Wage and Tax Statements W-2/W-3 series

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11-MAR-2009

12:18 -

The type and rule above prints on all proofs including departmental reproduction proofs. MUST be removed before printing.

Instrucciones para el
Formulario W-3c PR
Instructions for Form
W-3c PR

Department of the Treasury
Internal Revenue Service

(Rev. febrero de 2009)
Transmisi´on de Comprobantes de Retenci´on Corregidos
Transmittal of Corrected Wage and Tax Statements
Las secciones a las cuales se hace referencia abajo
corresponden al Codigo
´
Federal de Impuestos Internos a
menos que se indique de otra manera.

Que´ Hay de Nuevo
Cambio en el formato del Formulario W-3c PR. Para
propositos
´
de la privacidad del empleado en el Formulario
W-2c, los dos primeros encasillados en la parte superior
izquierda del formulario se han intercambiado. Para propositos
´
de uniformidad, este cambio tambien
´ se ha realizado en los
Formularios W-3c y W-3c PR.
Cambios en los encasillados g y j. No anote nada en los
encasillados g y j. Ya no se requiere anotar el numero
´
de
seguro social o PRU del patrono para correciones hechas
conforme a la seccion
´ 218 de la Ley del Seguro Social.

Instrucciones Generales
Proposito
´
del Formulario
Use el Formulario W-3c PR para enviar el original de uno o
varios Formulario(s) 499R-2c/W-2cPR, Correccion
´ al
Comprobante de Retencion,
´ a la Administracion
´ del Seguro
Social (SSA, por sus siglas en ingles),
´
aun cuando radique el
Formulario 499R-2c/W-2cPR unicamente
´
para corregir el
nombre o numero
´
de seguro social (SSN, por sus siglas en
ingles)
´ de un empleado.
Radique un solo Formulario W-3c PR para corregir el
numero
´
de identificacion
´ patronal (EIN, por sus siglas en ingles)
´
reportado en un Formulario W-3PR anteriormente radicado. Si
el EIN es el unico
´
cambio que necesita hacer, complete
unicamente
´
los encasillados a, b, d, e y h. Luego firme la
planilla.
Como
´
corregir mas
´ de una clase de patrono. Usted debe
usar un Formulario W-3c PR individual para cada clase de
pagador que marque en el encasillado f (a menos que marque
el recuadro Comp. por enferm. de 3ro pagador como su
segundo recuadro). Si desea corregir mas
´ de una clase de
patrono, debe agrupar todos los comprobantes segun
´ sus
respectivas clases y enviar cada grupo por separado.
Adonde
´
enviar los formularios. Radique los Formularios
499R-2c/W-2cPR y W-3c PR ante la SSA. Si usa el Servicio
Postal de los EE.UU., env´ıe todos los Formularios 499R-2c/
W-2cPR y W-3c PR a la direccion
´ siguiente:
Social Security Administration
Data Operations Center
P.O. Box 3333
Wilkes-Barre, PA 18767-3333
Si usa una agencia portadora que no sea el Servicio Postal
de los EE.UU., env´ıe sus Formularios 499R-2c/W-2cPR y W-3c
PR a la direccion
´ siguiente:
Social Security Administration
Data Operations Center
Attn: W-2c PR Process
1150 E. Mountain Drive
Wilkes-Barre, PA 18702-7997
No env´ıe el Formulario 499R-2/W-2PR, Comprobante
de Retencion,
´ a ninguna de estas direcciones. Vea las
´
PRECAUCION
instrucciones para el Formulario 499R-2/W-2PR para
dicha informacion.
´

!

Cuando
´
se debe radicar la planilla. Radique la Planilla W-3c
PR lo antes posible despues
´ de haber descubierto un error.
Ademas,
´ dele a sus empleados las copias apropiadas del
Formulario 499R-2c/W-2cPR cuanto antes.
Como
´
se puede radicar la planilla. Usted puede radicar el
Formulario W-3c PR en papel. Si es posible, use una maquinilla
para escribir todas las anotaciones y asegurese
´
de que todas
las copias sean perfectamente legibles.
Si alguna entrada indica un cambio de dolares
´
y una de las
cantidades en cuestion
´ es cero, anote “-0-”. No deje en blanco
dicho encasillado. Escriba en parentesis
´
las cantidades
negativas (disminuciones) de la tercera columna del Formulario
W-3c PR.
Reportacion
´ usando medios electronicos.
´
Si se le requiere
radicar 250 o mas
´ Formularios 499R-2c/W-2cPR durante un
ano
˜ natural, debera´ radicarlos por medios electronicos
´
a menos
que el IRS le conceda una renuncia. Puede solicitar una
renuncia llenando el Formulario 8508, Request for Waiver From
Filing Information Returns Electronically (Solicitud para la
Renuncia de Radicar Planillas Informativas por Medios
Electronicos),
´
en ingles.
´ Radique el Formulario 8508 ante el
IRS por lo menos 45 d´ıas antes de que radique los Formularios
499R-2c/W-2cPR. Vea el Formulario 8508 para informacion
´
sobre la radicacion.
´ Se le podr´ıa cargar una multa si no radica
por medios electronicos
´
cuando se requiere.
Para propositos
´
del requisito electronico,
´
solo
´ los
Formularios 499R-2/W-2PR del ano
˜ anterior se toman en
cuenta. Ademas,
´ si un patrono tiene que radicar 200
Formularios 499R-2c/W-2cPR para el ano
˜ anterior en marzo y
luego descubre que otros 100 Formularios 499R-2c/W-2cPR
para el mismo ano
˜ se deben radicar electronicamente
´
en
agosto, solo
´ los 100 Formularios 499R-2c/W-2cPR que se
radican en agosto deben radicarse electronicamente.
´
Las especificaciones para radicar los Formularios 499R-2c/
W-2cPR electronicamente
´
se encuentran en la EFW2C,
Specifications for Filing Forms W-2c Electronically
(Especificaciones para la Radicacion
´ Electronica
´
del W-2c), de
la SSA (anteriormente denominada MMREF-2), en ingles.
´
Puede descargar la EFW2C en el sitio web www.socialsecurity.
gov/employer de la SSA. Tambien
´ puede ordenar una copia de
la EFW2C llamando al Employer Reporting Branch (Sucursal
de Reportacion
´ del Patrono) de la SSA al 1-800-772-6270.
Puede obtener informacion
´ sobre la radicacion
´ electronica
´
comunicandose
´
con el Employer Service Liaison Officer (Oficial
de Enlace para los Servicios de Empleadores o Patronos,
ESLO por sus siglas en ingles)
´ de la SSA para Puerto Rico,
llamando al 212-264-1117.
Si radica menos de 250 Formularios 499R-2c/W-2cPR, no
se requiere que se radiquen electronicamente;
´
sin embargo, el
hacerlo mejorara´ la puntualidad y precision
´ del procesamiento
de formularios. Para mas
´ informacion,
´ vea Reportacion
´ de los
salarios por computadora, en la pagina
´
2.
Quien
´ puede firmar el Formulario W-3c PR. Por lo general,
los patronos deben firmar el Formulario W-3c PR. Sin embargo,
el transmisor o remitente (incluyendo una agencia de servicios,
un agente de reportacion,
´ un agente pagador o un agente de
desembolsos) puede firmar el Formulario W-3c PR (o usar su
numero
´
de identificacion
´ personal, PIN por sus siglas en ingles,
´
en las radicaciones electronicas)
´
por el patrono o el pagador
solo
´ si el remitente:

Cat. No. 26401P

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• Esta´ autorizado a firmar bajo un acuerdo de agencia (un

Encasillado e — Numero
´
de identificacion
´ patronal (EIN).
Anote el numero
´
correcto que le asigno´ el IRS en el formato
siguiente: 00-0000000. Si va a corregir su EIN, anote el EIN
incorrecto en el encasillado h.
Encasillado f — Clase de patrono. Marque el recuadro
correspondiente. Si su Formulario W-3PR previo estaba
marcado incorrectamente, reporte su clase de patrono
incorrecto en el espacio para anotaciones en el encasillado 8,
“Explique aqu´ı toda reduccion”.
´
Comp. por enferm. de 3ro pagador. Marque este
recuadro y otro recuadro, tal como “941-PR Regular”, si es un
tercero pagador de compensacion
´ por enfermedad (o un
patrono que reporta pagos de compensacion
´ por enfermedad
hechos por un tercero) y corrige los Formularios 499R-2/
W-2PR.
941-PR Regular. Marque este recuadro si radica el
Formulario 941-PR y ninguna de las otras categor´ıas (que no
sea “compensacion
´ por enfermedad pagada por un tercero
pagador”) le corresponde.
Domestico.
´
Marque este recuadro si es patrono de
empleados domesticos
´
y va a corregir unos Formularios
499R-2/W-2PR que pertenecen a empleados domesticos
´
(Anexo H-PR (Formulario 1040-PR) o el Formulario 942-PR
para anos
˜ contributivos anteriores a 1995). Si tambien
´ tiene
que corregir Formularios 499R-2c/W-2cPR de empleados no
domesticos,
´
complete otro Formulario W-3c PR.
943-PR Agr´ıcola. Marque este recuadro si radica el
Formulario 943-PR y los comprobantes corregidos pertenecen
a empleados agr´ıcolas. Para corregir Formularios 499R-2c/
W-2cPR de empleados no agr´ıcolas, env´ıe otro formulario por
separado, marcando con una “X” el recuadro para el Formulario
941-PR (en la mayor´ıa de los casos).
944-PR. Marque este recuadro si radica el Formulario
944-PR y ninguna otra categor´ıa le aplica (excepto
“Compensacion
´ por enfermedad pagada por un tercero
pagador”, si le corresponde). El Formulario 944-PR es un
formulario que puede ser radicado en lugar del Formulario
941-PR comenzando con el ano
˜ natural de 2006.
Empleados del gobierno de Medicare. Marque este
recuadro si se trata de una agencia gubernamental que va a
corregir unos Formularios 499R-2/W-2PR de empleados que
estan
´ sujetos unicamente
´
a la contribucion
´ para el seguro
Medicare.
Seccion
´ 218. Marque este recuadro si es un patrono
gubernamental y va a corregir unos Formularios 499R-2/
W-2PR de 1986 o un ano
˜ anterior a este,
´
de empleados
amparados por la seccion
´ 218 de la Ley del Seguro Social. El
numero
´
patronal de seguro social y PRU (anteriormente
anotado en el encasillado g) ya no tienen que anotarse. El
empleo conforme a la seccion
´ 218 de la Ley del Seguro Social
ahora se reporta usando el EIN federal.
Encasillado g. Este encasillado ha sido reservado solamente
para uso interno.
Encasillados h e i. Haga anotaciones en estos encasillados
solamente si el numero
´
que anoto´ en el formulario original no
es el correcto. Los numeros
´
correctos deben aparecer en los
encasillados d y e. El encasillado j ha sido reservado
solamente para uso interno debido a los cambios explicados
anteriormente en el Encasillado g y en la Seccion
´ 218.
Encasillados 1 al 7 — Cambios. Anote los totales de estos
encasillados con las mismas partidas de los Formularios
499R-2c/W-2cPR corregidas correspondientes. Los numeros
´
de los encasillados de este formulario no coinciden con
los del Formulario 499R-2c/W-2cPR. Debera´ completar
solamente los encasillados que va a corregir. Deje los demas
´
en blanco.
Si en alguna l´ınea hay un cambio en las cantidades y una de
ellas es cero, anote “-0-”. No deje la l´ınea en blanco.
Encasillado 8 — Explique aqu´ı toda reduccion.
´
Explique
todas las reducciones que aparecen en la tercera columna.
Tambien
´ reporte aqu´ı toda anotacion
´ previa incorrecta del
encasillado f, “Clase de patrono”. Incluya (pero no adjunte al
Formulario W-3c PR) hojas adicionales para explicar las
reducciones, si corresponde.
Firma. Firme y feche esta planilla. Incluya tambien
´ su cargo,
numero
´
de telefono
´
y el nombre de una persona con quien se
puede comunicar. Si usted tiene un numero
´
de fax y/o una
direccion
´ para recibir correspondencia electronica
´
(email),
incluyalos
´
tambien.
´ Si usted no es el patrono, vea Quien
´
puede firmar el Formulario W-3c PR, en la pagina
´
1.

acuerdo oral, por escrito o impl´ıcito) que sea valido
´
conforme a
la ley estatal y
• Escribe “Por (nombre del pagador)” junto a la firma.
Aunque un remitente autorizado firme por el pagador, el
pagador aun
´ tiene la responsabilidad de asegurarse de que el
Formulario W-3c PR y los documentos adjuntos sean
debidamente radicados a tiempo. El pagador estara´ sujeto a
cualquier multa que resulte por no cumplir con estos requisitos.
Reportacion
´ de los salarios por computadora. Usando una
computadora personal y un modem,
´
usted puede tener acceso
al Business Services Online (BSO) (Servicios Comerciales
En-L´ınea, BSO, por sus siglas en ingles)
´ de la SSA para
reportar electronicamente
´
datos relacionados con los sueldos o
salarios. Para obtener informacion
´ sobre como
´
reportar datos
referentes a los salarios electronicamente
´
a la SSA o para
tener acceso al BSO, visite el sitio web Employer Reporting
Instructions and Information (Instrucciones e Informacion
´ sobre
la Reportacion
´ por Patronos), en ingles,
´ de la SSA en Internet
en la direccion
´ www.socialsecurity.gov/employer. Si tiene
alguna dificultad con cualquiera de los servicios del BSO, llame
a la SSA al 1-888-772-2970.
El sitio web incluye informacion
´ sobre la radicacion
´
electronica,
´
ciertas publicaciones del Servicio Federal de
Rentas Internas (IRS) y de la SSA y temas generales acerca de
la reportacion
´ de sueldos y salarios. Puede usar el BSO
tambien
´ si tiene alguna duda sobre la reportacion
´ de los
salarios.

Instrucciones Espec´ıficas
Env´ıe el Formulario W-3c PR con la copia original de los
Formularios 499R-2c/W-2cPR. No una estos ultimos
´
formularios con grapas o con cinta adhesiva al Formulario W-3c
PR ni el uno con el otro, ni los doble tampoco. Radique un
Formulario W-3c PR separado por cada ano
˜ contributivo y por
cada clase de pagador en cuestion
´ (que no sea “compensacion
´
por enfermedad pagada por un tercero pagador”). Asegurese
´
de hacer una copia del Formulario W-3c PR para sus archivos.
El Formulario W-3c PR puede radicarse solo (es decir, sin
los Formularios 499R-2c/W-2cPR) a fin de corregir un EIN de
un Formulario W-3PR radicado anteriormente. Si el unico
´
cambio que tiene que hacer es cambiar el EIN, llene
unicamente
´
los encasillados a, b, d, e y h. Luego firme la
planilla.
En la seccion
´ llamada Cambios del Formulario W-3c PR,
sume las cantidades de cada encasillado y columna de los
Formularios 499R-2c/W-2cPR que usted env´ıa.
Encasillado a — Ano
˜ contributivo a corregirse. Anote todos
los cuatro d´ıgitos del ano
˜ contributivo del Formulario 499R-2/
W-2PR que desea corregir. Por ejemplo, anotar “2008”, quiere
decir que corrige los Formularios 499R-2/W-2PR de 2008. Si
anoto´ “-0-” en el encasillado c (vea mas
´ abajo), la SSA supone
que corrige unicamente
´
un Formulario W-3PR.
Encasillado b — Nombre, direccion
´ y codigo
´
postal (ZIP) del
patrono. Deben ser anotados segun
´ aparecen en el
Formulario 941-PR, Formulario 943-PR, Formulario 944-PR o
en el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR). Incluya el numero
´
de
oficina, habitacion
´ u otro tipo de numeracion
´ despues
´ de la
direccion
´ de su casa. Si el Servicio Postal no entrega
correspondencia a tal direccion
´ y usa un apartado postal,
incluya numero
´
en lugar de la direccion
´ comercial.
El IRS no usara´ el Formulario W-3c PR para poner al
CONSEJO dia la direccion
´ de usted en el registro de direcciones.
Para cambiar su direccion,
´ complete el Formulario
8822, Change of Address, en ingles,
´ (Cambio de Direccion).
´
Para obtener el Formulario 8822 o cualquier otro formulario del
IRS, llame al 1-800-TAX-FORM (1-800-829-3676) o visite el
sitio web del IRS, en la direccion
´ www.irs.gov.
Encasillado c — Total de Formularios 499R-2c/W-2cPR.
Anote el numero
´
de Formularios 499R-2c/W-2cPR individuales
que radica con este Formulario W-3c PR, o anote “-0-” si
corrige unicamente
´
un solo Formulario W-3PR radicado
anteriormente.
Encasillado d — Numero
´
del establecimiento. Usted puede
llenar este encasillado para identificar individualmente los
establecimientos que tiene en su negocio. Puede radicar un
Formulario W-3c PR por separado con el Formulario 499R-2c/
W-2cPR para cada establecimiento en cuestion.
´ O puede usar
un solo Formulario W-3c PR para todos los Formularios
499R-2c/W-2cPR. No tiene que llenar este encasillado; es
completamente opcional.

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Where to file. File Forms 499R-2c/W-2cPR and W-3c PR with
the SSA. If you use the U.S. Postal Service, send all Forms
499R-2c/W-2cPR and W-3c PR to:
Social Security Administration
Data Operations Center
P.O. Box 3333
Wilkes-Barre, PA 18767-3333
If you use a carrier other than the U.S. Postal Service, send
Forms 499R-2c/W-2cPR and W-3c PR to:
Social Security Administration
Data Operations Center
Attn: W-2c PR Process
1150 E. Mountain Drive
Wilkes-Barre, PA 18702-7997

Aviso sobre la Ley de Confidencialidad de Informacion
´ y la
Ley de Reduccion
´ de Tramites.
´
Solicitamos la informacion
´
requerida en el Formulario W-3c PR para cumplir con las leyes
que regulan la recaudacion
´ de los impuestos internos de los
Estados Unidos. La necesitamos para calcular y cobrar la
cantidad correcta de contribuciones. La seccion
´ 6051 del
Codigo
´
Federal de Rentas Internas y su reglamentacion
´
requieren que usted suministre comprobantes de ingresos y
retencion
´ a sus empleados y a la Administracion
´ del Seguro
Social. La seccion
´ 6109 del Codigo
´
requiere que usted incluya
su numero
´
de identificacion
´ patronal (EIN). Si usted no provee
esta informacion
´ oportunamente, podr´ıa estar sujeto a multas e
intereses.
Usted no esta´ obligado a facilitar la informacion
´ solicitada en
una planilla sujeta a la Ley de Reduccion
´ de Tramites
´
a menos
que la misma muestre un numero
´
de control valido
´
de la Office
of Management and Budget (Oficina de Administracion
´ y
Presupuesto, OMB, por sus siglas en ingles
´ ). Los libros o
records
´
relativos a una planilla o sus instrucciones deberan
´ ser
conservados mientras su contenido pueda ser utilizado en la
administracion
´ de toda ley contributiva federal.
Por regla general, las planillas de contribucion
´ y toda
informacion
´ pertinente son confidenciales, como lo requiere la
seccion
´ 6103. No obstante, la seccion
´ 6103 permite o requiere
que el IRS divulgue o provea tal informacion
´ a otros, tal como
se describe en el Codigo.
´
Por ejemplo, podemos divulgar
informacion
´ contributiva al Departamento de Justicia para
casos de litigio civil y/o penal y a las ciudades, estados,
posesiones, estados libres asociados con los EE.UU. y el
Distrito de Columbia a fin de ayudarlos en administrar sus leyes
contributivas respectivas. Tambien
´ podemos divulgar esta
informacion
´ a algunos gobiernos extranjeros conforme a los
tratados tributarios que tengan con los Estados Unidos, a
agencias federales y estatales para hacer cumplir las leyes
federales penales que no tienen que ver con la contribucion
´ oa
agencias federales encargadas de la ejecucion
´ de las leyes y
agencias federales de inteligencia para combatir el terrorismo.
El tiempo que se necesita para llenar y radicar esta planilla
variara´ dependiendo de las circunstancias individuales. El
promedio de tiempo que se estima necesario para completar
esta planilla es de 31 minutos. Si desea hacer algun
´
comentario acerca de la exactitud de este tiempo o si tiene
alguna sugerencia que ayude a que esta planilla sea mas
´
sencilla, env´ıenoslo. Puede enviar sus comentarios y
sugerencias al Internal Revenue Service, Tax Products
Coordinating Committee, SE:W:CAR:MP:T:T:SP, 1111
Constitution Ave. NW, IR-6526, Washington, DC 20224. No
env´ıe este formulario a esta direccion.
´ En su lugar vea Adonde
´
enviar los formularios, en la pagina
´
1.

!

CAUTION

Do not send Form 499R-2/W-2PR, Wage and Tax
Statement, to either of these addresses. Instead, see
the instructions for Form 499R-2/W-2PR.

When to file. File Form W-3c PR as soon as possible after
you discover an error. Also, provide the appropriate copies of
Form 499R-2c/W-2cPR to your employees as soon as possible.
How to file. You may file Form W-3c PR on paper. Please
type all entries, if possible, and make sure all copies are legible.
If any item shows a dollar change and one of the amounts is
zero, enter “-0-.” Do not leave the box blank. Show negative
amounts (decreases) in the third column of Form W-3c PR in
parentheses.
Electronic reporting. If you are required to file 250 or more
Forms 499R-2c/W-2cPR during a calendar year, you must now
file them electronically unless the IRS grants you a waiver. You
may request a waiver on Form 8508, Request for Waiver From
Filing Information Returns Electronically. Submit Form 8508 to
the IRS at least 45 days before you file Forms 499R-2c/
W-2cPR. See Form 8508 for filing information. You may be
charged a penalty if you fail to file electronically when required.
For purposes of the electronic requirement, only Forms
499R-2/W-2PR for the immediate prior year are taken into
account. Also, if an employer must file 200 Forms 499R-2c/
W-2cPR for the immediate prior year in March and then
discovers that another 100 Forms 499R-2c/W-2cPR for the
same year must be filed in August, only the 100 Forms
499R-2c/W-2cPR that are filed in August must be filed
electronically.
Specifications for filing Form 499R-2c/W-2cPR electronically
are contained in SSA’s EFW2C, Specifications for Filing Forms
W-2c Electronically (formerly MMREF-2). You can download
EFW2C by visiting the SSA website at www.socialsecurity.gov/
employer. You can also order a copy of EFW2C by calling
SSA’s Employer Reporting Branch at 1-800-772-6270. You may
obtain electronic filing information by calling SSA’s Employer
Service Liaison Officer (ESLO) for Puerto Rico at
212-264-1117.
If you file fewer than 250 Forms 499R-2c/W-2cPR, they are
not required to be filed electronically; however, doing so will
enhance the timeliness and accuracy of forms processing. For
more information, see Online wage reporting below.
Who may sign Form W-3c PR. Employers generally must
sign Form W-3c PR. However, the transmitter or sender
(including a service bureau, reporting agent, paying agent, or
disbursing agent) may sign Form W-3c PR (or use its PIN on
electronic filings) for the employer or payer only if the sender:
• Is authorized to sign by an agency agreement (either oral,
written, or implied) that is valid under state law, and
• Writes ‘‘For (name of payer)’’ next to the signature.
Even though an authorized sender signs for the payer, the
payer still has the responsibility for making sure the Form W-3c
PR and attachments are filed correctly and timely. The payer is
subject to any penalties that result from not complying with
these requirements.
Online wage reporting. Using a personal computer and a
modem, you can access SSA’s Business Services Online
(BSO) to electronically report wage data. To get information
regarding filing wage data electronically with the SSA or to
access BSO, visit the SSA’s Employer Reporting Instructions
and Information website at www.socialsecurity.gov/employer.
Call the SSA at 1-888-772-2970 if you experience problems
using any of the services within BSO.
The website includes information on electronic filing, some
IRS and SSA publications, and general topics of interest about

What’s New
Changes in the format of Form W-3c PR. For employee
privacy purposes on Form W-2c, the first two boxes on the top,
left part of the form have been interchanged. For consistency,
this change has also been made on the Forms W-3c and W-3c
PR.
Changes to boxes g and j. Do not make entries in boxes g
and j. You are no longer required to report an employer’s SSA
or PRU number for corrections you make under section 218 of
the Social Security Act.

General Instructions
Purpose of Form
Use Form W-3c PR to transmit the original page of one or more
Form(s) 499R-2c/W-2cPR, Correccion
´ al Comprobante de
Retencion
´ — Corrected Withholding Statement, to the Social
Security Administration (SSA) even if you are only filing Form
499R-2c/W-2cPR to correct an employee’s name or social
security number (SSN).
File Form W-3c PR by itself to correct an employer
identification number (EIN) on a previously filed Form W-3PR. If
the EIN is the only change you need to make, complete only
boxes a, b, d, e and h; then sign the form.
Correcting more than one kind of payer. You must use a
separate Form W-3c PR for each kind of payer in box f (unless
the second-marked checkbox is “Third-party sick pay”). If you
are correcting more than one kind of payer, please group forms
of the same kind and send them in separate groups.

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Page 4 of 4 Instrucciones para el Formulario W-3c PR Instructions for Form W-3c PR
11-MAR-2009

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The type and rule above prints on all proofs including departmental reproduction proofs. MUST be removed before printing.

wage reporting. You can also use BSO to ask questions about
wage reporting.

applies. Form 944-PR is a form that can be filed instead of
Form 941-PR beginning with calendar year 2006.
Medicare Govt. Employees. Check this box if you are a
government agency correcting Forms 499R-2/W-2PR for
employees subject only to Medicare taxes.
Section 218. Check this box if you are a Puerto Rico or
local government employer correcting 1986 or earlier Forms
499R-2/W-2PR for employees covered under section 218 of the
Social Security Act. The employer’s SSA number and PRU
(previously entered in box g) no longer have to be entered.
Section 218 employment is now reported under the federal EIN.
Box g. This box has been reserved for internal use only.
Boxes h and i. Make entries here only if the number on the
original form is incorrect. Your correct numbers should appear
in boxes d and e. Box j has been reserved for internal use only
due to the changes explained in Section 218 and Box g above.
Boxes 1 through 7 — Changes. Enter the totals from the
same boxes on the related Forms 499R-2c/W-2cPR. The box
numbers on this form do not match Form 499R-2c/W-2cPR.
Complete only those items that are being corrected. Otherwise,
leave blank.
On any line that shows a dollar change, if one of the
amounts is zero, enter “-0-.” Do not leave blank.
Box 8 — Explain decreases here. Explain any decreases
that appear in the third column. Also report here any previous
incorrect entry in box f, “Kind of payer.” Enclose (but do not
attach) additional sheets explaining your decreases, if
necessary.
Signature. Sign and date the form. Also, enter your title,
phone number, and the name of a person to contact. If you
have a fax number and/or email address, also enter them. If
you are not the employer, see Who may sign Form
W-3c PR on page 3.

Specific Instructions
Send Form W-3c PR with the original copy of Form(s) 499R-2c/
W-2cPR. Please do not staple or tape Forms 499R-2c/W-2cPR
to Form W-3c PR or to each other, nor fold Form W-3c PR. File
a separate Form W-3c PR for each tax year and for each kind
of payer (except “Third-party sick pay”). Make a copy of Form
W-3c PR for your records.
Form W-3c PR can be filed alone (without Forms 499R-2c/
W-2cPR) to correct your EIN on a previously filed Form W-3PR.
If the EIN is the only change you need to make, complete only
boxes a, b, d, e and h; then sign the form.
In the Changes section of Form W-3c PR, total the amounts
from each box and column on the Forms 499R-2c/W-2cPR that
you are sending.
Box a — Tax year being corrected. Enter all four digits of
the year of the Form(s) 499R-2/W-2PR that you are correcting.
For example, entering “2008” indicates that you are correcting
2008 Forms 499R-2/W-2PR. If you entered “-0-” in box c (see
below), SSA assumes that you are only correcting Form
W-3PR.
Box b — Employer’s name, address, and ZIP code. This
should be the same as shown on your Form 941-PR, Form
943-PR, Form 944-PR or Anexo H-PR (Form 1040-PR). Include
the suite, room, or other unit number after the street address. If
the Post Office does not deliver mail to the street address and
you use a P.O. box, show the P.O. box instead of the street
address.
The IRS will not use Form W-3c PR to update your
TIP address of record. To change your address, complete
Form 8822, Change of Address. To get Form 8822, or
any other IRS form, call 1-800-TAX-FORM (1-800-829-3676) or
visit the IRS website atwww.irs.gov .
Box c — Total number of Forms 499R-2c/W-2cPR. Enter the
number of individual Forms 499R-2c/W-2cPR filed with this
Form W-3c PR; enter “-0-” if you are correcting only a
previously filed Form W-3PR.
Box d — Establishment number. You may use this box to
identify separate establishments in your business. You may file
a separate Form W-3c PR with Forms 499R-2c/W-2cPR for
each establishment, or you may use a single Form
W-3c PR for all Forms 499R-2c/W-2cPR. You do not have to
complete this item; it is optional.
Box e — Employer’s identification number (EIN). Enter the
correct number assigned to you by the IRS in the following
format: 00-0000000. If you are correcting your EIN, enter the
incorrect EIN in box h.
Box f — Kind of payer. Check the box that applies to you. If
your previous Form W-3PR was checked incorrectly, report
your prior incorrect payer type in the entry space in box 8,
“Explain decreases here.”
Third-party sick pay. Check this box and another box
such as the “941-PR Regular” box if you are a third-party sick
pay payer (or an employer reporting sick pay payments made
by a third party) and are correcting Forms 499R-2/W-2PR.
941-PR Regular. Check this box if you file Form 941-PR
and none of the other categories (except “Third-party sick pay”)
applies.
Household. Check this box if you are a household
employer correcting Forms 499R-2/W-2PR for household
employees (Anexo H-PR (Form 1040-PR), or Form 942-PR for
tax years before 1995). If you also have to correct forms of
employees who are not household employees, complete a
separate Form W-3c PR.
943-PR Agriculture. Check this box if you file Form
943-PR and are correcting forms for agricultural employees. For
nonagricultural employees, send Forms 499R-2c/W-2cPR with
a separate Form W-3c PR, generally with the “941-PR” box
checked.
944-PR. Check this box if you file Form 944-PR and no
other category (except “Third-party sick pay,” if applicable)

Privacy Act and Paperwork Reduction Act Notice. We ask
for the information on Form W-3c PR to carry out the Internal
Revenue laws of the United States. We need it to figure and
collect the right amount of tax. Section 6051 of the Internal
Revenue Code and its regulations require you to furnish wage
and tax statements to employees and to the Social Security
Administration. Section 6109 of the Code requires you to
provide your employer identification number (EIN). If you fail to
provide this information in a timely manner, you may be liable
for penalties and interest.
You are not required to provide the information requested on
a form that is subject to the Paperwork Reduction Act unless
the form displays a valid OMB control number. Books or
records relating to a form or its instructions must be retained as
long as their contents may become material in the
administration of any Internal Revenue law.
Generally, tax returns and return information are confidential,
as required by section 6103. However, section 6103 allows or
requires the IRS to disclose or give the information shown on
your tax return to others as described in the Code. For
example, we may disclose your tax information to the
Department of Justice for civil and criminal litigation and to
cities, states, the District of Columbia and U.S. commonwealths
and possessions to administer their tax laws. We may also
disclose this information to certain foreign governments under
tax treaties they have with the United States, to federal and
state agencies to enforce federal nontax criminal laws, or to
federal law enforcement and intelligence agencies to combat
terrorism.
The time needed to complete and file this form will vary
depending on individual circumstances. The estimated average
time is 31 minutes. If you have comments concerning the
accuracy of this time estimate or suggestions for making this
form simpler, we would be happy to hear from you. You can
write to the Internal Revenue Service, Tax Products
Coordinating Committee, SE:W:CAR:MP:T:T:SP, 1111
Constitution Ave. NW, IR-6526, Washington, DC 20224. Do not
send this tax form to this address. Instead, see Where to file on
page 3.

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