PTA-Contact Lists

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, pia@dhs.gov
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: April 25, 2008 
Page 1 of 8 
PRIVACY THRESHOLD ANALYSIS (PTA) 

CONTACT LISTS 
This form is used to determine whether 
a Privacy Impact Assessment is required. 

Please use the attached form to determine whether a Privacy Impact Assessment (PIA) is required under 
the E‐Government Act of 2002 and the Homeland Security Act of 2002.   
Please complete this form and send it to the DHS Privacy Office: 

Rebecca J. Richards 
Director of Privacy Compliance 
The Privacy Office 
U.S. Department of Homeland Security 
Washington, DC 20528 
Tel: 703‐235‐0780 
Fax: 703‐235‐0442 

PIA@dhs.gov 

Upon receipt, the DHS Privacy Office will review this form. If a PIA is required, the DHS Privacy Office 
will send you a copy of the Official Privacy Impact Assessment Guide and accompanying Template to 
complete and return. 
A copy of the Guide and Template is available on the DHS Privacy Office website, www.dhs.gov/privacy, 
on DHSOnline and directly from the DHS Privacy Office via email: pia@dhs.gov, phone: 703‐235‐0780, 
and fax: 703‐235‐0442. 

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, pia@dhs.gov
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: April 25, 2008 
Page 2 of 8 
PRIVACY THRESHOLD ANALYSIS (PTA) 
Please complete this form and send it to the DHS Privacy Office. 
Upon receipt, the DHS Privacy Office will review this form  
and may request additional information. 
SUMMARY INFORMATION 

DATE submitted for review: April 9, 2009 
NAME of Project: Pipeline Security Guidelines 

Name of Component: Transportation Security Administration 

Name of Project Manager: James Sharp 

Email for Project Manager: james.sharp@dhs.gov  

Phone number for Project Manger: 571‐227‐2179 

TYPE of Project: 

  Information Technology and/or System ∗

  A Notice of Proposed Rule Making or a Final Rule. 

  Other:  

∗

The E‐Government Act of 2002 defines these terms by reference to the definition sections of Titles 40 and 
44 of the United States Code. The following is a summary of those definitions: 
•“Information  Technology”  means  any  equipment  or  interconnected  system  or  subsystem  of 
equipment,  used  in  the  automatic  acquisition,  storage,  manipulation,  management,  movement, 
control,  display,  switching,  interchange,  transmission,  or  reception  of  data  or  information.  See  40 
U.S.C. § 11101(6). 
•“Information System” means a discrete set of information resources organized for the collection, 
processing, maintenance, use, sharing, dissemination, or disposition of information. See: 44. U.S.C. § 
3502(8). 
Note,  for  purposes  of  this  form,  there  is  no  distinction  made  between  national  security  systems  or 
technologies/systems  managed  by  contractors.  All  technologies/systems  should  be  initially  reviewed 
for potential privacy impact.

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, pia@dhs.gov
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: April 25, 2008 
Page 3 of 8 

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, pia@dhs.gov
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: April 25, 2008 
Page 4 of 8 
SPECIFIC QUESTIONS 
1.

Describe the project and its purpose: 
As  part  of  the  Pipeline  Security  Guidelines,  TSA  recommends  that  each  pipeline 
operator  establish  and  implement  a  risk‐based  plan  to  address  and  document  the 
organization’s  policies  and  procedures  for  managing  security  related  threats, 
incidents, and responses. As part of this plan, operators are recommended to provide 
TSA with the 24/7 contact information of the primary and alternate security manager, 
and  the  telephone  number  of  the  company’s  security  operations  or  control  center.  
TSA will use this information to contact company in the event of a change in security 
threat indicators and/or incident involving the pipeline. 
The  information  is  collected  on  a  voluntary  basis  from  pipeline  operators  and  not 
from individuals directly.    

2.

Status of Project: 
 This is a new development effort. 
 This an existing project. 
Date first developed:            
Date last updated:            

3.

Could the project relate in any way to an individual? ∗  
 No. 
 Yes. Please provide a general description, below. 
phone number 
email address 

4.

∗

What information about individuals could be collected, generated or retained? 

Projects can relate to individuals in a number of ways. For example, a project may include a camera for 
the purpose of watching a physical location. Individuals may walk past the camera and images of those 
individuals may be recorded. Projects could also relate to individuals in more subtle ways. For example, a 
project  that  is  focused  on  detecting  radioactivity  levels  may  be  sensitive  enough  to  detect  whether  an 
individual received chemotherapy.

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, pia@dhs.gov
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: April 25, 2008 
Page 5 of 8 
It  is  intended  that  individuals  provide  corporate  issued  contact  information 
(company  issued  phone/cell/email),  however  some  organizations  may  provide 
personal contact information (personal phone/cell/email) to provide 24/7 coverage. 
5.

With whom could the information be shared? 
Information will be used by TSA employees and contractors supporting Pipeline 
initiatives.  Information is stored in a password protected Excel spreadsheet stored on 
user desktops and/or TSA network drive. 

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, pia@dhs.gov
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: April 25, 2008 
Page 6 of 8 
6.

Is the contact information limited to non‐sensitive personally identifiable information?  An 
example of sensitive personally identifiable information is the social security number or date of 
birth. 
 Yes. 
 No. 

7.

Are program or project user access controls in place governing who may view or access the 
contact information?  
 Yes. 

8.

 No. The contact information must not be universally accessible. 
Is the contact information only being used for the purpose for which it originally was 
collected, i.e., to contact individuals?  
 Yes. 
 No.  Any additional sharing or use will require a separate PIA. 

9.

Has an Authority to Operate from the Chief Information Security Officer been granted to the 
program or project that the document or database which stores the contact information?   
 No. 
 Yes. Please indicate the determinations for each of the following: 
Confidentiality: 

Integrity: 

Availability: 

 Low 

 Moderate 

 High 

 Undefined 

 Low 

 Moderate 

 High 

 Undefined 

 Low 

 Moderate 

 High 

 Undefined 

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, pia@dhs.gov
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: April 25, 2008 
Page 7 of 8 
PRIVACY THRESHOLD REVIEW 
(To be Completed by the DHS Privacy Office) 

DATE reviewed by the DHS Privacy Office: April 14, 2009 

NAME  of  the  DHS  Privacy  Office  Reviewer:  Nathan  Coleman,  Acting  Director,  Privacy 
Compliance 

DESIGNATION: 
  This  is  NOT  a  Privacy  Sensitive  System  –  the  system  contains  no  Personally  Identifiable 
Information. 
 This IS a Privacy Sensitive System 
Category of System 
 IT System 
 National Security System 
 Legacy System 
 HR System 
 Rule 
 Other:            
Determination 
 PTA sufficient at this time 
 Privacy compliance documentation determination in progress 
 PIA is not required at this time 
 A PIA is required 

  System  covered  by  existing  PIA:  Department  of  Homeland  Security 
General Contact Lists 

 A new PIA is required.   
 A PIA Update is required.   
 A SORN is required  

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, pia@dhs.gov
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: April 25, 2008 
Page 8 of 8 

  System  covered  by  existing  SORN:  Department  of  Homeland  Security 
(DHS)  Mailing  and  Other  Lists  System  DHS/ALL‐002,  November  25,  2008,  73  FR 
71659 

 A new SORN is required. 

DHS PRIVACY OFFICE COMMENTS