Wage and Tax Statements W-2/W-3 series

2013

Department of the Treasury
Internal Revenue Service

Instrucciones para el
Formulario W-3PR
(Instructions for Form
W-3PR)
Informe de Comprobantes de Retención
(Transmittal of Withholding Statements)
Las secciones a las cuales se hace referencia abajo corresponden
al Código Federal de Impuestos Internos a menos que se indique de
otra manera.

Qué Hay de Nuevo
Contribución adicional del Medicare. A partir del 1º de enero de
2013, el patrono está requerido a retener 0.9% de contribución
adicional al seguro Medicare en los sueldos de acuerdo a la Federal
Insurance Contributions Act (Ley de Contribuciones Federales al
Seguro Social y al Medicare o FICA, por sus siglas en inglés)
pagado a un empleado en exceso de $200,000 en un año natural,
sin respecto al estado civil para efectos de la declaración del
empleado. No hay aportación similar de parte del patrono de la
contribución adicional al seguro Medicare (Additional Medicare tax)
en inglés. Vea el encasillado 13, Contribución Medicare Retenida
(Medicare Tax Withheld). También vea las disposiciones de la Ley
de Cuidado de Salud a Costo Asequible en la página IRS.gov.
Retención contributiva de Seguro Social del empleado. La
tasa de la retención (sólo para empleados) de la contribución al
Seguro Social se restauró a 6.2% para sueldos pagados
comenzando en 2013. Vea el encasillado 11, Contribución al
Seguro Social Retenida.

Recordatorios
El Formulario 944-PR ha sido descontinuado. A partir del año
contributivo 2012, los patronos que anteriormente presentaban el
Formulario 944-PR continuarían presentando anualmente el
Formulario 944(SP), Declaración Federal ANUAL de Impuestos del
Patrono o Empleador, el equivalente en español del Formulario 944.
Para más información, vea las instrucciones del Formulario 944(SP)
del año 2012.
Todas las referencias al Formulario 944-PR se han
conservado. Las referencias a líneas específicas en el
´
PRECAUCION
Formulario 944-PR también se aplican al Formulario
944(SP).

!

Cambio de dirección. Comenzando en el 2012, los patronos
deben reportar el cambio de dirección en el Formulario 8822-B,
Change of Address-Business (Cambio de dirección-negocios), en
inglès, además de informarle al Departamento de Hacienda de
Puerto Rico.
Extención automática para personas que radican electrónicamente. Recibe una extención automáticamente cuando radica sus
Formularios 499-R2/W-2PR por medio electrónico. La fecha de
vencimiento para radicar los Formularios 499-R2/W-2PR de 2013
electrónicamente se extiende al 31 de marzo del año 2014. Para
información sobre cómo radicar electrónicamente, vea Radicación
electrónica, más adelante.
Servicios para negocios por Internet (BSO). La SSA ha
ampliado el sitio web seguro de BSO para facilitar en su registración
y navegación. Para tener acceso a los servicios de Business
Services Online (Servicios para negocios por Internet o BSO, por
Dec 29, 2012

sus siglas en inglés), visite el sitio web de la SSA,
www.socialsecurity.gov/employer, en inglés. Pulse sobre el enlace
Business Services Online (Servicios para negocios por Internet)
para obtener información sobre ciertas publicaciones del IRS y de la
SSA y temas generales acerca de la declaración anual de sueldos y
salarios y utilizar otros servicios ofrecidos por la SSA a los patronos.
Si tiene dificultad con alguno de los servicios de BSO, llame a la
SSA al 1-888-772-2970.
Para obtener información adicional sobre estos temas, consulte
al Departamento de Hacienda de Puerto Rico visitando su sitio web,
www.hacienda.gobierno.pr en “Colecturía Virtual” donde puede
enviar un correo electrónico a w2Info@hacienda.gobierno.pr.
También puede llamar al 787-722-0216 o enviar un fax al
787-977-3806.
Formulario 944(SP). Marque en el recuadro “944(SP)” del
encasillado a del Formulario W-3PR si radicó el Formulario 944(SP),
Declaración Federal ANUAL de Impuestos del Patrono o
Empleador. Para los negocios estadounidenses, si declara el
Formulario 944(SP), tiene que marcar el recuadro “944” del
encasillado b del Formulario W-3, en inglés, y no el Formulario
W-3PR, que sólo se utiliza en Puerto Rico.
Acontecimientos futuros. El IRS ha creado una página en
IRS.gov para información sobre el Formulario W-3PR y sus
Instrucciones por separado. Información sobre los últimos
acontecimientos que afectan al Formulario W-3PR y sus
Instrucciones (como legislación aprobada después de que el
formulario haya sido publicado) será publicado por medio de la
página www.irs.gov/w3pr.
La Ley de Alivio de Residencia para Cónyuges de Militares,
Military Spouses Residency Relief Act (MSRRA). Quizás será
requerido a reportar los sueldos y contribuciones en un formulario
distinto al formulario que generalmente usa si un empleado reclama
su residencia o domicilio bajo la Ley de MSRRA en una jurisdicción
diferente en uno de los cincuenta estados estadounidenses, el
Distrito de Columbia, la Samoa Estadounidense, los estados libres
asociados de las Islas Marianas del Norte, Puerto Rico, o las Islas
Vírgenes estadounidenses.
Bajo la Ley de MSRRA, el cónyuge de un miembro activo de
servicio (cónyuge civil) puede mantener su residencia o domicilio
anterior para propósitos contributivos (residencia tributaria) cuando
acompaña al cónyuge que es miembro del servicio militar y se
traslada bajo órdenes militares, a una nueva estación militar en uno
de los estados de los Estados Unidos, el Distrito de Columbia o una
posesión estadounidense. Antes de mudarse nuevamente, ambos
tienen que haber tenido la misma residencia tributaria.
Por ejemplo, si un cónyuge civil trabaja en Puerto Rico pero
reclama de manera apropiada su residencia tributaria en uno de los
cincuenta estados estadounidenses bajo la Ley de MSRRA, su
ingreso de servicios no sería ingreso tributable para propósitos
tributables de Puerto Rico. Se deben retener impuestos federales
de ingreso y remitir al IRS. Impuestos locales y estatales podrían ser
retenidos y remitidos al estado o a la autoridad contributiva. Debe
consultar con las autoridades contributivas locales, estatales o de

Cat. No. 26400E

una posesión estadounidense sobre su retención obligatoria bajo la
Ley de MSRRA.

Formularios, instrucciones y publicaciones de contribuciones del
año en curso.
Formularios, instrucciones y publicaciones de contribuciones de
años anteriores.
Tax Map (Mapa Tributario): una herramienta para las búsquedas
electrónicas y encontrar ayuda.
Preguntas sobre leyes tributarias que se hacen con frecuencia.
Tax Topics (Temas Tributarios) del sistema telefónico de
respuestas del IRS.
El Código Federal de Rentas Internas—Título 26 del Código de
los Estados Unidos.
Opciones para completar, imprimir y guardar (archivar) para la
mayoría de los formularios de contribuciones.
Internal Revenue Bulletins (Boletines del IRS).
Apoyo técnico telefónico gratuito y por correo electrónico (email).
Disponibilidad— dos veces al año:
Primera edición – a principios de enero de 2013
Reimpresión final – a principios de marzo de 2013

Aviso a los patronos del Estado Libre Asociado de Puerto Rico. Si es un patrono del Estado Libre Asociado de Puerto Rico,
comuníquese con el Departamento de Hacienda de Puerto Rico,
llamando al 787-722-0216 o envíe un fax al 787-977-3806. El
horario para las oficinas en San Juan es de lunes a viernes de 8:00
a.m. a 4:00 p.m. Puede enviar correspondencia a la dirección postal
de: P.O. Box 9024140, San Juan, P.R. 00902-4140, que es el
Centro de Llamadas y Correspondencia.
El Centro de Representantes de San Juan está ubicado en el
Edificio Intendente Ramírez, #10 Paseo Covadonga, Piso 2, Oficina
211, San Juan, P.R. 00902. También visite nuestro Centro de Ayuda
al Contribuyente (TAC, por sus siglas en inglés) de San Juan en el
Piso 1, Oficina 101 en San Juan, P.R. en dicho edificio del Centro
de Representantes. Para obtener una cita, tiene que llamar al
número 787-722-0216 o enviar un fax al 787-725-0183. La oficina
del Centro de Ayuda al Contribuyente localizada antes en San
Patricio en Guaynabo, PR, ahora está situado en City View Plaza II
Bldg. 48 Carr 165 km. 1.2 Guaynabo, PR 00968-8000 y ofrece
una mejor localización con amplio estacionamiento y más espacio
para servir mejor al público.El horario para las oficinas en Bayamón,
Caguas, Mayagüez y Ponce es de lunes a viernes de 8:00 a.m. a
3:00 p.m.

Compre el DVD del National Technical Information Service (Servicio
Nacional de Información Técnica o NTIS, por sus siglas en inglés)
en la página web www.irs.gov/cdorders por $30 (que incluye cargos
de envío) o llame gratis al 1-877-233-6767 para comprar el DVD por
$30 (más $6 por cargos de tramitación).

¿Necesita Ayuda?

Por correo. Si desea solicitar formularios, instrucciones y
publicaciones, envíe su solicitud a la dirección siguiente. Deberá
recibir el material solicitado en un período de 10 días después de
que recibamos su solicitud.

Si desea información sobre cómo obtener formularios y
publicaciones, vea la Pub. 179 (Circular PR), Guía Contributiva
Federal para Patronos Puertorriqueños.
Información de la contribución patronal sobre la nómina.
Información detallada de la contribución patronal sobre la nómina se
encuentra en los siguientes productos:
Pub. 179 (Circular PR), Guía Contributiva Federal para Patronos
Puertorriqueños,
Pub. 15-A, Employer's Supplemental Tax Guide (Guía
contributiva suplementaria del patrono), en inglés,
Pub. 15-B, Employer's Tax Guide to Fringe Benefits (Guía
contributiva del patrono que paga beneficios marginales), en inglés,
Pub. 51 (Circular A), Agricultural Employer's Tax Guide (Guía
contributiva del patrono agrícola), en inglés,
Pub. 926, Household Employer's Tax Guide (Guía contributiva
para patronos de empleados domésticos), en inglés y
Anexo H-PR (Formulario 1040-PR), Contribuciones Sobre el
Empleo de Empleados Domésticos.
También puede llamar al Servicio de Rentas Internas (IRS, por
sus siglas en inglés) para hacer preguntas sobre la contribución
sobre la nómina. Llame al 1-800-829-4933 o visite el sitio web
www.irs.gov/espanol del IRS e ingrese “patronos” en el recuadro
“Search” (Buscar).

Internal Revenue Service
1201 N. Mitsubishi Motorway
Bloomington, IL 61705-6613
Por teléfono y en persona. Llame al 1-800-829-3676 para pedir
formularios, instrucciones y publicacions del año en curso. También
puede obtener la mayoría de los formularios y publicaciones en su
oficina local del IRS.

Instrucciones Generales para el
Formulario W-3PR
Propósito del formulario. Se usa el Formulario W-3PR para
enviar el Original de los Formularios 499R-2/W-2PR a la SSA.
Asegúrese de llenar un Formulario W-3PR para el año correcto y de
guardar una copia del Formulario W-3PR en su documentación.
Quién tiene que radicar el Formulario W-3PR. Los patronos y
otros pagadores tienen que radicar el Formulario W-3PR para enviar
los Formularios 499R-2/W-2PR a la SSA.
Un patrono de empleados domésticos tiene que radicar un
Formulario W-3PR aun si radica un solo Formulario
499R-2/W-2PR para un solo empleado doméstico. Marque el
recuadro “Doméstico” en el encasillado a del Formulario W-3PR.
Para más información, vea el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR) y
las Instrucciones por separado. Tiene que tener un número de
identificación (EIN). Vea Encasillado c: Número de identificación
patronal (EIN), más adelante.

Cómo Obtener Formularios y
Publicaciones
Internet. Puede acceder el sitio web del IRS, los 7 días de la
semana, las 24 horas al día, IRS.gov/espanol, para:
Descargar (bajar), ver y solicitar formularios, instrucciones y
publicaciones;
Ver repuestas sobre preguntas tributarias que se hacen con
frecuencia;
Buscar información en línea para sus preguntas sobre
contribuciones;
Hacer búsquedas de publicaciones por tema de interés o por
palabra clave;
Enviar sus comentarios o solicitar ayuda por medio de correo
electrónico; y
Inscribirse para recibir noticias locales y nacionales sobre
contribuciones por medio de correo electrónico.

Quién puede firmar el Formulario W-3PR. Un remitente
(incluyendo una agencia de servicios, un agente de reportación, un
agente pagador o un agente de desembolsos) puede firmar el
Formulario W-3PR (o usar su número de identificación personal o
PIN, por sus siglas en inglés, en las radicaciones electrónicas) en
nombre del patrono o del pagador sólo si el remitente satisface las
dos siguientes áreas.
Está autorizado por un acuerdo de agencia (ya sea verbal, por
escrito o implícito) válido conforme a la ley estatal y
Escribe “Por (nombre del pagador)” junto a la firma (sólo para los
Formularios W-3PR en papel).

DVD con productos tributarios. Puede pedir la Pub.
1796, IRS Tax Products DVD (DVD con productos
tributarios del IRS), en inglés, y obtener:
-2-

Quizás tenga que pagar una multa si no radica los formularios por
medios electrónicos cuando sea obligatorio.

El usar un agente informador que lo represente u otro
servicio de tercero sobre la nómina no exime al patrono de
´
PRECAUCION
su responsabilidad de asegurar que los Formularios
499R-2/W-2PR sean distribuidos a los empleados y que los
Formularios 499R-2/W-2PR y W-3PR sean radicados con la SSA,
correctamente y a tiempo.

!

Es preferible que radique los formularios por medios
electrónicos aunque radique menos de 250 Formularios
499R-2/W-2PR. Para más información, visite el sitio web
del Departamento de Hacienda, en www.hacienda.gobierno.pr. Allí
encontrará enlaces con información en español pertinente a la
radicación de declaraciones de salarios y las contribuciones sobre
la nómina. El Departamento de Hacienda ofrece un servicio “On
Line” para el Empleado del Gobierno Central. Ahora tendrán acceso
inmediato a los Comprobantes de Retencion (W-2) via Internet.
Además puede visitar el sitio web del SSA, “Servicios para
empresas por Internet” (Business Services Online), como fuente de
información para patronos al www.ssa.gov/espanol/bso/bso-bienvenido.htm. La pestaña, “Servicios para negocios” en la
portada en español tiene la mayor parte activo de servicios e
información disponible para patronos estadounidenses, como el
enlace de “Cómo usar el Formulario W-2 por Internet” que no es
para el uso de los patrones en Puerto Rico.
CONSEJO

Si un remitente autorizado firma por el pagador, éste último es
responsable de radicar, para la fecha de vencimiento, un Formulario
W-3PR correcto y completo con los Formularios 499R-2/W-2PR
correspondientes y está sujeto a toda multa que resulte por no
haber cumplido con dichos requisitos. Asegúrese de que el nombre
y el número de identificación del patrono (EIN, por sus siglas en
inglés) sean los mismos que aparecen en el Formulario 941-PR,
Planilla para la Declaración Federal TRIMESTRAL del Patrono;
Formulario 943-PR, Planilla para la Declaración Anual de la
Contribución Federal del Patrono de Empleados Agrícolas;
Formulario 944(SP), Declaración Federal ANUAL de Impuestos del
Patrono o Empleador; o el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR),
Contribuciones sobre el Empleo de Empleados Domésticos,
radicados por el patrono o a favor del mismo.

Puede solicitar una exención de radicar planillas por medios
electrónicos llenando el Formulario 8508, Request for Waiver From
Filing Information Returns Electronically (Solicitud para la exención
de radicar planillas informativas por medios electrónicos), en inglés.
Envíe el Formulario 8508 al IRS por lo menos 45 días antes de la
fecha de vencimiento para radicar la planilla. Vea el Formulario
8508 para informarse sobre cómo se radica.

Cuándo se debe radicar el formulario. Si radica por medio de
papel, tiene que radicar el Original del Formulario 499R-2/W-2PR
con el Formulario W-3PR a más tardar el 28 de febrero del año
2014. Sin embargo, si radica el Formulario 499R-2/W-2PR por
medios electrónicos, la fecha límite para radicar el formulario será
automáticamente extendida al 31 de marzo de 2014. Quizás tenga
que pagar una multa por cada Formulario 499R-2/W-2PR que
radique fuera de plazo.
Prórroga. Puede solicitar una prórroga automática para radicar
el Formulario 499R-2/W-2PR enviando el Formulario 8809,
Application for Extension of Time To File Information Returns
(Solicitud de prórroga para radicar planillas informativas), en inglés,
a la dirección indicada en dicho formulario. Tiene que solicitar la
prórroga antes de la fecha de vencimiento para radicar las planillas.
Tendrá 30 días adicionales para radicar el formulario. Vea el
Formulario 8809 para más detalles.

!

Si radica los formularios por medios electrónicos, no
radique los mismos formularios en papel.

´
PRECAUCION

Las especificaciones para la planilla electrónica
correspondientes al Formulario 499R-2/W-2PR se encuentran en la
EFW2 de la SSA, en inglés. Usted puede obtener esta publicación
de la SSA en el sitio web Employer W-2 Filing Instructions and
Information (Instrucciones e información para patronos sobre la
radicación del Formulario W-2, www.socialsecurity.gov/employer, y
luego seleccionando el enlace “E-Filing Format” (Formato para la
radicación electrónica). También puede obtener dichas
especificaciones llamando a su Employer Services Liaison Officer
(Oficial de enlace de los servicios para patronos o ESLO, por sus
siglas en inglés) de la SSA. El número de teléfono de este
especialista para Puerto Rico es el 212-264-1117.

Aunque solicite una prórroga para radicar el Formulario
499R-2/W-2PR, tiene que entregarles a sus empleados el
´
PRECAUCION
Formulario 499R-2/W-2PR a más tardar el 31 de enero del
año 2014.

!

Adónde enviar el formulario. Envíe el Original del Formulario
499R-2/W-2PR con la página entera del Formulario W-3PR a:

Cómo hacer correcciones. Use el Formulario W-3c PR,
Transmisión de Comprobantes de Retención Corregidos, para
enviar el Formulario 499R-2c/W-2cPR, Corrección al Comprobante
de Retención, o para hacer correcciones a un Formulario W-3PR
radicado anteriormente.

Social Security Administration
Data Operations Center
Wilkes-Barre, PA 18769-0001

Instrucciones Específicas

Si usa “Certified Mail”(Correspondencia Certificada) para
CONSEJO radicar la información, cambie el código postal (ZIP code) a
“18769-0002”. Si usa un servicio de entregas privado
aprobado por el IRS para radicar la información, añada “Attn: W-2
Process, 1150 E. Mountain Dr.” a la dirección y cambie el código
postal a “18702-7997”. Vea la Pub. 179 (Circular PR), para obtener
una lista de servicios de entregas privados aprobados por el IRS.

El Formulario W-3PR es leído por máquinas; por lo tanto, escriba a
maquinilla, si es posible, o escriba con letra de imprenta bien
oscura. Envíe la página entera del Formulario W-3PR junto con el
Original del Formulario 499R-2/W-2PR. Para anotar las cifras en
dólares, omita el signo ($) y la coma, pero no omita el punto decimal
(00000.00).
Las cantidades declaradas en formularios relacionados
con el empleo (tales como los Formularios 499R-2/W-2PR,
941-PR, 943-PR, 944(SP) o el Anexo H-PR (Formulario
1040-PR)) deben coincidir con las cantidades declaradas en el
Formulario W-3PR. Si hay diferencias, el IRS y la SSA podrían
comunicarse con usted. Retenga su información de la reconciliación
para futura referencia. Vea Conciliación de los Formularios
499R-2/W-2PR, W-3PR, 941-PR, 943-PR, 944(SP) y el Anexo
H-PR (Formulario 1040-PR), más adelante.

Cómo enviar los formularios. Prepare y radique los Formularios
499R-2/W-2PR en orden alfabético por el apellido del trabajador o
en orden numérico por el número de Seguro Social del empleado.
No use cinta adhesiva ni engrape el Formulario W-3PR al
Formulario 499R-2/W-2PR, ni engrape ni adhiera el Formulario
499R-2/W-2PR entre sí. Asegúrese de no doblar dichos formularios.
Envíelos a la SSA en un sobre estándar. Si radica más de una clase
de planilla para la contribución sobre la nómina, radique todos los
Formularios 499R-2/W-2PR de la misma clase, junto con un
Formulario W-3PR por separado, para cada clase de planilla en
cuestión y envíelos cada uno en grupos por separado.

CONSEJO

Encasillado a: Clase de pagador. Marque el recuadro que le
corresponda. Marque sólo un recuadro (vea Compensación por
enfermedad pagada por un tercero pagador, para una
excepción). Si le corresponden dos o más recuadros (excepto en el
caso de compensación por enfermedad pagada por un tercero

Radicación electrónica. Si tiene que radicar 250 o más
Formularios 499R-2/W-2PR, tiene que radicarlos usando medios
electrónicos a menos que el IRS lo haya eximido de este requisito.
-3-

pagador), envíe cada clase de Formulario 499R-2/W-2PR con un
Formulario W-3PR por separado.
941-PR. Marque este recuadro si radica el Formulario 941-PR y
no le corresponde ninguna otra categoría (a menos que sea
“Compensación por enfermedad pagada por un tercero pagador”).
Una iglesia o una organización con fines religiosos deberá marcar
este recuadro aunque no esté obligada a radicar el Formulario
941-PR o el Formulario 944(SP). También marcaría este recuadro si
en el 2013 avisa a tiempo al IRS de haber radicado por primera vez
el Formulario 941-PR en vez del Formulario 944(SP). Para más
información sobre esto, consulte las Instrucciones para el
Formulario 941-PR o también las Instrucciones para el Formulario
944(SP) de 2012.
943-PR. Marque este recuadro si usted es patrono agrícola y
radica el Formulario 943-PR y envía el Formulario 499R-2/W-2PR
para empleados agrícolas. Para empleados no agrícolas, envíe los
Formularios 499R-2/W-2PR con otro Formulario W-3PR, marcando
el recuadro correspondiente.
944(SP). Marque este recuadro si usted radica el Formulario
944(SP) y no corresponde otra categoría (excepto “Compensación
por enfermedad pagada por un tercero pagador”).
Doméstico. Marque este recuadro si usted es un patrono de
empleados domésticos que envía el Formulario 499R-2/W-2PR para
empleados domésticos y no incluyó las contribuciones de tales
empleados en el Formulario 941-PR, Formulario 943-PR o en el
Formulario 944(SP).
Compensación por enfermedad pagada por un tercero
pagador. Marque este recuadro si usted es un tercero pagador de
compensación por enfermedad (o declara pagos de compensación
por enfermedad hechos por un tercero pagador) que radica el
Formulario 499R-2/W-2PR con dicha compensación declarada en el
encasillado 7 (“Sueldos”). No marque este recuadro si el tercero
pagador radica el Formulario 499R-2/W-2PR y usted radica un
formulario de resumen únicamente para recapitular los pagos (vea
la Pub. 15-A para más detalles). Si le corresponden dos o más
recuadros (por ejemplo, éste y el que es para el Formulario
941-PR), marque ambos recuadros y radique un solo Formulario
W-3PR tanto para el Formulario 499R-2/W-2PR regular como para
el Formulario 499R-2/W-2PR correspondiente a un tercero pagador
de compensación por enfermedad.
Sólo empleados con cobertura de Medicare. Marque este
recuadro si se trata de una agencia gubernamental con empleados
sujetos solamente al 1.45% de contribución al Medicare.

Encasillados d y e: Nombre y dirección del patrono. Escriba el
nombre del patrono, número y calle, ciudad, estado y código postal
(ZIP).
Encasillado f: Otro número de identificación patronal usado
este año. Si ha usado un EIN (incluyendo el número de un
propietario anterior) en el Formulario 941-PR, 943-PR o el
Formulario 944(SP) radicado para el año 2013, que sea distinto al
EIN anotado en el encasillado c del Formulario W-3PR, anote aquí
el otro EIN que usó. Los agentes del patrono, por lo general, anotan
el EIN del patrono en el encasillado f. (Si un agente declara por más
de un patrono, deje el encasillado f en blanco).
Persona de contacto, número de teléfono, de fax y dirección
de email. Facilite esta información para que la pueda usar la SSA
si surge cualquier duda durante la tramitación de la planilla.
Las cantidades anotadas en los encasillados 1-4 y 6-16,
mencionados a continuación, son los totales
correspondientes sólo de los Formularios 499R-2/W-2PR
(no a los Formularios 499R-2/W-2PR indicados como “NULOS”)
que se van a enviar con dicho Formulario W-3PR.
CONSEJO

Encasillados 1-4 y 6-16. Declare los totales correspondientes de
los Formularios 499R-2/W-2PR que envíe con este Formulario
W-3PR.

Conciliación de los Formularios 499R-2/W-2PR,
W-3PR, 941-PR, 943-PR, 944(SP) y el Anexo
H-PR (Formulario 1040-PR)

Concilie las cantidades indicadas en los encasillados 10, 12a y 14
de todo Formulario W-3PR para el año 2013 con sus cantidades
relacionadas indicadas en los Formularios 941-PR trimestrales de
2013 o los Formularios 943-PR, 944(SP) y el Anexo H-PR
(Formulario 1040-PR) anuales para el año 2013. Cuando surgen
diferencias entre las cantidades declaradas en los Formularios
499R-2/W-2PR y W-3PR radicados ante la SSA y los Formularios
941-PR, 943-PR, 944(SP) y el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR)
radicados ante el IRS, tenemos que comunicarnos con usted para
resolver tales diferencias.

Cómo reducir las diferencias entre las cantidades
declaradas en los Formularios 499R-2/W-2PR, W-3PR y los
Formularios 941-PR, 943-PR, 944(SP) y el Anexo H-PR
(Formulario 1040-PR):
Asegúrese de que las cantidades declaradas en los Formularios
W-3PR para el año 2013 sean aquellas sumas totales de las líneas
correspondientes de los Formularios 499R-2/W-2PR.
Se deben conciliar, por medio de comparación, las cantidades
declaradas en el Formulario W-3PR para el año 2013 con las
cantidades declaradas en las líneas correspondientes de los
Formularios 941-PR trimestrales (o los Formularios 943-PR,
944(SP) y el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR) anuales) para el
año 2013 en las siguientes áreas:
1. Los salarios sujetos a la contribución al Seguro Social,
salarios y propinas sujetos a la contribución al Medicare y las
propinas sujetas a la contribución al Seguro Social (encasillados 10,
12a y 14). El Formulario W-3PR debe incluir los ajustes que se
declararon en los Formularios 941-PR, 943-PR, 944(SP) o del
Anexo H-PR (Formulario 1040-PR) sólo del año en curso. Si los
ajustes declarados en los Formularios 941-PR, 943-PR, 944(SP) o
del Anexo H-PR (Formulario 1040-PR) incluyen cantidades
correspondientes a un año anterior, no declare esos ajustes
correspondientes a un año anterior en los Formularios 499R-2/
W-2PR y W-3PR del año en curso.
2. Las contribuciones al Seguro Social y al Medicare
(encasillados 11 y 13). Las cantidades indicadas en los Formularios
941-PR trimestrales del año 2013 (o los Formularios 943-PR,
944(SP) o Anexo H-PR (Formulario 1040-PR) anuales), que
incluyen los ajustes del año en curso, deben ser aproximadamente
el doble de las cantidades indicadas en el Formulario W-3PR.

Encasillado b: Total de Formularios 499R-2/W-2PR adjuntos.
Anote el número de Formularios 499R-2/W-2PR individuales
completados que envíe con este Formulario W-3PR. No incluya los
Formularios 499R-2/W-2PR “Nulos”.
Los terceros pagadores de compensación por enfermedad a
beneficio de un empleado (o los patronos que se aprovechan de la
regla opcional para el Formulario W-2, la cual se describe en el
apartado 6 de la Pub. 15-A) tienen que escribir “Resumen de la
compensación por enfermedad pagada por un tercero pagador” en
este espacio, si los pagadores asegurados radican el Formulario
499R-2/W-2PR para declarar dicha clase de compensación y el
tercero pagador radica el formulario sólo para resumir los pagos.
Vea la Pub. 15-A para más detalles.
Encasillado c: Número de identificación patronal (EIN). Anote
el número de nueve dígitos asignado a usted por el IRS. Tiene que
escribirlo de esta manera: 00-0000000. El EIN que anote tiene que
ser el mismo que aparece en su Formulario 941-PR, 943-PR,
944(SP) o Anexo H-PR del Formulario 1040-PR (el que corresponda
a su caso). No use el EIN de un propietario anterior.
Si usted no tiene un EIN cuando radique su Formulario W-3PR,
escriba “Solicitado” en el encasillado c; no escriba su número de
Seguro Social (SSN, por sus siglas en inglés). Puede obtener un
EIN solicitándolo por Internet en IRS.gov, llamando sin cargo al
1-800-829-4933 o radicando el Formulario SS-4PR, Solicitud de
Número de Identificación Patronal (EIN).

Las cantidades reportadas en los Formularios 499R-2/W-2PR,
W-3PR, 941-PR, 943-PR, 944(SP) y el Anexo H-PR (Formulario
-4-

Reminders

1040-PR) a veces no concuerdan por razones válidas. Si no
concuerdan, usted deberá verificar que las razones sean válidas.
Conserve su conciliación en caso de que el IRS o la SSA tenga
dudas relativas a dichos formularios.

Form 944-PR discontinued. Beginning with tax year 2012,
employers who previously filed Form 944-PR, will continue to file
annually Form 944(SP), Declaración Federal ANUAL de Impuestos
del Patrono o Empleador, the Spanish language equivalent of Form
944. For more information, see the 2012 Instructions for Form
944(SP).

Aviso sobre la Ley de Confidencialidad de
Información y la Ley de Reducción de Trámites

Solicitamos la información requerida en el Formulario W-3PR para
cumplir con las leyes que regulan la recaudación de las
contribuciones internas de los Estados Unidos. La necesitamos
para calcular y cobrar la cantidad correcta de contribución. La
sección 6051 del Código Federal de Rentas Internas y su
reglamentación correspondiente requieren que usted provea copias
del formulario de retención a sus empleados, al SSA, y al Servicio
de Rentas Internas. La sección 6109 requiere que usted provea su
número de identificación patronal (EIN). Si no nos provee esta
información o nos provee información errónea o fraudulenta, podría
estar sujeto a multas.

!

CAUTION

All Form 944-PR references have been preserved. Specific
line references in Form 944-PR are also applicable to Form
944(SP).

Change of address. Beginning in 2012, employers must report the
change of address in Form 8822-B, Change of Address-Business as
well as informing the Puerto Rico Treasury Department.
Automatic extension for e-filers. Receive an automatic filing
extension by e-filing your Forms 499R-2/W-2PR with the Social
Security Administration (SSA). The due date for e-filing the original
2013 copy of Form 499R-2/W-2PR, with the SSA is extended to
March 31, 2014. For information on how to file electronically, see
Electronic Reporting, later.

Usted no está obligado a facilitar la información solicitada en un
formulario según la Ley de Reducción de Trámites a menos que el
mismo muestre un número de control válido de la Office of
Management and Budget (Oficina de Administración y Presupuesto
u OMB, por sus siglas en inglés). Los libros o registros relativos a un
formulario o sus instrucciones tienen que ser conservados mientras
su contenido pueda ser utilizado en la aplicación de alguna ley
contributiva federal.

Business Services Online. The SSA has enhanced its secure
BSO website to make it easier to register and navigate. To get
access to “Business Services Online (BSO)”, visit the SSA's
website, www.socialsecurity.gov/employer. Select the link “Business
Services Online” to obtain current information on IRS and SSA
publications and general topics about annual wage reporting, and
use other services offered by SSA to employers. Call the SSA at
1-888-772-2970 if you experience problems using any of the
services within BSO.
To obtain additional information about these topics, visit the
Treasury Department of Puerto Rico's website,
www.hacienda.gobierno.pr under “Virtual Collection” (“Colecturía
Virtual”) where you can send an email to
“w2Info@hacienda.gobierno.pr”. You can also call them at
787-722-0216 or send a fax at 787-977-3806.

Por regla general, las planillas de contribución y toda información
pertinente son confidenciales, como lo requiere la sección 6103. No
obstante, dicha sección permite o requiere que el IRS divulgue o
provea tal información a otros, tal como se describe en el Código.
La información facilitada en este formulario puede ser compartida
con el Departamento de Justicia para casos de litigio civil y penal,
con las ciudades, estados, el Distrito de Columbia y los estados
libres asociados con los Estados Unidos y las posesiones
(territorios no autónomos) estadounidenses, a fin de ayudarlos en la
aplicación de las leyes tributarias respectivas. Podemos también
divulgar la información contenida en este formulario a otros países
conforme a un tratado tributario, a las agencias del gobierno federal
o estatal para hacer cumplir leyes penales federales no tributarias o
a agencias federales encargadas de la aplicación de la ley y a
agencias federales de inteligencia para combatir el terrorismo. Si no
nos facilita esta información de una manera oportuna, puede estar
sujeto a pagar multas e intereses.

Form 944(SP). Use the “944(SP)” checkbox in box a of Form
W-3PR if you filed Form 944(SP), Declaración Federal ANUAL de
Impuestos del Patrono o Empleador. For businesses in the United
States, if you file Form 944(SP), you must mark the checkbox “944”
in box b of Form W-3, and not Formulario W-3PR, that is only used
in Puerto Rico.
Future developments. The IRS has created a page on IRS.gov for
information about Form W-3PR and its separate Instructions.
Information about any future developments affecting Forms W-3PR
and their Instructions (such as legislation enacted after we release
them) will be posted on that page www.irs.gov/w3pr.

El tiempo que se necesita para llenar y radicar este formulario
varía, dependiendo de las circunstancias individuales. El tiempo
promedio que se estima para completar este formulario es 27
minutos. Si desea hacer algún comentario acerca de la exactitud de
este tiempo o si tiene alguna sugerencia que ayude a que este
formulario sea más sencillo, por favor envíenoslos. Escriba al
Internal Revenue Service, Tax Products Coordinating Committee,
SE:W:CAR:MP:T:M:S, 1111 Constitution Ave. NW, IR-6526,
Washington, DC 20224. No envíe ni el Formulario 499R-2/W-2PR ni
el Formulario W-3PR a esta dirección. En su lugar, vea Adónde
enviar el formulario, anteriormente.

Military Spouses Residency Relief Act (MSRRA). You may be
required to report wages and taxes on a form different from the form
you generally use if an employee claims residence or domicile under
MSRRA in a different jurisdiction.
Under MSRRA, the spouse of an active duty servicemember
(civilian spouse) may keep his or her prior residence or domicile for
tax purposes (tax residence) when accompanying the
servicemember spouse, who is relocating under military orders, to a
new military duty station in one of the 50 states, the District of
Columbia, or a U.S. possession. Before relocating, both spouses
must have had the same tax residence.
For example, if a civilian spouse is working in Puerto Rico but
properly claims tax residence in one of the 50 states under MSRRA,
his or her income from services would not be taxable income for
Puerto Rico tax purposes. Federal income taxes should be withheld
and remitted to the IRS. State and local income taxes may need to
be withheld and remitted to state and local tax authorities. You
should consult with state, local, or U.S. possession tax authorities
regarding your withholding obligations under MSRRA.

What's New
Additional Medicare tax. Beginning January 1, 2013, an employer
is required to withhold the 0.9% Additional Medicare tax on any
Federal Insurance Contributions Act (FICA) wages or compensation
it pays to an employee in excess of $200,000 in a calendar year,
without regard to the employee's filing status. There is no employer
match for Additional Medicare tax. See box 13, Medicare tax
withheld later on. Also see the Affordable Care Act Tax Provisions
page on IRS.gov.
Employee Social Security tax withholding. The rate of Social
Security tax withholding (for employees only) is restored to 6.2% for
wage payments beginning in 2013. See Box 11, Social Security tax
withheld later on.

Notice to employers in the Commonwealth of Puerto Rico. If
you are an employer in the Commonwealth of Puerto Rico, contact
-5-

the Department of the Treasury at 787-722-0216 or send a fax at
787-977-3806. Send any correspondence to: P.O. Box 9024140,
San Juan, P.R. 00902-4140, which is the Center of Calls and
Correspondence.
The Representatives Center of San Juan is located in the
Intendente Ramírez building, #10 Paseo Covadonga, Floor 2, Office
211, San Juan, P.R. 00902. Also visit our San Juan Assistance
Center at, Floor 1, Office 101 in San Juan, P.R. in the building of the
Center of Representatives. To get an appointment, you must call
787-722-0216 or send a fax to 787-725-0183. The Taxpayer
Assistance Center (TAC) formally located in the San Patricio Center
in Guaynabo, PR has closed and is now at City View Plaza II, Bldg.
48 Carr 165 km. 1.2 Guaynabo, PR 00968-8000 and offers a better
location with a larger parking site and more office space to improve
public service. The schedule for the offices in Bayamón, Caguas,
Mayagüez and Ponce is from Monday to Friday from 8:00 a.m. to
3:00 p.m.

1-877-233-6767 toll free to buy the DVD for $30 (plus a $6 handling
fee).

Need Help?

Purpose of form. Use Form W-3PR to transmit the Original copy
of Form(s) 499R-2/W-2PR to the SSA. Be sure to use Form W-3PR
for the correct year and also keep a copy of Form W-3PR for your
records.

Employment tax information. Detailed employment tax
information is given in:
Pub. 15 (Circular E), Employer's Tax Guide,
Pub. 15-A, Employer's Supplemental Tax Guide,
Pub. 15-B, Employer's Tax Guide to Fringe Benefits,
Pub. 51 (Circular A), Agricultural Employer's Tax Guide,
Pub. 179 (Circular PR), Guía Contributiva Federal para Patronos
Puertorriqueños (Federal Tax Guide for Employers in Puerto Rico),
in Spanish, for use solely in Puerto Rico,
Pub. 926, Household Employer's Tax Guide,
Schedule H-PR (Form 1040-PR), Contribuciones Sobre el
Empleo de Empleados Domésticos, in Spanish, for use solely in
Puerto Rico and
Pub. 80 (Circular SS), Federal Tax Guide for Employers in the
U.S. Virgin Islands, Guam, American Samoa, and the
Commonwealth of the Northern Mariana Islands.
You can also call the Internal Revenue Service (IRS) with your
employment tax questions at 1-800-829-4933 or visit IRS.gov and
type “Employment Taxes” in the “Search” box.

Who must file Form W-3PR. Employers and other payers must file
Form W-3PR to transmit Form(s) 499R-2/W-2PR.
A household employer must file a Form W-3PR even if filing
only one Form 499R-2/W-2PR for one household employee. On
Form W-3PR check the “Household” box in box a. For more
information, see Schedule H-PR (Form 1040-PR). You must have an
employer identification number (EIN). See Box c: Employer
identification number (EIN), later.

Mail. You can send your order for forms, instructions, and
publications to the following address. You should receive a
response within 10 days after we receive your request.
Internal Revenue Service
1201 N. Mitsubishi Motorway
Bloomington, IL 61705-6613
By phone and in person. Call 1-800-TAX-FORM
(1-800-829-3676) to order current and prior year forms, instructions,
and publications. You can also get most forms and publications at
your local IRS office.

General Instructions for Form W-3PR

If you need information about how to get forms and publications, see
Pub. 15 (Circular E), Employer's Tax Guide.

Who may sign Form W-3PR. A transmitter or sender (including a
service bureau, reporting agent, paying agent, or disbursing agent)
may sign Form W-3PR (or use its personal identification number
(PIN) on electronic filings) for the employer or payer only if the
sender satisfies both of the following.
It is authorized to sign by an agency agreement (whether oral,
written, or implied) that is valid under state law and
It writes “For (name of payer)” next to the signature (paper Form
W-3PR only).
Use of a reporting agent or other third-party payroll service
provider does not relieve an employer of the responsibility
CAUTION
to ensure that Forms 499R-2/W-2PR are furnished to
employees and that Forms 499R-2/W-2PR and W-3PR are filed with
the SSA, correctly and on time.

!

How to Get Forms and Publications
Internet. You can access the IRS website 24 hours a day, 7 days a
week at IRS.gov to:
Download, view, and order tax forms, instructions and
publications;
Research your tax questions online;
See answers to frequently asked tax questions;
Search publications online by topic or keyword;
Send us comments or request help by email; and
Sign up to receive local and national tax news by email.

If an authorized sender signs for the payer, the payer is still
responsible for filing, when due, a correct and complete Form
W-3PR and related Form(s) 499R-2/W-2PR and is subject to any
penalties that result from not complying with these requirements. Be
sure that the payer's name and employer identification number (EIN)
are the same as those used on Form 941-PR, Planilla para la
Declaración Federal TRIMESTRAL del Patrono; Form 943-PR,
Planilla para la Declaración Anual de la Contribución Federal del
Patrono de Empleados Agrícolas; Form 944(SP), Declaración
Federal ANUAL de Impuestos del Patrono o Empleador; or
Schedule H-PR (Form 1040-PR), Contribuciones sobre el Empleo
de Empleados Domésticos, filed by or for the employer.

DVD of tax products. You can order Pub. 1796, IRS Tax
Products DVD, and obtain:
Current-year forms, instructions, and publications.
Prior-year forms, instructions, and publications.
Tax Map: an electronic research tool and finding aid.
Tax law frequently asked questions.
Tax Topics from the IRS telephone response system.
Internal Revenue Code—Title 26.
Fill-in, print, and save features for most tax forms.
Internal Revenue Bulletins.
Toll free and email technical support.
Two releases during the year.
- The first release will ship the beginning of January 2013.
- The final release will ship the beginning of March 2013.

When to file. File your 2012 Form W-3PR using the entire Original
copy of Form 499R-2/W-2PR with the SSA by February 28, 2014.
However, if you file Form 499R-2/W-2PR electronically, you may file
by March 31, 2014. You may owe a penalty for each Form(s)
499R-2/W-2PR you file late.
Extension. You may request an automatic extension of time to
file Form 499R-2/W-2PR by sending Form 8809, Application for
Extension of Time To File Information Returns, to the address on
that form. You must request the extension before the due date of the
returns. You will have an additional 30 days to file. See Form 8809
for details.

Buy the DVD from National Technical Information Service (NTIS) at
www.irs.gov/cdorders for $30 (no handling fee) or call
-6-

!

CAUTION

Amounts reported on related employment forms (for
example, Form 499R-2/W-2PR, Form 941-PR, Form
943-PR, Form 944(SP), or Schedule H-PR (Form
1040-PR)) should agree with the amounts reported on Form W-3PR.
If there are any differences, you may be contacted by the IRS and
SSA. Retain your reconciliation information for future reference. See
Reconciling Form(s) 499R-2/W-2PR, W-3PR, 941-PR, 943-PR,
944(SP) and Schedule H-PR (Form 1040-PR), later.

Even if you request an extension to file Form
499R-2/W-2PR, you must still furnish Form 499R-2/W-2PR
to your employees by January 31, 2014.

TIP

Where to file. Send the Original copy of Form 499R-2/W-2PR with
the entire page of Form W-3PR to:
Social Security Administration
Data Operations Center
Wilkes-Barre, PA 18769-0001

Box a: Kind of payer. Check the box that applies. Check only one
box (see Third-party sick pay, below, for an exception). If more than
one box applies (except for Third-party sick pay), send each type of
Form 499R-2/W-2PR with a separate Form W-3PR.
941-PR. Check this box if you file Form 941-PR and no other
category (except “Third-party sick pay”) applies. A church or church
organization should check this box even if it is not required to file
Form 941-PR or Form 944(SP). You would also check this box if in
2013 you timely notify the IRS of filing Form 941-PR for the first time
instead of Form 944(SP).
943-PR. Check this box if you are an agricultural employer and
file Form 943-PR and you are sending Form(s) 499R-2/W-2PR for
agricultural employees. For nonagricultural employees, send their
Form(s) 499R-2/W-2PR with a separate Form W-3PR, checking the
appropriate box.
944(SP). Check this box if you file Form 944(SP) and no other
category (except “Third-party sick pay”) applies.
Household. Check this box if you are a household employer
sending Form(s) 499R-2/W-2PR for household employees, and you
did not include the household employee's taxes on Form 941-PR,
Form 943-PR or Form 944(SP).
Third-party sick pay. Check this box if you are a third-party
payer of sick pay (or are reporting sick pay payments made by a
third party) filing Form(s) 499R-2/W-2PR with third-party sick pay
reported in box 7 (“Wages”). Do not check this box if the third-party
payer is filing the Form(s) 499R-2/W-2PR and you are filing a recap
form (see Pub. 15-A for more details). If more than one box applies
(for example, this box and the Form 941-PR box), check both boxes
and file a single Form W-3PR for the regular and third-party sick pay
Form(s) 499R-2/W-2PR.
Medicare employees only. Check this box if you are a
government agency with employees subject only to the 1.45%
Medicare tax.

If you use "Certified Mail" to file, change the ZIP code to
"18769-0002." If you use an IRS-approved private delivery
service, add "Attn: W-2 Process, 1150 E. Mountain Dr." to
the address and change the ZIP code to "18702-7997." See Pub. 15
(Circular E) for a list of IRS-approved private delivery services.

TIP

Shipping and mailing. Prepare and file Form(s) 499R-2/W-2PR
either alphabetically by employees' last names or numerically by
employees' social security numbers. Do not staple or tape Form
W-3PR to Form(s) 499R-2/W-2PR or any Form(s) 499R-2/W-2PR to
each other. Do not fold either of these forms; send them to the SSA
in a flat mailing. If you file more than one type of employment tax
form, please group Form(s) 499R-2/W-2PR of the same type with a
separate Form W-3PR for each same type and send them in
separate groups.
Electronic reporting. If you are required to file 250 or more
Form(s) 499R-2/W-2PR, you must file them electronically unless the
IRS granted you a waiver. You may be charged a penalty if you fail
to file electronically when required.
You are encouraged to file electronically even though you
are filing fewer than 250 Form(s) 499R-2/W-2PR. For more
information, visit the Puerto Rico Treasury Department
website at www.hacienda.gobierno.pr. You will find links there on
information related to the filing of wage reports and payroll taxes.
They offer an “On Line” service for employers to get direct access to
employee information usually found on the W-2 form. You may also
visit the SSA's website “Business Services Online”, as a source of
information for employers at www.ssa.gov/bso/
bsowelcomespanish.htm. The tab “Business Services” on the
Spanish homepage has most of the active services and information
available for American employers, such as the link on “How to use
Form W-2 on the Internet”, that cannot be used by employers of
Puerto Rico.

TIP

Box b: Total number of Form(s) 499R-2/W-2PR. Enter the
number of completed individual Form(s) 499R-2/W-2PR you are
sending with this Form W-3PR. Do not count “Void” Forms 499R-2/
W-2PR.
Third-party payers of sick pay (or employers using the optional
rule for Form W-2 described in section 6 of Pub. 15-A) must enter
“Third-Party Sick Pay Recap” in this space if the insured employers
are filing Form(s) 499R-2/W-2PR reporting the sick pay, and the
third-party payer is filing recap forms. See Pub. 15-A for details.

You may request a waiver from filing electronically by filing Form
8508, Request for Waiver From Filing Information Returns
Electronically. Submit Form 8508 to the IRS at least 45 days before
the due date of the return. See Form 8508 for filing information.

!

If you file electronically, do not file the same returns on
paper.

Box c: Employer identification number (EIN). Enter the
nine-digit number assigned to you by the IRS. This should be shown
as 00-0000000. The EIN you enter must be the same number you
used on Form 941-PR, 943-PR, 944(SP) or Schedule H-PR of Form
1040-PR. Do not use a prior owner's EIN.
If you do not have an EIN when filing Form W-3PR, enter
“Applied For” in box c, not your social security number (SSN). You
can get an EIN by applying online at IRS.gov, by calling the toll-free
number 1-800-829-4933, or by filing Form SS-4, Application for
Employer Identification Number.

CAUTION

Electronic media reporting specifications for Form(s)
499R-2/W-2PR are in the SSA's EFW2, which can be downloaded
from the SSA's Employer W-2 Filing Instructions and Information
website at www.socialsecurity.gov/employer and selecting “E-Filing
Format”. You can also get electronic specifications by contacting the
SSA's Employer Services Liaison Officer (ESLO) for Puerto Rico at
212-264-1117.
Making corrections. Use Form W-3c PR, Transmittal of Corrected
Wage and Tax Statements, to transmit Form(s) 499R-2c/W-2cPR,
Corrected Withholding Statement, or to make corrections to a
previously filed Form W-3PR.

Boxes d and e: Employer's name and address. Enter the
employer's name, street address, city, state, and ZIP code.
Box f: Other EIN used this year. If you have used an EIN
(including a prior owner's EIN) on Form 941-PR, 943-PR or 944(SP)
submitted for 2013 that is different from the EIN reported in box c on
Form W-3PR, enter the other EIN used. Agents generally report the
employer's EIN in box f. (If an agent is reporting for more than one
employer, leave box f blank.)

Specific Instructions

Form W-3PR is read by machines, so please type entries, if
possible, or print as darkly as possible. Send the entire page of
Form W-3PR with the Original copy of all Form(s) 499R-2/W-2PR.
Make all dollar entries without the dollar sign ($) and comma, but
with the decimal point (00000.00).
-7-

To reduce the discrepancies between amounts reported on
Forms 499R-2/W-2PR and W-3PR, and Forms 941-PR, 943-PR,
944(SP) and Schedule H-PR (Form 1040-PR):
Be sure that the amounts on Form W-3PR for 2013 are the total
amounts from Form(s) 499R-2/W-2PR.
Reconcile Form W-3PR for 2013 with your four quarterly Forms
941-PR (or annual Forms 943-PR, 944(SP) and Schedule H-PR
(Form 1040-PR)) for 2013 by comparing amounts reported for:
1. Social security wages, Medicare wages and tips, and social
security tips (boxes 10, 12a and 14). Form W-3PR should include
Form 941-PR or Forms 943-PR, 944(SP) and Schedule H-PR (Form
1040-PR) adjustments only for the current year. You cannot report
on the current year Form W-3PR adjustments from Forms 941-PR,
943-PR or 944(SP) that include adjustment amounts for a prior year.
2. Social security and Medicare taxes (boxes 11 and 13). The
amounts shown on the 2013 four quarterly Forms 941-PR (or annual
Form 943-PR, Form 944(SP) and Schedule H-PR (Form 1040-PR)),
including current year adjustments, should be approximately twice
the amounts shown on Form W-3PR.

Contact person, telephone number, fax number, and email address. Enter this information for use by the SSA if any questions
arise during processing.
The amounts to enter in boxes 1 through 4 and 6 through
16, described next, are totals from only the Forms 499R-2/
W-2PR (excluding any Forms 499R-2/W-2PR marked
“VOID”) that you are sending with this Form W-3PR.

TIP

Boxes 1-4 and 6-16. Enter the amounts from the corresponding
totals from the Form(s) 499R-2/W-2PR you are sending with this
Form W-3PR.

Reconciling Form(s) 499R-2/W-2PR, W-3PR,
941-PR, 943-PR, 944(SP) and Schedule H-PR
(Form 1040-PR)

Reconcile the amounts shown in boxes 10, 12a and 14 from all 2013
Forms W-3PR with their corresponding amounts from the 2013
yearly totals of the quarterly Forms 941-PR, or annual 2013 Forms:
943-PR, 944(SP) and Schedule H-PR (Form 1040-PR). When there
are discrepancies between amounts reported on Form(s) 499R-2/
W-2PR and W-3PR, filed with the SSA and Forms 941-PR, 943-PR,
944(SP), and Schedule H-PR (Form 1040-PR) filed with the IRS,
you will be contacted to resolve the discrepancies.

Amounts reported on Form(s) 499R-2/W-2PR, W-3PR, 941-PR,
943-PR, 944(SP), and Schedule H-PR (Form 1040-PR) may not
match for valid reasons. If the amounts do not match, you should
determine that the reasons are valid. Keep your reconciliation in
case there are inquiries from the IRS or the SSA.

Privacy Act and Paperwork Reduction Act Notice
Department of the Treasury and contractors for tax administration
purposes; and to other persons as necessary to obtain information
needed to determine the amount of or to collect the tax you owe. We
may disclose your tax information to the Comptroller General of the
United States to permit the Comptroller General to review the
Internal Revenue Service. We may disclose your tax information to
committees of Congress; federal, state, and local child support
agencies; and to other federal agencies for the purposes of
determining entitlement for benefits or the eligibility for and the
repayment of loans. We may also disclose this information to other
countries under a tax treaty, to federal and state agencies to enforce
federal nontax criminal laws, or to federal law enforcement and
intelligence agencies to combat terrorism.

We ask for the information on Form W-3PR to carry out the Internal
Revenue laws of the United States. We need it to figure and collect
the right amount of tax. Section 6051 and its regulations require you
to furnish wage and tax statements to employees, the Social
Security Administration, and the Internal Revenue Service. Section
6109 requires you to provide your employer identification number
(EIN). Failure to provide this information, or providing false or
fraudulent information, may subject you to penalties.
You are not required to provide the information requested on a
form that is subject to the Paperwork Reduction Act unless the form
displays a valid OMB control number. Books or records relating to a
form or its instructions must be retained as long as their contents
may become material in the administration of any Internal Revenue
law.

The time needed to complete and file this form will vary
depending on individual circumstances. The estimated average time
is 27 minutes. If you have comments concerning the accuracy of this
time estimate or suggestions for making this form simpler, we would
be happy to hear from you. You can write to the Internal Revenue
Service, Tax Products Coordinating Committee,
SE:W:CAR:MP:T:M:S, 1111 Constitution Ave. NW, IR-6526,
Washington, DC 20224. Do not send Form(s) 499R-2/W-2PR or
W-3PR to this office. Instead, see Where to file, earlier.

Generally, tax returns and return information are confidential, as
required in section 6103. However, section 6103 allows or requires
the IRS to disclose or give the information shown on your tax return
to others as described in the Code. For example, we may disclose
your tax information to the Department of Justice to enforce the tax
laws, both civil and criminal, and to cities, states, the District of
Columbia, and U.S. commonwealths or possessions to carry out
their tax laws. We may disclose your tax information to the

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