.

Internal Revenue Service
1201 N. Mitsubishi Motorway
Bloomington, IL 61705-6613

Don’t send cash, checks, money orders, or other forms
of payment with Forms 499R-2/W-2PR and W-3PR that
CAUTION you submit to the SSA. Employment tax forms (for
example, Form 941-PR, 943-PR, or 944(SP)) and remittances must
be sent to the IRS.

!

General Instructions for Form W-3PR
Purpose of form. Use Form W-3PR to transmit Form(s) 499R-2/
W-2PR to the SSA. Be sure to use Form W-3PR for the correct year
and also keep a copy of Form W-3PR for your records.

Shipping and mailing. Prepare and file Form(s) 499R-2/W-2PR
either alphabetically by employees’ last names or numerically by
employees’ social security numbers. Don’t staple or tape Form
W-3PR to Form(s) 499R-2/W-2PR or any Form(s) 499R-2/W-2PR to
each other. Don’t fold either of these forms; send them to the SSA in
a flat envelope. If you file more than one type of employment tax
form, please group Form(s) 499R-2/W-2PR of the same type with a
separate Form W-3PR for each same type and send them in
separate groups.

Don’t use these forms to report wages subject to U.S.
income tax withholding. Instead, use Form W-2 and Form
CAUTION W-3 to report U.S. income tax withheld as well as any other
applicable employment taxes. See the General Instructions for
Forms W-2 and W-3 for more information on how to report income
subject to U.S. income taxes.

!

Who must file Form W-3PR. Employers and other payers must file
Form W-3PR to transmit Form(s) 499R-2/W-2PR to the SSA.
Household employers. You must file a Form W-3PR even if
filing only one Form 499R-2/W-2PR for one household employee.
On Form W-3PR check the “Household” box in box a. For more
information, see Schedule H-PR (Form 1040-PR) and its separate
instructions. You must have an employer identification number
(EIN). See Box c: Employer identification number (EIN), later.

Electronic filing (e-file). The SSA encourages all employers to
e-file. E-filing can save you time and effort and helps ensure
accuracy. If you are required to file 250 or more Forms 499R-2/
W-2PR with SSA, you must e-file them. You may incur in a penalty if
you fail to e-file when required.

Who may sign Form W-3PR. A transmitter or sender (including a
service bureau, reporting agent, paying agent, or disbursing agent)
may sign Form W-3PR (or use its personal identification number
(PIN) on electronic filings) for the employer or payer only if the
sender satisfies both of the following.
It is authorized to sign by an agency agreement (whether oral,
written, or implied) that is valid under state law, and
It writes “For (name of payer)” next to the signature (paper
Form(s) W-3PR only).

Waiver from e-filing. You can request a waiver from filing
electronically by filing Form 8508, Request for Waiver From Filing
Information Returns Electronically. Submit Form 8508 to the IRS at
least 45 days before the due date of Form 499R-2/W-2PR. See
Form 8508 for filing information.
The SSA’s BSO website makes e-filing easy by providing two
ways to submit your Forms 499R-2/W-2PR and Forms W-3PR.
If you need to file 50 or fewer Forms 499R-2/W-2PR or 25 or
fewer Forms 499R-2c/W-2cPR at a time, you can use BSO to create
them online. BSO guides you through the process of creating Forms
499R-2/W-2PR or 499R-2c/W-2cPR, saving and printing them, and
submitting them to the SSA when you are ready. You don’t have to
wait until you have submitted Forms 499R-2/W-2PR or 499R-2c/
W-2cPR to the SSA before printing copies for your employees. BSO
generates Form W-3PR or W-3c PR automatically based on your
Forms 499R-2/W-2PR or 499R-2c/W-2cPR.
If you need to file more than 50 Forms 499R-2/W-2PR or more
than 25 Forms 499R-2c/W-2cPR, BSO’s file upload feature might be
the best e-filing method for your business or organization. To obtain
file format specifications, visit the SSA’s Employer W-2 Filing
Instructions & Information website at SSA.gov/employer, select
Publications & Forms and click on Specifications for Filing Forms
W-2 and W-2c Electronically (EFW2/EFW2C) and select the
appropriate document. This information is also available by calling
the SSA’s Employer Reporting Service Center at 1-800-772-6270
(toll free).

You are encouraged to file electronically with SSA even

TIP though you are filing fewer than 250 Forms 499R-2/W-2PR.

Use of a reporting agent or other third-party payroll service
provider doesn’t relieve an employer of the responsibility to
CAUTION ensure that Forms 499R-2/W-2PR are furnished to
employees and that Forms 499R-2/W-2PR and W-3PR are filed with
the SSA, correctly and on time.

!

If an authorized sender signs for the payer, the payer is still
responsible for filing with the SSA, when due, a correct and
complete Form W-3PR and related Form(s) 499R-2/W-2PR and is
subject to any penalties that result from not complying with these
requirements. Be sure that the payer’s name and employer
identification number (EIN) are the same as those used on Form
941-PR, Planilla para la Declaración Federal TRIMESTRAL del
Patrono; Form 943-PR, Planilla para la Declaración Anual de la
Contribución Federal del Patrono de Empleados Agrícolas; Form
944(SP), Declaración Federal ANUAL de Impuestos del Patrono o
Empleador; or Schedule H-PR (Form 1040-PR), Contribuciones
sobre el Empleo de Empleados Domésticos, filed by or for the
employer.

!

When to file. Regarless of whether you file on paper or
electronically, you must file Form 499R-2/W-2PR along with Form
W-3PR with the SSA by January 31, 2018. You may owe a penalty
for each Form 499R-2/W-2PR you file late.

If you file electronically, don’t file the same paper
forms.

CAUTION

For more information on electronic filing of Forms 499R-2/W-2PR
and Forms W-3PR with the SSA, visit the SSA’s Employer W-2
Filing Instructions & Information website at SSA.gov/employer.

Note. Contact the Puerto Rico Department of Treasury to obtain the
filing dates for Puerto Rican information returns.

The SSA’s BSO e-filing system is an independent system
from the electronic filing program offered by the Treasury
CAUTION Department of Puerto Rico for employers and withholding
agents. For more information on filing information returns
electronically using the Treasury Department of Puerto Rico’s
electronic filing system, visit hacienda.gobierno.pr.

!

Where to file paper forms. Send Form 499R-2/W-2PR with the
entire page of Form W-3PR to:
Social Security Administration
Direct Operations Center
Wilkes-Barre, PA 18769-0001

Making corrections. Use Form W-3c PR, Transmittal of Corrected
Wage and Tax Statements, to transmit Form(s) 499R-2c/W-2cPR,
-8-

Medicare employees only. Check this box if you are a
government agency with employees subject only to the Medicare
tax.

Corrected Withholding Statement, or to make corrections to a
previously filed Form W-3PR. For more details on how to correct a
Form W-3PR using Form W-3c PR, see the Instructions for Form
W-3c PR separately.

Box b: Total number of attached Forms 499R-2/W-2PR. Enter
the number of completed individual Form(s) 499R-2/W-2PR you are
sending with this Form W-3PR. Don’t count void Forms 499R-2/
W-2PR.

Specific Instructions
Certain laws enacted in Puerto Rico that provide
exemptions from Puerto Rico state income taxes don’t apply
CAUTION for purposes of U.S. federal income tax as well as U.S.
federal employment taxes. These exemptions can’t be considered
when completing U.S. federal individual and employment tax
returns.

Box c: Employer identification number (EIN). Enter the
nine-digit number assigned to you by the IRS. This should be
formatted as 00-0000000. The EIN you enter must be the same
number you used on Form 941-PR, 943-PR, 944(SP), or
Schedule H-PR (Form 1040-PR). Don’t use a prior owner’s EIN.
If you don’t have an EIN when filing Form W-3PR, enter “Applied
For” in box c, not your social security number (SSN). You can get an
EIN by applying online at IRS.gov or by faxing or mailing Form SS-4,
Application for Employer Identification Number, to the IRS.

!

Form W-3PR is read by machines, so please type entries, if
possible, or print as dark as possible. Send the entire page of Form
W-3PR with Form(s) 499R-2/W-2PR. Make all dollar entries without
the dollar sign ($) and comma, but don’t omit the decimal point
(00000.00).

Boxes d and e: Employer’s name and address. Enter the
employer’s name, street address, city, state, and ZIP code.

Amounts reported on related employment forms (for

Box f: Other EIN used this year. If you have used an EIN
(including a prior owner’s EIN) on Form 941-PR, 943-PR, or 944(SP)
submitted for 2017 that is different from the EIN reported in box c on
Form W-3PR, enter the other EIN used. Agents generally report the
employer’s EIN in box f. If an agent is reporting for more than one
employer, leave box f blank.

TIP example, Form 499R-2/W-2PR, Form 941-PR, Form

943-PR, Form 944(SP), or Schedule H-PR (Form 1040-PR))
should agree with the amounts reported in the pertinent boxes of the
Form W-3PR. If there are any differences, you may be contacted by
the IRS and SSA. Retain your reconciliation information for future
reference. See Reconciling Form(s) 499R-2/W-2PR, W-3PR,
941-PR, 943-PR, 944(SP), and Schedule H-PR (Form 1040-PR),
later.

Contact person, telephone number, fax number, and email address. Enter this information for use by the SSA if any questions
arise during processing. The name of a contact person must be
provided in case there are any questions in regard to the form during
processing. The employer’s phone number, fax number, and email
address need to be provided.

Box a: Kind of payer. Check the box that applies. Check only one
box (see 3rd-party sick pay, later, for an exception). If more than one
box applies (except for “Third-party sick pay”), send each type of
Form 499R-2/W-2PR with a separate Form W-3PR.
941-PR. Check this box if you file Form 941-PR and no other
category (except “Third-party sick pay”) applies. A church or church
organization should check this box even if it isn’t required to file
Form 941-PR or Form 944(SP). You would also check this box if in
2017 you timely notify the IRS of filing Form 941-PR for the first time
instead of Form 944(SP). For more information in regard to this,
refer to the Instructions for Form 941-PR or the Instructions for Form
944(SP). For businesses that pay U.S. source income, if you file
Form 941, you must mark the checkbox for “941” in box b of Form
W-3 and not use Form W-3PR, which is only used for reporting
income from sources in Puerto Rico.
943-PR. Check this box if you are an agricultural employer and
file Form 943-PR and you are sending Form(s) 499R-2/W-2PR for
agricultural employees. For nonagricultural employees, send their
Form(s) 499R-2/W-2PR with a separate Form W-3PR, checking the
appropriate box. For businesses that pay U.S. source income, if you
file Form 943, you must mark the checkbox for “943” in box b of
Form W-3 and not use Form W-3PR, which is only used for reporting
income from sources in Puerto Rico.
944(SP). Check this box if you file Form 944(SP) and no other
category (except “Third-party sick pay”) applies. For businesses that
pay U.S. source income, if you file Form 944, you must mark the
checkbox for “944” in box b of Form W-3 and not use Form W-3PR,
which is only used for reporting income from sources in Puerto Rico.
Household. Check this box if you are a household employer
sending Form(s) 499R-2/W-2PR for household employees, and you
didn’t include the household employee’s taxes on Form 941-PR,
Form 943-PR, or Form 944(SP).
3rd-party sick pay. Check this box if you are a third-party payer
of sick pay (or are reporting sick pay payments made by a third
party) filing Form(s) 499R-2/W-2PR with third-party sick pay
reported in box 7 (“Wages”). Don’t check this box if the third-party
payer is filing Form(s) 499R-2/W-2PR and you are only filing a recap
form (on Form 8922, see Pub. 15-A for more details). If more than
one box applies (for example, this box and the Form 941-PR box),
check both boxes and file a single Form W-3PR for the regular and
third-party sick pay Form(s) 499R-2/W-2PR.

!

Payroll service providers enter your client’s information for
these fields.

CAUTION

Boxes 1–4 and 6–16. Enter the amounts from the corresponding
totals from the Form(s) 499R-2/W-2PR you are sending with this
Form W-3PR.
Box 13. Apart from the Medicare tax withheld, also include in this
box the total amount of Additional Medicare Tax withheld, if any. For
more information about the Additional Medicare Tax, go to IRS.gov
and enter “Additional Medicare Tax” in the search box.

Reconciling Form(s) 499R-2/W-2PR, W-3PR,
941-PR, 943-PR, 944(SP), and Schedule H-PR
(Form 1040-PR)

Reconcile the amounts shown in boxes 10, 12a, and 14 from all
2017 Forms W-3PR with their corresponding amounts from the
yearly totals of the quarterly Forms 941-PR, or annual Forms
943-PR, 944(SP), and Schedule H-PR (Form 1040-PR). When there
are discrepancies between amounts reported on Form(s) 499R-2/
W-2PR and W-3PR filed with the SSA and Forms 941-PR, 943-PR,
944(SP), and Schedule H-PR (Form 1040-PR) filed with the IRS,
you will be contacted to resolve the discrepancies.
Reducing discrepancies between amounts reported on
Forms 499R-2/W-2PR and W-3PR, and Forms 941-PR, 943-PR,
944(SP), and Schedule H-PR (Form 1040-PR):
Be sure that the amounts on Form W-3PR for 2017 are the total
amounts from Form(s) 499R-2/W-2PR.
Reconcile Form W-3PR with your four quarterly Forms 941-PR
(or annual Forms 943-PR, 944(SP), and Schedule H-PR (Form
1040-PR)) by comparing amounts reported for:
1. Social security wages, Medicare wages and tips, and social
security tips (boxes 10, 12a, and 14). Form W-3PR should include
Form 941-PR or Forms 943-PR, 944(SP), or Schedule H-PR (Form
1040-PR) adjustments only for the current year. You can't report on
the current year Form W-3PR adjustments from Forms 941-PR,
943-PR, 944(SP), or Schedule H-PR (Form 1040-PR) that include
adjustment amounts for a prior year.
-9-

2. Social security and Medicare taxes (boxes 11 and 13). The
amounts shown on the four quarterly Forms 941-PR (or annual Form
943-PR, Form 944(SP), or Schedule H-PR (Form 1040-PR)),
including current year adjustments, should be approximately twice
the amounts shown on Form W-3PR.

form or its instructions must be retained as long as their contents
may become material in the administration of any Internal Revenue
law.
Generally, tax returns and return information are confidential, as
required in section 6103. However, section 6103 allows or requires
the IRS to disclose or give the information shown on your tax return
to others as described in the Code. For example, we may disclose
your tax information to the Department of Justice for civil and/or
criminal litigation, and to cities, states, the District of Columbia, and
U.S. commonwealths and possessions for use in administering their
tax laws. We may also disclose this information to other countries
under a tax treaty, to federal and state agencies to enforce federal
nontax criminal laws, or to federal law enforcement and intelligence
agencies to combat terrorism.

Amounts reported on Form(s) 499R-2/W-2PR, W-3PR, 941-PR,
943-PR, 944(SP), and Schedule H-PR (Form 1040-PR) may not
match for valid reasons. If the amounts don’t match, you should
determine that the reasons are valid. Keep your reconciliation in
case there are inquiries from the IRS or the SSA.
Privacy Act and Paperwork Reduction Act Notice. We ask for
the information on Form W-3PR to carry out the Internal Revenue
laws of the United States. We need it to figure and collect the right
amount of tax. Section 6051 of the Internal Revenue Code and its
regulations require you to furnish wage and tax statements to
employees, the Social Security Administration, and the Internal
Revenue Service. Section 6109 of the Code requires you to provide
your employer identification number (EIN). Failure to provide this
information in a timely manner, or providing false or fraudulent
information, may subject you to penalties.

The time needed to complete and file this form will vary
depending on individual circumstances. The estimated average time
is 27 minutes. If you have comments concerning the accuracy of this
time estimate or suggestions for making this form simpler, we would
be happy to hear from you. You can send your comments to the
Internal Revenue Service, Tax Forms and Publications Division,
1111 Constitution Ave. NW, IR-6526, Washington, DC 20224. Don’t
send Form(s) 499R-2/W-2PR or W-3PR to this address. Instead,
see Where to file paper forms, earlier.

You are not required to provide the information requested on a
form that is subject to the Paperwork Reduction Act unless the form
displays a valid OMB control number. Books or records relating to a

-10-