FAQ Bat Electronic Reporting Spreadsheet

Frequently Asked Questions about Use of Standardized Spreadsheets for Reporting Bat Survey Data 
Collected under ESA Section 10(A)(1)(a) Permits 
Q1:  Why did the Service decide to implement electronic permit reporting for bat data?  Will similar 
spreadsheets be implemented for other federally listed taxa in the future? 
A1:  Reporting bat survey data using our standardized spreadsheets allows us to efficiently validate 
and collate data, which will help us conduct more comprehensive and timely data analyses and 
ultimately allow us to make better­informed decisions.  We are starting this new permit reporting 
approach with bats, but we may take a similar approach with other federally listed taxonomic groups 
(e.g., freshwater mussels). 
Q2: Why is there a different reporting spreadsheet for each region?  
A2: Region­specific spreadsheets  reduce errors by limiting data entry options to specific regional 
values and automating some error checking. The spreadsheets look identical, but differ in the options 
provided in the drop­down menus, which allows for  state, county, species name and location 
coordinate checking. For example, you can add a survey in Minnesota in the Region 3 spreadsheet, 
but attempting to add a survey in Vermont would result in an error. In the Region 5 spreadsheet, a 
survey can occur in Vermont, but a Minnesota survey would result in an error. Although each Service 
region has a different spreadsheet, the format and information required in each is the same.  
Q3: ​How do I know which region’s reporting form to use? Does it depend on where the work is 
conducted or which region issued my permit? 
A3: The correct reporting spreadsheet you use is determined by where you are doing your survey. So 
a survey done in Region 3 should be reported using a Region 3 spreadsheet, even if the survey was 
done under a permit issued by Region 4. Using the wrong spreadsheet should generate error 
messages, so it should be quickly apparent if you are using an incorrect sheet. A map of Service 
regions is available online at www.fws.gov/where 
Q4:  Is there a goal to have a single range­wide reporting spreadsheet ­ rather than regional 
spreadsheets?  A range­wide sheet could make reporting easier for surveyors who work in several 
regions. 
A4: At present, each Service region has a different permit reporting spreadsheet (see explanation 
above). A single spreadsheet would reduce the amount of error checking that could be done during 
data entry. However, the information required in each of the regional sheets is the same, and the use 
of each sheet is the same. But in the future we may try to design a single sheet. 
Q5:  Will this spreadsheet be used as the the annual report that is required by the permit? 
A5: No. Annual reports, as described in permit terms and conditions, are still required. Submission of a 
completed spreadsheet does not mean a surveyor does not have to submit a written annual report ­ 

Last Revision July 13, 2016 

this is also stated in the spreadsheet instructions.  The spreadsheet standardizes the format of some 
of the data required to be provided in annual reports, but is ​not​ a substitute for the full report. 
Q6: Why does the spreadsheet not allow surveyors to distinguish net height? Typically field data sheets 
allow for the investigator to enter whether the net set is a single­high (1x), double­high (2X), or 
triple­high (3).  If you treat all of these as a single net in your data sheet, then you wouldn't be able to 
use the data to get capture rate per level of unit effort, which is typically by square meter of open net 
per hour. It might valuable to compare data of single, double, or triple high. 
A6: Most bat surveyors will be capturing that information on their data sheets, but flight corridors can 
vary substantially, so the single, double, and triple may not be appropriate units of effort. We may 
revisit this question in more depth in the future. This is a pilot version of the spreadsheet and it will be 
refined in future years. 
Q7:  If we are not conducting presence/absence surveys, do we need to report the acoustic data by 
night? On many of our projects, we will collect acoustic data from 30 to 100+ nights. In this case, it 
may be less time­consuming to report these data by season, rather than on a nightly basis. 
A7: We prefer that you report data using the data spreadsheets as designed. This best serves the goal 
of allowing for compilation of multiple datasets for analysis. Incorporating “seasonal” reporting into 
the current sheet would create a mismatch of data types that would reduce the effectiveness of the 
spreadsheet. We also believe there is value to understanding how the composition of bat calls 
changes throughout a season. This information will be unavailable if data are reported only by season. 
But we do not wish to unnecessarily burden surveyors that wish to contribute data. ​If you are not 
working under a permit that requires nightly reporting​, we request you at least provide nightly data 
on listed species. If you would like to submit acoustic data, are not working under a permit that 
requires nightly reporting, and believe using this spreadsheet will be overly burdensome for reporting, 
please contact the field office where you will be doing the work to discuss alternative reporting 
options. 
Q8:  Will the Service notify federal permit holders when an updated version of the spreadsheet has 
been posted on the website?  If not, then how often should we check the website for new versions of 
the spreadsheet?   
A8:  No, we will not be notifying permit holders of mid­season updates. While we do not anticipate 
changing the spreadsheet frequently, this is a pilot project and we do anticipate that we may find 
some errors in the sheet (see KNOWN ISSUES below). We will post new versions to the website as we 
create them, but this is likely to be no more frequent than once a month. We expect most errors will 
be in the background, and have little impact to most users. For that reason, for the 2016 pilot season, 
we will accept data in any of the 2016 versions of the spreadsheets. In future years, we expect only 
one version will be posted per year. If you find a particular bug and report it, we will notify you when 
a version correcting that bug has been posted.  

Last Revision July 13, 2016 

Q9:  Has the Service coordinated its new electronic permit reporting spreadsheet with its State agency 
counterparts?  If so, has there been an effort to reduce redundancy in having to annually report similar 
or identical bat data to the Service and state agencies? 
A9: We have shared our new permit reporting approach with our state counterparts.  The Service is 
seeking  ways to reduce redundancies with state partners, although efforts are in an early stage. 
Provided that the implementation of our new electronic reporting approach proves successful, we are 
willing to explore potential streamlining opportunities with other permitting agencies.   
Q10:  Will the Service be sharing bata data that permittees submit with the USGS’ North American Bat 
Monitoring Program (NABat) and/or its Bat Population Database (BPD) or should federal permittees 
plan to submit their data independently? 
A10:  The Service has contacted and had some preliminary discussions with USGS staff regarding these 
continent­wide databases. An interagency data­sharing arrangement has not yet been put in place, 
although we do anticipate that data reported under permits will contribute to these databases in the 
future.  In the interim, if you wish to provide data to these databases, we suggest that you do so 
individually. 

KNOWN ISSUES 
It is inevitable in an endeavor such as this that issues will be discovered along the way. Below is a 
table of identified issues and how to resolve them.  
Spreadsheet 
version 
1 

1 

Issue 
Capture Data worksheet​: when using the 
abbreviated data entry section entering “u” or 
“U” for unknown sex or reproductive status is 
not working properly.  

Capture Data worksheet​: Beginning at line 270 
species codes entered into the abbreviated 
data entry section do not automatically 
populate the “Scientific name” column.   

Last Revision July 13, 2016 

Fix 
Use the Drop­down data entry 
section to enter any 
observations where 
“unknown” is needed.   

Fixed in version 2.  
Option 1:​ Use the drop­down 
data entry section to select the 
correct scientific name. 
Option 2: ​If a project captures 
more than 266 bats, break up 
the data over multiple 
spreadsheets.  

Fixed in version 2.