Wage and Tax Statements W-2/W-3 series

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Instrucciones para el Formulario W-3PR (Instructions for Form W-3PR)9:20

- 27-JAN-2010

The type and rule above prints on all proofs including departmental reproduction proofs. MUST be removed before printing.

2010

Department of the Treasury
Internal Revenue Service

Instrucciones para el
Formulario W-3PR
(Instructions for Form
W-3PR)
Informe de Comprobantes de Retenci´on
(Transmittal of Withholding Statements)
Recordatorios
La fecha de vencimiento se ha extendido para las personas
que radican electronicamente.
´
Si usted radica electronicamente
´
los Formularios 499R-2/W-2PR del ano
˜ 2010 ante la
Administracion
´ del Seguro Social (SSA, por sus siglas en ingles),
´
la
fecha de vencimiento se extiende al 31 de marzo del ano
˜ 2011.
Para informacion
´ sobre como
´
radicar electronicamente,
´
vea
Declaracion
´ por medios electronicos,
´
en la pagina
´
2.
Formulario 944-PR. Marque en el recuadro “944-PR” del
encasillado a del Formulario W-3PR si radico´ el Formulario
944-PR, Planilla para la Declaracion
´ Federal ANUAL del Patrono.

¿Necesita Ayuda?
Si desea informacion
´ sobre como
´
obtener formularios y
publicaciones, vea la Pub. 179 (Circular PR), Gu´ıa contributiva
federal para patronos puertorriquenos.
˜
Si necesita ayuda en espanol
˜ para radicar las declaraciones de
salarios, llame a la SSA al 1-800-772-6270 y solicite ayuda en
espanol.
˜
Tambien
´ puede llamar al Servicio de Rentas Internas (IRS, por
sus siglas en ingles)
´ para hacer preguntas sobre la contribucion
´
sobre la nomina.
´
Llame al 1-800-829-4933 o visite el sitio web
www.irs.gov/espanol del IRS e ingrese “patronos” en el recuadro
“Search” (Buscar).
Declaracion
´ de salarios por computadora. Puede acceder a la
pagina
´
web Business Services Online (BSO) (Servicios para
negocios por Internet o BSO, por sus siglas en ingles)
´ en el sitio
web de la SSA, usando una computadora personal para declarar
electronicamente
´
datos relacionados con los sueldos o salarios.
Para obtener informacion
´ sobre como
´
declarar electronicamente
´
datos referentes a los salarios a la SSA o para tener acceso a los
servicios de BSO, visite la pagina
´
Employer W-2 Filing Instructions
& Information (Instrucciones e informacion
´ para la radicacion
´ del
Formulario W-2) del sitio web de la SSA, www.socialsecurity.gov/
employer. Al acceder a los servicios de BSO, tambien
´ puede hacer
correcciones a datos radicados previamente relacionados con los
salarios y la retencion
´ de contribuciones. Si tiene dificultad con
alguno de los servicios de BSO, llame a la SSA al 1-888-772-2970.
Entre la informacion
´ disponible se incluye informacion
´ sobre
como
´
radicar por medios electronicos,
´
ciertas publicaciones del
IRS y de la SSA y temas generales acerca de la declaracion
´ anual
de sueldos y salarios. Tambien
´ puede usar los servicios de BSO
para hacer preguntas sobre la reportacion
´ de sueldos y salarios.

Instrucciones Generales
Proposito
´
del formulario. Se usa el Formulario W-3PR para
enviar el Original de los Formularios 499R-2/W-2PR a la SSA.
Asegurese
´
de llenar un Formulario W-3PR para el ano
˜ correcto y
de guardar una copia del Formulario W-3PR en su documentacion.
´
Quien
´ tiene que radicar el Formulario. Los patronos y otros
pagadores tienen que radicar el Formulario W-3PR para enviar los
Formularios 499R-2/W-2PR a la SSA.
Un patrono de empleados domesticos
´
tiene que radicar un
Formulario W-3PR aun cuando radique un solo Formulario 499R-2/
W-2PR para un solo empleado domestico.
´
Marque el recaudro
“Domestico”
´
en el encasillado a del Formulario W-3PR. Tiene que
tener un EIN. Vea Encasillado c — Numero
´
de identificacion
´
patronal (EIN), en la pagina
´
2.

Quien
´ puede firmar el Formulario W-3PR. Un remitente
(incluyendo una agencia de servicios, un agente de reportacion,
´ un
agente pagador o un agente de desembolsos) puede firmar el
Formulario W-3PR (o usar su numero
´
de identificacion
´ personal o
PIN, por sus siglas en ingles,
´ en las radicaciones electronicas)
´
en
nombre del patrono o del pagador solo
´ si el remitente:
• Esta´ autorizado por un acuerdo de agencia (un acuerdo verbal,
por escrito o impl´ıcito) valido
´
conforme a la ley estatal y
• Escribe “Por (nombre del pagador)” junto a la firma (solo
´ para los
Formularios W-3PR en papel).
Si un remitente autorizado firma por el pagador, este
´
ultimo
´
es
responsable de radicar, para la fecha de vencimiento, un
Formulario W-3PR correcto y completo con los Formularios
499R-2/W-2PR correspondientes y esta´ sujeto a toda multa que
resulte por no haber cumplido con dichos requisitos. Asegurese
´
de
que el nombre y el numero
´
de identificacion
´ del patrono (EIN, por
sus siglas en ingles)
´ sean los mismos que aparecen en el
Formulario 941-PR, Planilla para la Declaracion
´ Federal
TRIMESTRAL del Patrono; Formulario 943-PR, Planilla para la
Declaracion
´ Anual de la Contribucion
´ Federal del Patrono de
Empleados Agr´ıcolas; Formulario 944-PR, Planilla para la
Declaracion
´ Federal ANUAL del Patrono; o el Anexo H-PR
(Formulario 1040-PR), Contribuciones sobre el Empleo de
Empleados Domesticos,
´
radicados por el patrono o a favor del
mismo.
Cuando
´
se debe radicar el formulario. Radique el Formulario
W-3PR entero para el ano
˜ 2010, con el Original del Formulario
499R-2/W-2PR, ante la SSA a mas
´ tardar el 28 de febrero del ano
˜
2011. Sin embargo, si radica el formulario 499R-2/W-2PR por
medios electronicos,
´
la fecha l´ımite para radicar el formulario es el
31 de marzo del ano
˜ 2011. Quizas
´ tenga que pagar una multa por
cada Formulario 499R-2/W-2PR que radique fuera de plazo.
Prorroga.
´
Puede solicitar una prorroga
´
automatica
´
para
radicar el Formulario 499R-2/W-2PR enviando el Formulario 8809,
Application for Extension of Time To File Information Returns
(Solicitud de prorroga
´
para radicar planillas informativas), en ingles,
´
a la direccion
´ indicada en dicho formulario. Tiene que solicitar la
prorroga
´
antes de la fecha de vencimiento para radicar las
planillas. Tendra´ 30 d´ıas adicionales para radicar el formulario. Vea
el Formulario 8809 para mas
´ detalles.
Aunque solicite una prorroga
´
para radicar el Formulario
499R-2/W-2PR, tiene que entregarles a sus empleados el
´
PRECAUCION
Formulario 499R-2/W-2PR a mas
´ tardar el 31 de enero del
ano
˜ 2011.
Adonde
´
enviar el formulario. Env´ıe el Original del formulario
499R-2/W-2PR con la pagina
´
entera del Formulario W-3PR a:

!

Social Security Administration
Data Operations Center
Wilkes-Barre, PA 18769-0001
Si usa “Certified Mail” (Correspondencia Certificada) para
CONSEJO radicar la informacion,
´ cambie el codigo
´
postal (ZIP code) a
“18769-0002”. Si usa un servicio de entregas privado
aprobado por el IRS para radicar la informacion,
´ anada
˜
“ATTN:
W-2 Process, 1150 E. Mountain Dr.” a la direccion
´ y cambie el
codigo
´
postal a “18702-7997”. Vea la Pub. 179 (Circular PR) para
una lista de servicios de entregas privados aprobados por el IRS.
Como
´
enviar los formularios. Prepare y radique los Formularios
499R-2/W-2PR en orden alfabetico
´
por el apellido del trabajador o
en orden numerico
´
por el numero
´
de seguro social del empleado.

Cat. No. 26400E

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Instrucciones para el Formulario W-3PR (Instructions for Form W-3PR)

9:20 - 27-JAN-2010

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No use cinta adhesiva ni engrape el Formulario W-3PR al
Formulario 499R-2/W-2PR, ni engrape ni adhiera el Formulario
499R-2/W-2PR entre s´ı. Asegurese
´
de no doblar dichos
formularios. Env´ıelos a la SSA en un sobre estandar.
´
Si radica mas
´
de una clase de planilla para la contribucion
´ sobre la nomina,
´
radique todos los Formularios 499R-2/W-2PR de la misma clase,
junto con un Formulario W-3PR por separado, para cada clase de
planilla en cuestion
´ y env´ıelos cada uno en grupos por separado.
Radicacion
´ por medios electronicos.
´
Si tiene que radicar 250 o
mas
´ Formularios 499R-2/W-2PR, tiene que radicarlos usando
medios electronicos
´
a menos que el IRS lo haya eximido de este
requisito. Quizas
´ tenga que pagar una multa si no radica los
formularios por medios electronicos
´
cuando sea obligatorio.

con otro Formulario W-3PR, marcando el recuadro
correspondiente.
944-PR. Marque este recuadro si usted radica el Formulario
944-PR, Planilla para la Declaracion
´ Federal ANUAL del Patrono, y
no corresponde otra categor´ıa (excepto “Compensacion
´ por
enfermedad pagada por un tercero pagador”).
Domestico.
´
Marque este recuadro si usted es un patrono de
empleados domesticos
´
que env´ıa el Formulario 499R-2/W-2PR
para empleados domesticos
´
y no incluyo´ las contribuciones de
tales empleados en el Formulario 941-PR, Formulario 943-PR o en
el Formulario 944-PR.
Compensacion
´ por enfermedad pagada por un tercero
pagador. Marque este recuadro si usted es un tercero pagador
de compensacion
´ por enfermedad (o declara pagos de
compensacion
´ por enfermedad hechos por un tercero pagador)
que radica el Formulario 499R-2/W-2PR con dicha compensacion
´
declarada en el encasillado 7 (“Sueldos”). No marque este
recuadro si el tercero pagador radica el Formulario 499R-2/W-2PR
y usted radica un formulario de resumen unicamente
´
para
recapitular los pagos (vea la Pub. 15-A, Employer’s Supplemental
Tax Guide (Gu´ıa tributaria suplementaria para patronos), en ingles,
´
para mas
´ detalles). Si le corresponden dos o mas
´ recuadros (por
ejemplo, este
´
y el que es para el Formulario 941-PR), marque
ambos recuadros y radique un solo Formulario W-3PR tanto para
el Formulario 499R-2/W-2PR regular como para el Formulario
499R-2/W-2PR correspondiente a un tercero pagador de
compensacion
´ por enfermedad.
Solo
´ Empleados con Cobertura de Medicare. Marque este
recuadro si se trata de una agencia gubernamental con empleados
sujetos solamente al 1.45% de contribucion
´ al Medicare.
Encasillado b — Total de Formularios 499R-2/W-2PR adjuntos.
Anote el numero
´
de Formularios 499R-2/W-2PR individuales
completados que env´ıe con este Formulario W-3PR.
Los terceros pagadores de compensacion
´ por enfermedad a
beneficio de un empleado (o los patronos que se aprovechan de la
regla opcional para el Formulario W-2, la cual se describe en el
apartado 6 de la Pub. 15-A, en ingles)
´ tienen que escribir
“Resumen de la compensacion
´ por enfermedad pagada por un
tercero pagador” en este espacio, si los pagadores asegurados
radican el Formulario 499R-2/W-2PR para declarar dicha clase de
compensacion
´ y el tercero pagador radica el formulario solo
´ para
resumir los pagos. Vea la Pub. 15-A, en ingles,
´ para mas
´ detalles.
Encasillado c — Numero
´
de identificacion
´ patronal (EIN). Si
usted recibio´ un Formulario W-3PR del IRS con su direccion
´
impresa junto con la Pub. 179 (Circular PR), verifique que su EIN
este´ correcto en el encasillado c. Haga cualquier cambio necesario
en el Formulario W-3PR.
Si no usa el Formulario W-3PR con su direccion
´ ya impresa,
anote el numero
´
de nueve d´ıgitos asignado a usted por el IRS.
Tiene que escribirlo de esta manera: 00-0000000. No use el EIN
de un propietario anterior. Si usted no tiene un EIN cuando
radique su Formulario W-3PR, escriba “Solicitado” en el
encasillado c; no escriba su numero
´
de seguro social (SSN, por
sus siglas en ingles).
´
Puede obtener un EIN solicitandolo
´
por
Internet en www.irs.gov, llamando sin cargo al 1-800-829-4933 o
radicando el Formulario SS-4PR, Solicitud de Numero
´
de
Identificacion
´ Patronal (EIN).
Encasillados d y e — Nombre y direccion
´ del patrono. Si no
usa el Formulario W-3PR preimpreso del IRS, escriba el nombre
del patrono, numero
´
y calle, ciudad, estado y codigo
´
postal (ZIP).
Encasillado f — Otro numero
´
de identificacion
´ patronal usado
este ano.
˜
Si ha usado un EIN (incluyendo el numero
´
de un
propietario anterior) en el Formulario 941-PR, 944-PR o el
Formulario 943-PR radicado para el ano
˜ 2010, que sea distinto al
EIN anotado en el encasillado c del Formulario W-3PR, anote aqu´ı
el otro EIN que uso.
´ Los agentes del patrono, por lo general,
anotan el EIN del patrono en el encasillado f. (Si un agente declara
por mas
´ de un patrono, deje el encasillado f en blanco).
Persona de contacto, numero
´
de telefono,
´
de fax y direccion
´
de email. Facilite esta informacion
´ para que la pueda usar la SSA
si surge cualquier duda durante la tramitacion
´ de la planilla.
Encasillados 1-4 y 6-16. En estos encasillados del Formulario
W-3PR, declare los totales respectivos de los Formularios 499R-2/
W-2PR que env´ıe con este Formulario W-3PR.

Es preferible que radique los formularios por medios
electronicos
´
aunque radique menos de 250 Formularios
499R-2/W-2PR. Para mas
´ informacion
´ en espanol
˜ visite el
sitio web “Servicios en l´ınea para negocios” de la SSA, www.
socialsecurity.gov/bso/bsowelcomespanish.htm. All´ı encontrara´
enlaces con informacion
´ pertinente a la radicacion
´ de
declaraciones de salarios y las contribuciones sobre la nomina,
´
incluyendo la Gu´ıa de Servicios por Internet para Empresas.
Puede solicitar una exencion
´ de radicar planillas por medios
electronicos
´
llenando el Formulario 8508, Request for Waiver From
Filing Information Returns Electronically (Solicitud para la exencion
´
de radicar planillas informativas por medios electronicos),
´
en
ingles.
´ Env´ıe el Formulario 8508 al IRS por lo menos 45 d´ıas antes
de la fecha de vencimiento para radicar la planilla. Vea el
Formulario 8508 para informarse sobre como
´
se radica.
CONSEJO

!

Si radica los formularios por medios electronicos,
´
no
radique los mismos formularios en papel.

´
PRECAUCION

Las especificaciones para la planilla electronica
´
correspondientes al Formulario 499R-2/W-2PR se encuentran en la
EFW2 de la SSA, en ingles.
´ Usted puede obtener esta publicacion
´
de la SSA en el sitio web Employer W-2 Filing Instructions and
Information (Instrucciones e informacion
´ para patronos sobre la
radicacion
´ del Formulario W-2, www.socialsecurity.gov/employer, y
luego seleccionando el enlace “E-Filing Format” (Formato para la
radicacion
´ electronica).
´
Tambien
´ puede obtener dichas
especificaciones llamando a su Employer Services Liaison Officer
(Oficial de enlace de los servicios para patronos o ESLO, por sus
siglas en ingles)
´ de la SSA. El numero
´
de telefono
´
de este
especialista para Puerto Rico es el 212-264-1117.
Como
´
hacer correcciones. Use el Formulario W-3cPR,
Transmision
´ de Comprobantes de Retencion
´ Corregidos, para
enviar el Formulario 499R-2c/W-2cPR, Correccion
´ al Comprobante
de Retencion,
´ o para hacer correcciones a un Formulario W-3PR
radicado anteriormente.

Instrucciones Espec´ıficas
El Formulario W-3PR es le´ıdo por maquinas;
´
por lo tanto, escriba a
maquinilla, si es posible, o escriba con letra de imprenta bien
oscura. Env´ıe la pagina
´
entera del Formulario W-3PR junto con el
Original del Formulario 499R-2/W-2PR. Para anotar las cifras en
dolares,
´
omita el signo ($) y la coma, pero no omita el punto
decimal (00000.00).
Las cantidades declaradas en formularios relacionados con
el empleo (tales como los Formularios 499R-2/W-2PR,
941-PR, 943-PR, 944-PR o el Anexo H-PR (Formulario
1040-PR)) deben coincidir con las cantidades declaradas en el
Formulario W-3PR. Si hay diferencias, el IRS y la SSA podr´ıan
comunicarse con usted. Tiene que guardar una conciliacion
´ para
futura referencia. Vea Conciliacion
´ de los Formularios 499R-2/
W-2PR, W-3PR, 941-PR, 943-PR, 944-PR y el Anexo H-PR
(Formulario 1040-PR), mas
´ adelante.
Encasillado a — Clase de pagador. Marque el recuadro que le
corresponda. Marque solo
´ un recuadro (vea Compensacion
´ por
enfermedad pagada por un tercero pagador, para una
excepcion).
´
Si le corresponden dos o mas
´ recuadros (excepto en el
caso de compensacion
´ por enfermedad pagada por un tercero
pagador), env´ıe cada clase de Formulario 499R-2/W-2PR con un
Formulario W-3PR por separado.
941-PR. Marque este recuadro si radica el Formulario 941-PR,
Planilla para la Declaracion
´ Federal TRIMESTRAL del Patrono, y
no le corresponde ninguna otra categor´ıa (a menos que sea
“compensacion
´ por enfermedad pagada por un tercero pagador”).
Una iglesia o una organizacion
´ con fines religiosos debera´ marcar
este recuadro aunque no este´ obligada a radicar el Formulario
941-PR o Formulario 944-PR.
943-PR. Marque este recuadro si usted es patrono agr´ıcola y
radica el Formulario 943-PR, Planilla para la Declaracion
´ ANUAL
de la Contribucion
´ Federal del Patrono de Empleados Agr´ıcolas, y
env´ıa el Formulario 499R-2/W-2PR para empleados agr´ıcolas.
Para empleados no agr´ıcolas, env´ıe el Formulario 499R-2/W-2PR
CONSEJO

Conciliacion
´ de los Formularios 499R-2/W-2PR,
W-3PR, 941-PR, 943-PR, 944-PR y el Anexo H-PR
(Formulario 1040-PR)
Se deben conciliar las cantidades relacionadas indicadas en el
Formulario 499R-2/W-2PR para el ano
˜ 2010 con las de los
encasillados 10 al 16 del Formulario W-3PR, as´ı como con las
cantidades declaradas en las l´ıneas correspondientes de los
Formularios 941-PR trimestrales, el Formulario 943-PR, 944-PR y
el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR) anuales para el ano
˜ 2010. Si
surgen diferencias entre las cantidades declaradas en los
Formularios 499R-2/W-2PR y W-3PR radicados ante la SSA y los

-2-

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Instrucciones para el Formulario W-3PR (Instructions for Form W-3PR)

9:20 - 27-JAN-2010

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Formularios 941-PR, 943-PR, 944-PR y el Anexo H-PR (Formulario
1040-PR), radicados ante el IRS, tenemos que comunicarnos con
usted para resolver tales diferencias.
Las cantidades reportadas en los Formularios 499R-2/W-2PR,
W-3PR, 941-PR, 943-PR, 944-PR y el Anexo H-PR (Formulario
1040-PR) a veces no concuerdan por razones validas.
´
Si no
concuerdan, usted debera´ verificar que las razones son validas.
´
Conserve su conciliacion
´ en caso de que el IRS o la SSA tenga
dudas relativas a dichos formularios.

SSA at 1-888-772-2970 if you experience problems using any of
the services within BSO.
The website includes electronic filing information, some IRS and
SSA publications, and general topics of interest about annual wage
reporting. You can also use BSO to ask questions about wage
reporting.

General Instructions
Purpose of form. Use Form W-3PR to transmit the Original copy
of Form(s) 499R-2/W-2PR to the SSA. Be sure to use Form W-3PR
for the correct year and also keep a copy of Form W-3PR for your
records.
Who must file. Employers and other payers must file Form
W-3PR to transmit Form(s) 499R-2/W-2PR.
A household employer must file a Form W-3PR even if filing
only one Form 499R-2/W-2PR for one household employee. On
Form W-3PR check the “Household” box in box a. You must have
an EIN. See Box c — Employer identification number (EIN) on page
4.
Who may sign Form W-3PR. A transmitter or sender (including a
service bureau, reporting agent, paying agent, or disbursing agent)
may sign Form W-3PR (or use its personal identification number
(PIN) on electronic filings) for the employer or payer only if the
sender:
• Is authorized to sign by an agency agreement (either oral,
written, or implied) that is valid under state law and
• Writes “For (name of payer)” next to the signature (paper Form
W-3PR only).
If an authorized sender signs for the payer, the payer is still
responsible for filing, when due, a correct and complete Form
W-3PR and related Form(s) 499R-2/W-2PR and is subject to any
penalties that result from not complying with these requirements.
Be sure that the payer’s name and employer identification number
(EIN) are the same as those used on Form 941-PR, Planilla para la
Declaracion
´ Federal TRIMESTRAL del Patrono; Form 943-PR,
Planilla para la Declaracion
´ ANUAL de la Contribucion
´ Federal del
Patrono de Empleados Agr´ıcolas; Form 944-PR, Planilla para la
Declaracion
´ Federal ANUAL del Patrono; or Schedule H-PR (Form
1040-PR), Contribuciones sobre el Empleo de Empleados
Domesticos,
´
filed by or for the employer.
When to file. File your 2010 Form W-3PR using the entire
Original copy of Form 499R-2/W-2PR with the SSA by February
28, 2011. However, if you file Form 499R-2/W-2PR electronically,
the due date is March 31, 2011. You may owe a penalty for each
Form 499R-2/W-2PR you file late.
Extension. You may request an automatic extension of time to
file Form 499R-2/W-2PR by sending Form 8809, Application for
Extension of Time To File Information Returns, to the address on
that form. You must request the extension before the due date of
the returns. You will have an additional 30 days to file. See Form
8809 for details.
Even if you request an extension to file Form 499R-2/
W-2PR, you must still furnish Form 499R-2/W-2PR to your
CAUTION employees by January 31, 2011.
Where to file. Send the Original copy of Form 499R-2/W-2PR
with the entire page of Form W-3PR to:

Aviso sobre la Ley de Confidencialidad de
Informacion
´ y la Ley de Reduccion
´ de Tramites
´
Solicitamos la informacion
´ requerida en el Formulario W-3PR para
cumplir con las leyes que regulan la recaudacion
´ de las
contribuciones internas de los Estados Unidos. La necesitamos
para computar y cobrar la cantidad correcta de contribucion.
´ La
seccion
´ 6051 del Codigo
´
Federal de Rentas Internas y su
reglamentacion
´ correspondiente requieren que usted provea copias
del formulario de retencion
´ a sus empleados y a la SSA. La seccion
´
6109 requiere que usted provea su numero
´
de identificacion
´
patronal (EIN). Si no nos provee esta informacion
´ de una manera
oportuna, podr´ıa estar sujeto a multas.
Usted no esta´ obligado a facilitar la informacion
´ solicitada en un
formulario segun
´ la Ley de Reduccion
´ de Tramites
´
a menos que el
mismo muestre un numero
´
de control valido
´
de la Office of
Management and Budget (Oficina de Administracion
´ y Presupuesto
u OMB, por sus siglas en ingles).
´
Los libros o registros relativos a
un formulario o sus instrucciones tienen que ser conservados
mientras su contenido pueda ser utilizado en la aplicacion
´ de
alguna ley contributiva federal.
Por regla general, las planillas de contribucion
´ y toda
informacion
´ pertinente son confidenciales, como lo requiere la
seccion
´ 6103. No obstante, dicha seccion
´ permite o requiere que el
IRS divulgue o provea tal informacion
´ a otros, tal como se describe
en el Codigo.
´
Por ejemplo, podemos divulgar informacion
´
contributiva al Departamento de Justicia para casos de litigio civil y/
o penal y a las ciudades, estados, el Distrito de Columbia y a las
posesiones y estados libres asociados con los EE.UU. a fin de
ayudarlos a aplicar sus leyes contributivas respectivas. Tambien
´ la
ley nos autoriza a facilitarles la informacion
´ a algunos gobiernos
extranjeros conforme a los tratados tributarios existentes con los
Estados Unidos, a agencias federales y estatales para hacer
cumplir las leyes federales penales que no tengan que ver con la
contribucion
´ o a agencias federales encargadas de hacer cumplir
las leyes y agencias de inteligencia para combatir el terrorismo.
El tiempo que se necesita para llenar y radicar este formulario
var´ıa, dependiendo de las circunstancias individuales. El tiempo
promedio que se estima para completar este formulario es 27
minutos. Si desea hacer algun
´ comentario acerca de la exactitud
de este tiempo o si tiene alguna sugerencia que ayude a que este
formulario sea mas
´ sencillo, por favor env´ıenoslos. Dir´ıjase al
Internal Revenue Service, Tax Products Coordinating Committee,
SE:W:CAR:MP:T:T:SP, 1111 Constitution Ave. NW, IR-6526,
Washington, DC 20224. No env´ıe ni el Formulario 499R-2/W-2PR
ni el Formulario W-3PR a esta direccion.
´ En su lugar, vea Adonde
´
enviar el Formulario en la pagina
´
1.

!

Reminders

Social Security Administration
Data Operations Center
Wilkes-Barre, PA 18769-0001
If you use ‘‘Certified Mail’’ to file, change the ZIP code to
TIP ‘‘18769-0002.’’ If you use an IRS-approved private delivery
service, add ‘‘ATTN: W-2 Process, 1150 E. Mountain Dr.’’ to
the address and change the ZIP code to ‘‘18702-7997.’’ See Pub.
15 (Circular E), Employer’s Tax Guide, for a list of IRS-approved
private delivery services.
Shipping and mailing. Prepare and file Form(s) 499R-2/W-2PR
either alphabetically by employees’ last names or numerically by
employees’ social security numbers. Do not staple or tape Form
W-3PR to Form(s) 499R-2/W-2PR or any Form(s) 499R-2/W-2PR
to each other. Do not fold either of these forms; send them to the
SSA in a flat mailing. If you file more than one type of employment
tax form, please group Form(s) 499R-2/W-2PR of the same type
with a separate Form W-3PR for each same type and send them in
separate groups.
Electronic reporting. If you are required to file 250 or more
Form(s) 499R-2/W-2PR, you must file them electronically unless
the IRS granted you a waiver. You may be charged a penalty if you
fail to file electronically when required.
You are encouraged to file electronically even though you
TIP are filing fewer than 250 Form(s) 499R-2/W-2PR. For more
information, visit the SSA’s Business Services Online
website at www.socialsecurity.gov/bso/bsowelcome.htm and select
“Tutorial.”

Extended due date for electronic filers. If you file your 2010
Form(s) 499R-2/W-2PR with the Social Security Administration
(SSA) electronically, the due date is extended to March 31, 2011.
For information on how to file electronically, see Electronic
reporting, later.
Form 944-PR. Use the “944-PR” checkbox in box a of Form
W-3PR if you filed Form 944-PR, Planilla para la Declaracion
´
Federal ANUAL del Patrono.

Need Help?
If you need information about how to get forms and publications,
see Pub. 15 (Circular E), Employer’s Tax Guide.
If you need assistance in Spanish for filing wage reports, call the
SSA at 1-800-772-6270 and request for Spanish assistance at this
number.
You can also call the Internal Revenue Service (IRS) with your
employment tax questions at 1-800-829-4933 or visit the IRS
website at www.irs.gov and type “Employment Taxes” in the
“Search” box.
Online wage reporting. Using a personal computer, you can
access SSA’s Business Services Online (BSO) to electronically
report wage data. To get information regarding filing wage data
electronically with the SSA or to access BSO, visit the SSA’s
Employer W-2 Filing Instructions and Information website at www.
socialsecurity.gov/employer. Corrections to previously filed wage
and withholding data can also be made by accessing BSO. Call the

-3-

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Instrucciones para el Formulario W-3PR (Instructions for Form W-3PR)

9:20 - 27-JAN-2010

The type and rule above prints on all proofs including departmental reproduction proofs. MUST be removed before printing.

You may request a waiver from filing electronically by filing Form
8508, Request for Waiver From Filing Information Returns
Electronically. Submit Form 8508 to the IRS at least 45 days before
the due date of the return. See Form 8508 for filing information.
If you file electronically, do not file the same returns on
paper.

If you are not using the preprinted Form W-3PR, enter the
nine-digit number assigned to you by the IRS. This should be
shown as 00-0000000. Do not use a prior owner’s EIN. If you do
not have an EIN when filing Form W-3PR, enter “Applied For” in
box c, not your social security number (SSN). You can get an EIN
by applying online at www.irs.gov, by calling the toll-free number
1-800-829-4933, or by filing Form SS-4, Application for Employer
Identification Number.
Boxes d and e — Employer’s name and address. If you are not
using the preprinted Form W-3PR, enter the employer’s name,
street address, city, state, and ZIP code.
Box f — Other EIN used this year. If you have used an EIN
(including a prior owner’s EIN) on Form 941-PR, 944-PR or 943-PR
submitted for 2010 that is different from the EIN reported in box c
on Form W-3PR, enter the other EIN used. Agents generally report
the employer’s EIN in box f. (If an agent is reporting for more than
one employer, leave box f blank.)
Contact person, telephone number, fax number, and email
address. Please enter this information for use by the SSA if any
questions arise during processing.
Boxes 1-4 and 6-16. In these boxes on Form W-3PR, report
respective totals from the Form(s) 499R-2/W-2PR that you are
sending with this Form W-3PR.

!

CAUTION

Electronic media reporting specifications for Form(s) 499R-2/
W-2PR are in the SSA’s EFW2, which can be downloaded from the
SSA’s Employer W-2 Filing Instructions and Information website at
www.socialsecurity.gov/employer and selecting “E-Filing Format”.
You can also get electronic specifications by contacting the SSA’s
Employer Services Liaison Officer (ESLO) for Puerto Rico at
212-264-1117.
Making corrections. Use Form W-3c PR, Transmittal of
Corrected Wage and Tax Statements, to transmit Form(s) 499R-2c/
W-2cPR, Corrected Withholding Statement, or to make corrections
to a previously filed Form W-3PR.

Specific Instructions
Form W-3PR is read by machines, so please type entries, if
possible, or print as darkly as possible. Send the entire page of
Form W-3PR with the Original copy of all Form(s) 499R-2/W-2PR.
Make all dollar entries without the dollar sign ($) and comma, but
with the decimal point (00000.00).
Amounts reported on related employment forms (for
TIP example, Form 499R-2/W-2PR, Form 941-PR, Form
943-PR, Form 944-PR, or Schedule H-PR (Form 1040-PR))
should agree with the amounts reported on Form W-3PR. If there
are any differences, you may be contacted by the IRS and SSA.
You should retain a reconciliation for future reference. See
Reconciling Form(s) 499R-2/W-2PR, W-3PR, 941-PR, 943-PR,
944-PR and Schedule H-PR (Form 1040-PR), later.
Box a — Kind of payer. Check the box that applies. Check only
one box (see Third-party sick pay, below, for an exception). If more
than one box applies (except for Third-party sick pay), send each
type of Form 499R-2/W-2PR with a separate Form W-3PR.
941-PR. Check this box if you file Form 941-PR, Planilla para
la Declaracion
´ Federal TRIMESTRAL del Patrono, and no other
category (except “Third-party sick pay”) applies. A church or church
organization should check this box even if it is not required to file
Form 941-PR or Form 944-PR.
943-PR. Check this box if you are an agricultural employer and
file Form 943-PR, Planilla para la Declaracion
´ ANUAL de la
Contribucion
´ Federal del Patrono de Empleados Agr´ıcolas, and you
are sending Form(s) 499R-2/W-2PR for agricultural employees. For
nonagricultural employees, send their Form(s) 499R-2/W-2PR with
a separate Form W-3PR, checking the appropriate box.
944-PR. Check this box if you file Form 944-PR, Planilla para
la Declaracion
´ Federal ANUAL del Patrono, and no other category
(except “Third-party sick pay”) applies.
Household. Check this box if you are a household employer
sending Form(s) 499R-2/W-2PR for household employees, and you
did not include the household employee’s taxes on Form 941-PR,
Form 943-PR or Form 944-PR.
Third-party sick pay. Check this box if you are a third-party
payer of sick pay (or are reporting sick pay payments made by a
third party) filing Form(s) 499R-2/W-2PR with third-party sick pay
reported in box 7 (“Wages”). Do not check this box if the third-party
payer is filing the Form(s) 499R-2/W-2PR and you are filing a recap
form (see Pub. 15-A for details). If more than one box applies (for
example, this box and the Form 941-PR box), check both boxes
and file a single Form W-3PR for the regular and third-party sick
pay Form(s) 499R-2/W-2PR.
Medicare employees only. Check this box if you are a
government agency with employees subject only to the 1.45%
Medicare tax.
Box b — Total number of Form(s) 499R-2/W-2PR. Enter the
number of completed individual Form(s) 499R-2/W-2PR you are
sending with this Form W-3PR.
Third-party payers of sick pay (or employers using the optional
rule for Form W-2 described in section 6 of Pub. 15-A) must enter
“Third-Party Sick Pay Recap” in this space if the insured employers
are filing Form(s) 499R-2/W-2PR reporting the sick pay, and the
third-party payer is filing recap forms. See Pub. 15-A for details.
Box c — Employer identification number (EIN). If you received a
preprinted Form W-3PR from the IRS with Pub. 179 (Circular PR),
verify that your EIN is correct in box c. Make any necessary
corrections on the form.

Reconciling Form(s) 499R-2/W-2PR, W-3PR,
941-PR, 943-PR, 944-PR and Schedule H-PR
(Form 1040-PR)
Reconcile the related amounts shown on your 2010 Form(s)
499R-2/W-2PR with the amounts shown in boxes 10 through 16 of
your Form W-3PR, as well as with the applicable lines on the
quarterly Form(s) 941-PR, annual Form 943-PR, annual Form
944-PR, and Schedule H-PR (Form 1040-PR) for 2010. When there
are discrepancies between amounts reported on Form(s) 499R-2/
W-2PR and W-3PR, filed with the SSA and Forms 941-PR,
943-PR, Form 944-PR, and Schedule H-PR (Form 1040-PR) filed
with the IRS, we must contact you to resolve the discrepancies.
Amounts reported on Form(s) 499R-2/W-2PR, W-3PR, 941-PR,
943-PR, Form 944-PR, and Schedule H-PR (Form 1040-PR) may
not match for valid reasons. If the amounts do not match, you
should determine that the reasons are valid. Keep your
reconciliation in case there are inquiries from the IRS or the SSA.

Privacy Act and Paperwork Reduction Act
Notice
We ask for the information on Form W-3PR to carry out the Internal
Revenue laws of the United States. We need it to figure and collect
the right amount of tax. Section 6051 of the Internal Revenue Code
and its regulations require you to furnish wage and tax statements
to employees and to the Social Security Administration. Section
6109 requires you to provide your employer identification number
(EIN). If you fail to provide this information in a timely manner, you
may be subject to penalties.
You are not required to provide the information requested on a
form that is subject to the Paperwork Reduction Act unless the form
displays a valid OMB control number. Books or records relating to a
form or its instructions must be retained as long as their contents
may become material in the administration of any Internal Revenue
law.
Generally, tax returns and return information are confidential, as
stated in section 6103. However, section 6103 allows or requires
the IRS to disclose or give the information shown on your tax return
to others as described in the Code. For example, we may disclose
your tax information to the Department of Justice for civil and/or
criminal litigation and to cities, states, the District of Colombia, and
U.S. commonwealths and possessions for use in administering
their tax laws. And we may disclose it to certain foreign
governments under tax treaties they have with the United States.
We may also disclose this information to federal and state agencies
to enforce federal nontax criminal laws, or to federal law
enforcement and intelligence agencies to combat terrorism.
The time needed to complete and file this form will vary
depending on individual circumstances. The estimated average
time is 27 minutes. If you have comments concerning the accuracy
of this time estimate or suggestions for making this form simpler,
we would be happy to hear from you. You can write to the Internal
Revenue Service, Tax Products Coordinating Committee,
SE:W:CAR:MP:T:T:SP, 1111 Constitution Ave. NW, IR-6526,
Washington, DC 20224. Do not send Form(s) 499R-2/W-2PR or
W-3PR to this office. Instead, see Where to file, on page 3.

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