F2SC - School Food Authority Food Service Directors, respondents

FARM TO SCHOOL CENSUS FAX–BACK QUESTIONNAIRE
If you would rather complete the Farm to School Census by hand and fax back, please use this form 
and fax the form back to xxx‐xxx‐xxxx.  If you need assistance, please call xxx‐xxx‐xxxx. 
According to the Paperwork Reduction Act of 1995, an agency may not conduct or sponsor, and a person is not
required to respond to, a collection of information unless it displays a valid OMB control number. The valid OMB
control number for this information collection is 0536-nnnn (expires [insert date]). The time required to complete
this information collection is estimated to average 9 minutes per response, including the time for reviewing
instructions, searching existing data sources, gathering and maintaining the data needed, and completing and
reviewing the collection of information. This information collection is conducted under the authority of 7 U.S.C. 427.

Welcome to the Farm to School Census!

We know this year has been even busier than usual, and we deeply appreciate your time.   

Your assistance in carrying out the Farm to School Census is vital for allocating grant funding and technical assistance for 
Farm to School programs in your State that support local and regional economies and encourage healthy food choices.  
Before you start, a few important reminders:  








Please complete the questionnaire ‐‐ even if you don’t buy any locally produced food – we need your response to 
estimate what percent of school districts ARE buying locally produced food. 

The questionnaire has been kept as short as possible and should take about 20 minutes if you have a local 
procurement program and only 5 minutes if you do not have one. 

A few questions ask for the total value of food purchases from 2011‐12, and what percent of those purchases were 
locally produced.  Estimates are perfectly acceptable, so please don’t spend excessive amounts of time doing the 
calculations. That said, if you already have that information, it will help to have it handy before you start. 

The questionnaire does not include any personal or compliance‐related information.  However, we must inform 
you that your responses are not confidential and are not covered by the Confidential Information Protection and 
Statistical Efficiency Act of 2002. USDA will treat all information gathered in accordance with the Freedom of 
Information Act (5 U.S.C. 552).   

Please also note that USDA has requested contact information for SFAs in each state in order to construct a list 
frame to identify which SFAs have responded to the Farm to School Census and to contact a sample of non‐
respondents to request completion of an abridged set of questions.  The list frame will be retained after the Farm 
to School Census is completed for use in frame building and other statistical activities conducted by USDA or other 
federal agencies.  

Again, many thanks! 

Deborah Kane 
National Director, USDA Farm to School Program 

FARM TO SCHOOL CENSUS
FAX-BACK QUESTIONNAIRE

Page 1

1. School District Identification: 
School District Name: (Please print complete district name without abbreviation)    

5 digit ZIPCODE for the school district mailing address: 

ID number assigned to your school district by your State Agency (if known): 

2. Farm to School activities generally center around procurement of local or regional foods and 
food, agriculture or nutrition‐based educational activities such as but not limited to:  






Serving local food products in school (meals and snacks) 
Serving local food products in classrooms (snacks, taste tests, educational tools) 
Conducting educational activities related to local foods such as farmers in the classroom 
and culinary education focused on local foods, field trips to farms, farmers' markets or food 
processing facilities, and educational sessions for parents and community members 
Creating and tending school gardens (growing edible fruits and vegetables) 

Based on the definition above, did your district or any schools in your district participate in 
Farm to School activities during the 2011/2012 school year?  (Please check one.) 

Yes    
SKIP TO QUESTION 14 ON PAGE 8 
No, but started activities in 2012/2013 school year          PROCEED BELOW  

SKIP TO QUESTION 8 ON PAGE 4 
No, but plan to start activities in the future    
No activities currently and no plans  
        SKIP TO QUESTION 11 ON PAGE 6     
I don't know                                                        

SKIP TO QUESTION 13 ON PAGE 7 

If the answer to Question 2 is “No, but started activities in 2012/13”,
please proceed to these questions:
3.  Are you aware of the “geographic preference” option within USDA procurement rules that 
allows districts to state a preference for local products in the specifications for bids on 
minimally processed agricultural products and fish?  

Yes 
No 
I don’t know 
FARM TO SCHOOL CENSUS
FAX-BACK QUESTIONNAIRE

Page 2

4. What activities are you starting this year? (Please check all that apply) 

Serving locally produced foods in the cafeteria  
Holding taste testing/demos of locally produced foods in the cafeteria, classroom or other 
school‐related setting 
Using cafeteria food coaches (e.g. adults or students in the cafeteria encouraging kids to eat 
healthy/local foods) 
Conducting edible school gardening or orchard activities 
Serving products from school‐based gardens or school‐based farms in the cafeteria 
Holding taste testing/demos of product from school‐based gardens or school‐based farms in 
the cafeteria, classroom or other school‐related setting 
Conducting student field trips to farms 
Having farmer(s) visit the cafeteria, classroom or other school‐related setting 
Promoting local efforts through themed or branded promotions (e.g. Harvest of the Month, 
Local Day, Taste of Washington, etc.)   
Promoting locally produced foods at school in general (e.g. via cafeteria signs, posters, 
newsletters, etc.) 
Generating media coverage local foods in schools (e.g. press interviews or other activities 
that resulted in local coverage)  
Hosting community events (e.g. invited parents to lunch, corn shucking contests, etc.) 
Celebrating Farm to School Month (October 2011) 
Integrating farm to school concepts into educational curriculum (math, science, language 
arts, etc.) 
Other:  (please describe)   

5. How does your district define "local" as it relates to your food procurement? 

Same city/county 
Produced within a 50 mile radius 
Produced within a 100 mile radius 
Produced within a 200 mile radius 
Produced within a day’s drive  
Produced within the State  
Produced within the region  
Geographic along with other restrictions 
Other (please specify)  

FARM TO SCHOOL CENSUS
FAX-BACK QUESTIONNAIRE

Page 3

6. If you answered “produced within the region,” please describe your definition of region: 

7. If you answered “Geographic along with other restrictions,” please specify other restrictions: 

THANK YOU for completing this questionnaire!  For more information on starting or expanding farm 
to school activities, please see the National Farm to School Network at http://www.farmtoschool.org 
or USDA’s Farm to School website at http://www.fns.usda.gov/cnd/F2S/.  

Questions or comments?  
Please contact: Deborah Kane,  
National Director, USDA Farm to School Program 
Deborah.Kane@fns.usda.gov 

If the answer to Question 2 is “No, but planning to start activities in the
future”, please skip to these questions:

8. Are you aware of the “geographic preference” option within USDA procurement rules that 
allows districts to state a preference for local products in the specifications for bids on 
minimally processed agricultural products and fish? 

Yes 
No 
I don’t know

FARM TO SCHOOL CENSUS
FAX-BACK QUESTIONNAIRE

Page 4

9. What activities are you starting in the future? (Please check all that apply) 

Serving locally produced foods in the cafeteria  
Holding taste testing/demos of locally produced foods in the cafeteria, classroom or other school‐
related setting 
Using cafeteria food coaches (e.g. adults or students in the cafeteria encouraging kids to eat 
healthy/local foods) 
Conducting edible school gardening or orchard activities 
Serving products from school‐based gardens or school‐based farms in the cafeteria 
Holding taste testing/demos of product from school‐based gardens or school‐based farms in the 
cafeteria, classroom or other school‐related setting 
Conducting student field trips to farms 
Having farmer(s) visit the cafeteria, classroom or other school‐related setting 
Promoting local efforts through themed or branded promotions (e.g. Harvest of the Month, Local 
Day, Taste of Washington, etc.)   
Promoting locally produced foods at school in general (e.g. via cafeteria signs, posters, newsletters, 
etc.) 
Generating media coverage local foods in schools (e.g. press interviews or other activities that 
resulted in local coverage)  
Hosting community events (e.g. invited parents to lunch, corn shucking contests, etc.) 
Celebrating Farm to School Month (October 2011) 
Integrating farm to school concepts into educational curriculum (math, science, language arts, etc.) 
Other:  (please describe)  

10. When do you plan to start? 

THANK YOU for completing this questionnaire!  For more information on starting or expanding farm 
to school activities, please see the National Farm to School Network at http://www.farmtoschool.org 
or USDA’s Farm to School website at http://www.fns.usda.gov/cnd/F2S/.  

Questions or comments?  
Please contact: Deborah Kane, National Director,  
USDA Farm to School Program 
Deborah.Kane@fns.usda.gov  

FARM TO SCHOOL CENSUS
FAX-BACK QUESTIONNAIRE

Page 5

If the answer to Question 2 is “No activities currently, and no plans for the
future”, please skip to these questions:

11. Are  you  aware  of  the  “geographic  preference”  option  within  USDA  procurement  rules  that 
allows  districts  to  state  a  preference  for  local  products  in  the  specifications  for  bids  on 
minimally processed agricultural products and fish? 

Yes 
No 
I don’t know  

12. Are any of the following considered to be problems in procuring local products or reasons why 
your district does not purchase local products? (Please check all that apply.) 

Hard to find year‐round availability of key items 
Local items not available from primary vendors 
Vendors for local items don't offer a broad range of products 
Higher prices 
Unstable product prices 
Lack of reliability in delivering ordered items 
Lack of compliance with your institution’s purchasing regulations and policies 
Lack of availability of processed/precut products 
Lack of kitchen capacity/equipment to prepare fresh items 
Hard to find new suppliers/growers or distributors 
Hard to get information about product availability 
Hard to place orders with vendors 
Getting on‐time deliveries 
Getting product delivered that meets your quality requirements and other specs, such as 
size 
Having quantity delivered equal to quantity ordered 
Resolving problem deliveries 
Inability to pay farmers according to farmers’ needs due to school district payment 
procedures  
Other, please describe:  

FARM TO SCHOOL CENSUS
FAX-BACK QUESTIONNAIRE

Page 6

THANK YOU for completing this questionnaire! For more information on starting or expanding farm to 
school activities, please see the National Farm to School Network at http://www.farmtoschool.org or  
USDA’s Farm to School website at http://www.fns.usda.gov/cnd/F2S/.   

Questions or comments?  
Please contact: Deborah Kane,  
National Director, USDA Farm to School Program.    
Deborah.Kane@fns.usda.gov 

If the answer to Question 2 is “I don’t know”, please skip to this question:

13. Are  you  aware  of  the  “geographic  preference”  option  within  USDA  procurement  rules  that 
allows  districts  to  state  a  preference  for  local  products  in  the  specifications  for  bids  on 
minimally processed agricultural products and fish? 

Yes 
No 
I don’t know 

THANK YOU for completing this questionnaire!   For more information on starting or expanding farm 
to school activities, please see the National Farm to School Network at http://www.farmtoschool.org 
or USDA’s Farm to School website at http://www.fns.usda.gov/cnd/F2S/.   

Questions or comments?  
Please contact: Deborah Kane 
National Director, USDA Farm to School Program 
Deborah.Kane@fns.usda.gov 

FARM TO SCHOOL CENSUS
FAX-BACK QUESTIONNAIRE

Page 7

If the answer to Question 2 is “Yes”, please skip to these questions:

14. To the best of your knowledge, please check the activities that any of your district’s schools 
engaged in during 2011‐12 (Please check all that apply) 

Served locally produced foods in the cafeteria  
Held taste testing/demos of locally produced foods in the cafeteria, classroom or other school‐
related setting 
Used cafeteria food coaches (e.g. adults or students in the cafeteria encouraging kids to eat 
healthy/local foods) 
Conducted edible school gardening or orchard activities 
Served products from school‐based gardens or school‐based farms in the cafeteria 
Held taste testing/demos of product from school‐based gardens or school‐based farms in the 
cafeteria, classroom or other school‐related setting 
Conducted student field trips to farms 
Had farmer(s) visit the cafeteria, classroom or other school‐related setting 
Promoted local efforts through themed or branded promotions (e.g. Harvest of the Month, Local 
Day, Taste of Washington, etc.)   
Promoted locally produced foods at school in general (e.g. via cafeteria signs, posters, newsletters, 
etc.) 
Generated media coverage local foods in schools (e.g. press interviews or other activities that 
resulted in local coverage)  
Hosted community events (e.g. invited parents to lunch, corn shucking contests, etc.) 
Celebrated Farm to School Month (October 2011) 
Integrated farm to school concepts into educational curriculum (math, science, language arts, etc.) 
Other:  (please describe)  

15. During the 2011/12 school year, what age groups were targeted for Farm to School activities? 
Please check all that apply. 

Pre‐K  
K through 5th grade 
6th grade through 8th grade 
9th grade through 12th grade 
Other (please specify): 

FARM TO SCHOOL CENSUS
FAX-BACK QUESTIONNAIRE

Page 8

16. To the best of your knowledge, approximately how many schools participated in any Farm to 
School activities during the 2011/12 school year?  

17. To the best of your knowledge, approximately how many schools had edible school gardens 
during the 2011/12 school year?  

18.  How does your district define "local" as it relates to your food procurement? 

Same city/county 
Produced within a 50 mile radius 
Produced within a 100 mile radius 
Produced within a 200 mile radius 
Produced within a day’s drive  
Produced within the State  
Produced within the region  
Geographic along with other restrictions 
Other (please specify)  

19.  If you answered “produced within the region,” please describe your definition of region: 

20.  If you answered “Geographic along with other restrictions,” please specify other restrictions: 

FARM TO SCHOOL CENSUS
FAX-BACK QUESTIONNAIRE

Page 9

21. Are you aware of the “geographic preference” option within USDA procurement rules that 
allows districts to state a preference for local products in the specifications for bids on 
minimally processed agricultural products and fish? 

Yes 
No 
I don’t know 

22. During the 2011‐2012 school year, has your school district used the geographic preference 
option in order to purchase minimally processed foods that have been locally grown, raised, or 
produced?  

Yes 
No 
I don’t know 

23. Please indicate whether your district or any schools in your district used   local products IN ANY 
FORM  (fresh,  minimally  processed,  or  processed)  for  any  of  the  following  Federal  nutrition 
programs during the 2011/2012 school year (check all that apply): 

Breakfast 
Lunch                                                                                  
Supper                                                                                    
Snacks                                                                                  
Fresh Fruit and Vegetable Program  
Summer meals (i.e., meals in the Summer Food Service Program, in Seamless Summer, or 
in the NLSP under accredited summer school programs)  

24. For the 2011/12 school year, please indicate whether your district obtained local foods 
DIRECTLY from the following sources (check all that apply): 

Direct from individual food producers (i.e. farmers, fishers, ranchers) 
Direct from farmer, rancher or fisher cooperatives 
Direct from farmers markets                                  
Via a Community Supported Agriculture (CSA) model 
Direct from food processors and manufacturers 

FARM TO SCHOOL CENSUS
FAX-BACK QUESTIONNAIRE

Page 10

25. For  the  2011/12  school  year,  please  indicate  whether  your  district  obtained  local  foods  from 
any of the following INTERMEDIARY sources (check all that apply): 

Distributors 
Food buying cooperative 
Food service management companies 
DoD Fresh Program vendors 
USDA Foods (formerly the USDA Commodity Program) 
State Farm to School Program office 
Other (please specify): 

26. Please indicate if your district or any schools in your district purchased any of the following 
foods – IN ANY FORM ‐‐ from local  growers/producers/processers/manufacturers during the 
2011‐12 school year or would like to in the future: 

Yes 

No 

Fruit 

I don’t 
know 

Vegetables 

Fluid Milk 

Other Dairy 

Meat/poultry 

Eggs 

Seafood 

Plant‐based protein items such as beans, seeds, nuts 

Grains and flour 

Bakery products 

Herbs 

Other (please specify) 

FARM TO SCHOOL CENSUS
FAX-BACK QUESTIONNAIRE

Not now, but would 
like to in the future 

Page 11

27. Please list the top 5 SPECIFIC food items (e.g. apples, chicken drumsticks) your school district 
purchased locally in 2011/12, based on VALUE.  

Food item #1: 

Food item #2: 

Food item #3: 

Food item #4: 

Food item #5: 

28. On average, about how frequently do your district’s meals or snacks include at least one locally 
sourced food item from the categories below? 

Daily  A few  Weekly 
A few 
Monthly  Occasionally Never 
times per 
times 
per 
month 
week 
Fruit 

Vegetables 

Fluid milk 

Other Dairy 

Meat/poultry 

Eggs 

Seafood 

Plant‐based protein items 
such as beans, seeds, nuts 
Grains and flour 

Bakery products 

Herbs 

Other (please specify): 

FARM TO SCHOOL CENSUS
FAX-BACK QUESTIONNAIRE

Page 12

The following questions ask about what you spent on food and local food in 2011/2012.  Please give 
your best approximation, and do not include USDA Foods or DOD Fresh. 

29. For the 2011/2012 school year, what were your approximate total food costs?   

$ 

,

,

.00 

Total food cost (not counting USDA Foods/DOD Fresh):  ____  ____ ____ ____  ____ ____ ____

30. For the 2011/2012 school year, about what percent of total food purchases were spent on 
locally‐sourced foods including fluid milk? 

1‐10% 
11‐20% 
21‐30% 
31‐40% 
41‐50% 
50‐75% 
76‐100% 
I don't know 

31. For the 2011/2012 school year, about what percent of total food purchases were spent on local 
foods NOT INCLUDING FLUID MILK? 

1‐10% 
11‐20% 
21‐30% 
31‐40% 
41‐50% 
50‐75% 
76‐100% 
I don't know 

32.    Looking forward, do you anticipate your local purchases will: 

Increase 
Decrease 
Stay the same 
I don't know 
Other (please specify): 

FARM TO SCHOOL CENSUS
FAX-BACK QUESTIONNAIRE

Page 13

33.  Are any of the following considered to be problems in procuring local products or reasons why 
your district does not purchase local products? (Please check all that apply.) 

Local producers aren’t bidding 
Hard to coordinate procurement of local with regular procurement 
Hard to find year‐round availability of key items 
Local items not available from primary vendors 
Vendors for local items don't offer a broad range of products 
Higher prices 
Unstable product prices 
Lack of reliability in delivering ordered items 
Lack of compliance with your institution’s purchasing regulations and policies 
Lack of availability of processed/precut products 
Lack of kitchen capacity/equipment to prepare fresh items 
Hard to find new suppliers/growers or distributors 
Hard to get information about product availability 
Hard to place orders with vendors 
Getting on‐time deliveries 
Getting product delivered that meets your quality requirements & other specs, i.e. size 
Having quantity delivered equal to quantity ordered 
Resolving problem deliveries 
Inability to pay farmers according to farmers’ needs due to school district payment 
procedures  
Other, please describe:  

34. Is there other information that was not asked for that you think we need to know? 

FARM TO SCHOOL CENSUS
FAX-BACK QUESTIONNAIRE

Page 14

35. (Optional) Please share a local food procurement success story. 

THANK YOU for completing this questionnaire! For more information on starting or expanding farm to 
school activities, please see the National Farm to School Network at http://www.farmtoschool.org or 
USDA’s Farm to School website at http://www.fns.usda.gov/cnd/F2S/. 

Questions or comments? Please contact: Deborah Kane, National Director, USDA Farm to School 
Program.   Deborah.Kane@fns.usda.gov 

FARM TO SCHOOL CENSUS
FAX-BACK QUESTIONNAIRE

Page 15