Form 0111 program announcement

Administration for Children and Families

Office of Community Services

Social Services and Income Maintenance Benefits Enrollment Coordination Grants
HHS-2010-ACF-OCS-IB-0111

Social Services and Income Maintenance Benefits Enrollment Coordination Grants
HHS-2010-ACF-OCS-IB-0111
TABLE OF CONTENTS
Overview
Executive Summary
Section I. Funding Opportunity Description
Section II. Award Information
Section III. Eligibility Information 
1. Eligible Applicants
2. Cost Sharing or Matching
3. Other - (if applicable)
Section IV. Application and Submission Information 
1. Address to Request Application Package
2. Content and Form of Application Submission
3. Submission Dates and Times
4. Intergovernmental Review
5. Funding Restrictions
6. Other Submission Requirements
Section V. Application Review Information 
1. Criteria
2. Review and Selection Process
3. Anticipated Announcement and Award Dates
Section VI. Award Administration Information 
1. Award Notices
2. Administrative and National Policy Requirements
3. Reporting 
Section VII. Agency Contact(s)
Section VIII. Other Information

Department of Health & Human Services
Administration for Children & Families

Program Office:
Funding Opportunity Title:

Office of Community Services 
Social Services and Income Maintenance Benefits Enrollment
Coordination Grants
Initial
HHS-2010-ACF-OCS-IB-0111
93.091
[Insert 45 days from date of publication]

Announcement Type:
Funding Opportunity Number:
CFDA Number:
Due Date for Applications:
Executive Summary:
The Office of Community Services (OCS) within the Administration for Children and Families (ACF)
announces that applications will be accepted to fund up to five one-year grants for social services and income
maintenance benefits enrollment coordination.  These grants will carry out three core functions: 1) utilizing
existing community access points for the benefits enrollment coordination process for under served residents;
2) combining technology and expert analysis to accurately assess individual and family eligibility for multiple
benefits and services of government entities; and, 3) providing mechanisms for sustaining collaboration
between community nonprofit organizations and government agencies for benefits determination and
eligibility.
Under this Funding Opportunity Announcement (FOA), applicants will submit proposals for the three core
functions mentioned above, which comprise elements of a strong system of services to support more effective
and efficient benefits enrollment coordination programs.
I. Funding Opportunity Description
Statutory Authority
Section 1110 of the Social Security Act, 42 U.S.C. § 1310, see also Consolidated Appropriations Act, 2010,
div. D, tit. II, Pub. L. No. 111-117, 123 Stat. 3250-52 (2009); H. Rep. No. 111-366, at 1038 (2009).
Description
The purpose of this funding announcement is to support demonstration projects to develop and implement
evidence-based and innovative programming in the area of benefits enrollment coordination outreach and
assistance.  A secondary purpose is to identify benefits enrollment coordination models that could be
strengthened, adapted, and assessed for impact and results in communities nationwide.
Applicants should include consistently applied activities or service delivery mechanisms, which make
meaningful and measurable progress toward assessing individual and family needs for a comprehensive
determination of benefits eligibility, including all ACF programs, such as Temporary Assistance for Needy
Families (TANF), Child Support Enforcement Program, Head Start, Low Income Home Energy Assistance
Program (LIHEAP), Community Services Block Grant (CSBG) services, as well as health benefits, such as
State Child Health Insurance Program (SCHIP), Medicare, Medicaid, job training, and employment supports,
and tax benefits such as the Earned Income Tax Credit (EITC).  Preference will be given to innovative and
comprehensive projects that work beyond just one particular social service area to provide support to
vulnerable individuals and families.  Demonstration projects should aid in effecting coordination of planning

1 of 24

between private and public welfare agencies or help improve the administration and effectiveness of
programs carried on or assisted under the Social Security Act.
Applicants must clearly state the three core functions and must justify their selection in terms of documented
experience and areas of expertise in project goals and objectives.  Grantees will develop these projects and
tangible resources with the goal that communities seeking to implement innovative programs can look to
them for guidance, insight, and possible replication. 
The following definitions apply:
Definitions of Terms
Benefits Enrollment Coordination - Activities that relate to the identification and enrollment of eligible
individuals and families in Federal, State, and local benefit programs.
Sustainability - The ability of an eligible entity (or one of its programs) to continue to meet the needs of the
community on an ongoing basis - beyond the life of specific grants or with diminishing support.
II. Award Information
Funding Instrument Type:
Estimated Total Funding:
Expected Number of Awards:
Award Ceiling:
Award Floor:
Average Projected Award Amount:

Grant 
$1,750,000 
5 
$350,000 Per Budget Period 
$350,000 Per Budget Period 
$350,000 Per Budget Period 

Length of Project Periods:
12-month project and budget period 
Additional Information on Awards:
Awards made under this announcement are subject to the availability of Federal funds.
Please see Section IV.5 Funding Restrictions for any restrictions on the use of grant funds awarded under this
announcement.
III. Eligibility Information
III.1. Eligible Applicants
Eligible applicants are States and public and other organizations and agencies, as identified in Section 1110
of the Social Security Act [Sec.1110.{42 U.S.C. 1310}(a)(1)].
Individuals, foreign entities, and sole proprietorship organizations are not eligible to compete for, or
receive, awards made under this announcement.
Faith-based and community organizations that meet eligibility requirements are eligible to receive awards
under this funding opportunity announcement.
See "Legal Status of Applicant Entity" in Section IV.2 for documentation required to support eligibility.

2 of 24

III.2. Cost Sharing or Matching
Cost Sharing / Matching Requirement: No 
III.3. Other
Disqualification Factors
Applications with requests that exceed the ceiling on the amount of individual awards as stated in Section II. 
Award Information, will be deemed non-responsive and will not be considered for funding under this
announcement.
Applications that fail to satisfy the due date and time deadline requirements stated in Section IV.3.
Submission Dates and Times, will be deemed non-responsive and will not be considered for funding under
this announcement. 
See Section IV.3. Submission Dates and Times for disqualification information specific to
electronically-submitted applications:
Electronically-submitted applications that do not receive a date/time-stamp email indicating
application submission on or before 4:30 p.m., eastern time, on the due date, will be disqualified and
will not be considered for competition.

Electronically-submitted applications that fail the checks and validations at www.Grants.gov because
the Authorized Organization Representative (AOR) does not have a current registration at the Central
Contractor Registry (CCR) at the time of application submission will be disqualified and will not be
considered for competition.

Section IV. Application and Submission Information
IV.1. Address to Request Application Package
Standard Forms, assurances, and certifications are available at the ACF Forms webpage at 
http://www.acf.hhs.gov/grants/grants_resources.html.  
Standard Forms are also available at the Grants.gov Forms Repository website at 
http://apply07.grants.gov/apply/FormLinks?family=15.

Seth Hassett
Office of Community Services
Operations Center
1515 Wilson Boulevard
Suite 100
Arlington, VA 22209
Phone: (800) 281-9519 
Email: OCS@lcgnet.com

3 of 24

Federal Relay Service:
Hearing-impaired and speech-impaired callers may contact the Federal Relay Service for assistance at
1-800-877-8339 (TTY - Text Telephone or ASCII - American Standard Code For Information Interchange).
Section IV.2. Content and Form of Application Submission
This section provides information on the required format, Standard Forms (SFs) and other
forms, certifications, assurances, D-U-N-S requirement, project description, budget and budget
justification, and methods of application submission.  A checklist of required application elements is
available for applicants' use in Section VIII of this announcement.
Applicants are required to submit one original and two copies of all application materials if applying in
hard-copy.  Applicants submitting applications electronically via www.grants.gov need not provide
additional copies of their application materials. The original signature of the Authorized Organization
Representative (AOR) is required only on the original copy.  The AOR is named by the applicant, and is
authorized to act for the applicant, to assume the obligations imposed by the Federal laws, regulations,
requirements, and conditions that apply to the grant application or awards.  A point of contact on matters
involving the application must also be identified on the SF-424 at 8f.  This point of contact, known as the
Project Director or Principal Investigator, should not be identical to the person identified as the AOR.
The application limit is 65 pages total including all forms and attachments.  Pages over this page limit will be
removed from the application and will not be reviewed.  Pages must be numbered and a table of contents
should be included for easy reference.  The application must be typed, double-spaced, printed on only one
side, with at least one (1) inch margins on each side and one (1) inch at the top and bottom, using standard
12-point fonts (such as Times New Roman or Courier).  Pages must be numbered.
All copies of an application must be submitted in a single package, and a separate package must be submitted
for each funding opportunity. The package must be clearly labeled for the specific funding opportunity it is
addressing.
Because each application will be duplicated, do not use or include separate covers, binders, clips, tabs, plastic
inserts, maps, brochures, or any other items that cannot be processed easily on a photocopy machine with an
automatic feed. Do not bind, clip, staple, or fasten in any way  separate subsections of the application,
including supporting documentation; however, each complete copy must be stapled securely in the upper left
corner.  Applicants are advised that the copies of the application submitted, not the original, will be
reproduced by the Federal Government for review.
Tips for Preparing a Competitive Application. It is essential that applicants read the entire announcement
package carefully before preparing an application and include all of the required application forms and
attachments.  The application must reflect a thorough understanding of the purpose and objectives of the
applicable legislation.  Reviewers expect applicants to understand the goals of the legislation and OCS
interest in each topic.  A "responsive application" is one that addresses all of the evaluation criteria in ways
that demonstrate this understanding.  Applications that are considered to be "unresponsive" generally receive
very low scores and are rarely funded.
The OCS website (http://www.acf.hhs.gov/programs/ocs/) provides a wide range of information and links to
other relevant websites.  Before preparing an application, OCS suggests the applicant learn more about the
mission and programs of OCS by exploring the website.

4 of 24

Forms, Assurances, and Certifications
Applicants seeking financial assistance under this announcement must submit the listed Standard Forms
(SFs), assurances, and certifications.  All required Standard Forms, assurances, and certifications are
available at ACF Funding Opportunities Forms or at the Grants.gov Forms Repository unless specified
otherwise.
Forms / Assurances /
Certifications

Submission Requirement

Notes / Description

SF-424A - Budget
Information Non-Construction Programs

Submission required for all
applicants applying for a
non-construction project by
the application due date.

Required for all applications.

Survey on Ensuring Equal
Opportunity for Applicants

Submission is voluntary.

Non-profit private organizations (not
including private universities) are
encouraged to submit the "Survey on
Ensuring Equal Opportunity for
Applicants"  with their applications. 
Submission of the survey is voluntary.  
Applicants applying electronically may
submit this survey along with the
application.  Hard copy submissions
should include the survey in a separate
envelope.

SF-424 - Application for
Federal Assistance

Submission required for all
applicants by the application
due date.

Required for all applications.

Certification Regarding
Lobbying

Submission required of all
applicants prior to award.

Required for all applications.

SF-LLL - Disclosure of
Lobbying Activities, if
applicable

If applicable, submission is
required prior to award.

If any funds have been paid or will be
paid to any person for influencing or
attempting to influence an officer or
employee of any agency, a Member of
Congress, an officer or employee of
Congress, or an employee of a Member
of Congress in connection with this
commitment providing for the United
States to insure or guarantee a loan, the
applicant shall complete and submit the
SF-LLL, "Disclosure Form to Report
Lobbying," in accordance with its
instructions. Applicants must furnish an
5 of 24

SF-424B - Assurances  Non-Construction Programs

SF-P/PSL  Project/Performance Site
Location(s)

executed copy of the Certification
Regarding Lobbying prior to award.
The Pro-Children Act of 2001, 42 U.S.C. 7181 through 7184, imposes restrictions on smoking in facilities
where federally funded children's services are provided. HHS grants are subject to these requirements only if
they meet the Act's specified coverage.  The Act specifies that smoking is prohibited in any indoor facility
(owned, leased, or contracted for) used for the routine or regular provision of kindergarten, elementary, or
secondary education or library services to children under the age of 18.  In addition, smoking is prohibited in
any indoor facility or portion of a facility (owned, leased, or contracted for) used for the routine or regular
provision of federally funded health care, day care, or early childhood development, including Head Start
services to children under the age of 18.  The statutory prohibition also applies if such facilities are
constructed, operated, or maintained with Federal funds.  The statute does not apply to children's services
provided in private residences, facilities funded solely by Medicare or Medicaid funds, portions of facilities
used for inpatient drug or alcohol treatment, or facilities where WIC coupons are redeemed.  Failure to
comply with the provisions of the law may result in the imposition of a civil monetary penalty of up to
$1,000 per violation and/or the imposition of an administrative compliance order on the responsible entity.

By signing and submitting the application, applicants are making the appropriate certification of their
compliance with all Federal statutes relating to nondiscrimination.
Additional information on certifications and assurances may be found in the HHS Grants Policy Statement
at: http://www.acf.hhs.gov/grants/grants_related.html.

D-U-N-S Requirement
All applicants must have a D&B Data Universal Numbering System (D-U-N-S) number.   A D-U-N-S
number is required whether an applicant is submitting a paper application or using the Government-wide
electronic portal, Grants.gov.   A D-U-N-S number is required for every application for a new award or
renewal/continuation of an award, including applications or plans under formula, entitlement, and block grant
programs.  A D-U-N-S number may be acquired at no cost online at http://www.dnb.com.  To acquire a
D-U-N-S number by phone, contact the D&B Government Customer Response Center:
U.S. and U.S Virgin Islands: 1-866-705-5711
Alaska and Puerto Rico: 1-800-234-3867 (Select Option 2, then Option 1)
Monday - Friday 7 AM to 8 PM C.S.T. 
The process to request a D-U-N-S® Number by telephone takes between 5 and 10 minutes.
You will need to provide the following information:
Legal Name 
Tradestyle, Doing Business As (DBA), or other name by which your organization is commonly
recognized 
Physical Address, City, State and Zip Code 
Mailing Address (if separate) 
Telephone Number 
Contact Name 
SIC Code (Line of Business) 
Number of Employees at your location 
Headquarters name and address (if there is a reporting relationship to a parent corporate entity) 
Is this a home-based business? 

6 of 24

The Project Description
Part I: The Project Description Overview
The project description provides the majority of information by which an application is evaluated and ranked
in competition with other applications for available assistance.  The project description should be concise and
complete.  It should address the activity for which Federal funds are being requested.  Supporting documents
should be included where they can present information clearly and succinctly.  In preparing the project
description, information that is responsive to each of the requested evaluation criteria must be provided. 
Awarding offices use this and other information in making their funding recommendations.   It is important,
therefore, that this information be included in the application in a manner that is clear and complete.

General Expectations and Instructions
ACF is particularly interested in specific project descriptions that focus on outcomes and convey strategies
for achieving intended performance. Project descriptions are evaluated on the basis of substance and
measurable outcomes, not length. Extensive exhibits are not required. Cross-referencing should be used
rather than repetition. Supporting information concerning activities that will not be directly funded by the
grant or information that does not directly pertain to an integral part of the grant-funded activity should be
placed in an appendix.

Part II: General Instructions for Preparing a Full Project Description
Introduction
Applicants that are required to submit a full project description shall prepare the project description
statement in accordance with the following instructions while being aware of the specified evaluation
criteria. The topics listed in this section provide a broad overview of what the project description should
include while the Criteria in Section V.1 identify the measures that will be used to evaluate applications.

Table of Contents
List the contents of the application including corresponding page numbers.

Project Summary/Abstract
Provide a summary of the application's project description.  The summary must be clear, accurate, concise,
and without reference to other parts of the application.  The abstract must include a brief description of the
proposed grant project including the needs to be addressed, the proposed services, and the population
group(s) to be served. 
Please place the following at the top of the abstract: 
Project Title
Applicant Name
Address
Contact Phone Numbers (Voice, Fax)
E-Mail Address
Web Site Address, if applicable
 The project abstract must be single-spaced and limited to one page in length.

7 of 24

Objectives And Need For Assistance
Clearly identify the physical, economic, social, financial, institutional, and/or other problem(s) requiring a
solution.  The need for assistance including the nature and scope of the problem must be demonstrated, and
the principal and subordinate objectives of the project must be clearly and concisely stated; supporting
documentation, such as letters of support and testimonials from concerned interests other than the applicant,
may be included.  Any relevant data based on planning studies or needs assessments should be included or
referred to in the endnotes/footnotes.  Incorporate demographic data and participant/beneficiary information,
as needed.  In developing the project description, the applicant may volunteer or be requested to provide
information on the total range of projects currently being conducted and supported (or to be initiated), some
of which may be outside the scope of the program announcement.

Outcomes Expected
Identify the outcomes to be derived from the project.

Approach
Outline a plan of action that describes the scope and detail of how the proposed work will be accomplished. 
Account for all functions or activities identified in the application.  Cite factors that might accelerate or
decelerate the work and state your reason for taking the proposed approach rather than others. Describe any
unusual features of the project such as design or technological innovations, reductions in cost or time, or
extraordinary social and community involvement.
Provide quantitative monthly or quarterly projections of the accomplishments to be achieved for each
function or activity in such terms as the number of people to be served and the number of activities
accomplished.  Data may be organized and presented as project tasks and subtasks with their corresponding
timelines during the project period. For example, each project task could be assigned to a row in the first
column of a grid. Then, a unit of time could be assigned to each subsequent column, beginning with the first
unit (i.e., week, month, quarter) of the project and ending with the last.  Shading, arrows, or other markings
could be used across the applicable grid boxes or cells, representing units of time, to indicate the approximate
duration and/or frequency of each task and its start and end dates within the project period.
When accomplishments cannot be quantified by activity or function, list them in chronological order to show
the schedule of accomplishments and their target dates.
Provide a list of organizations, cooperating entities, consultants, or other key individuals who will work on
the project, along with a short description of the nature of their effort or contribution.

Describe current barriers or challenges related to benefits enrollment for the identified population or
community.  Include a description of specific barriers challenges related to individual programs included in
the benefits enrollment coordination model (e.g. differing eligibility criteria, documentation needs,
applications, or enrollment sites), as well as a description of challenges specific to the population or
community (e.g. knowledge of available benefits, access to enrollment locations, ability to provide
documentation or complete multiple applications, language barriers or other cultural considerations).  
Describe the proposed benefits enrollment coordination approach for the identified population and describe

8 of 24

how this proposed approach will address identified barriers or challenges for the identified population or
community.  Describe key elements of the proposed benefits enrollment coordination model including the
location or locations in which individuals or families will access benefits enrollment assistance, the
screening and eligibility assessment processes that will be implemented, and the types of direct assistance or
coordination that will be provided (e.g. in-person consultation, telephone assistance, on-line referral), and
proposed the staffing model for service delivery.
If the proposed benefits enrollment approached is modeled on a similar project implemented in another
community, or is based on a benefits enrollment approach already implemented for another population
within the target community, describe any adaptations or special service delivery approaches that will be
undertaken to address issues unique to the target population (e.g. analysis of available benefits programs and
eligibility criteria, locations of services, language or cultural adaptations). 
Describe plans to document the implementation of the proposed benefits enrollment coordination model,
share information on implementation with benefits enrollment providers and other key stakeholders, and
sustain benefits enrollment coordination efforts beyond the period of Federal grant funding.
Provide documentation demonstrating commitment to participate from enrollment agencies for each stage of
the process.
Describe how the proposed approach can be implemented within the time frame of the grant project while at
the same time implements a creative and new approach to reach under served populations.
Describe effective tracking processes used to avoid losing contact with individuals and families before,
during and after the referral process.
Describe the impact of new technology (e.g. software) in assessing benefits eligibility and how can these
technologies be most effectively combined with in-person and consultation.
Describe the organizational and technical capacity, and experience of the applicant with under served
populations and benefits enrollment coordination needs.  Include a discussion of key principles: 1) utilizing
existing infrastructure and community access points (e.g., government agencies, schools, community
organizations, faith-based and non-profit organizations); 2) utilizing technology to coordinate analysis; 3)
providing direct in-person support; 4) providing mechanisms for expert input from government agencies
regarding benefits determination procedures, contact people, and commitments to utilize results.

Evaluation
Provide a narrative addressing how the conduct of the project and its results will be evaluated.  In addressing
the evaluation of results, state what measures will be used to determine the extent to which the project has
achieved its stated objectives and the extent to which the accomplishment of objectives can be attributed to
the project.  Discuss the criteria to be used to evaluate results, and explain the methodology that will be used
to determine if the needs identified and discussed are being met and if the project results and benefits are
being achieved.  With respect to the conduct of the project, define the procedures to be employed to
determine whether the project is being conducted in a manner consistent with the work plan presented and
discuss the impact of the project's various activities that address the project's effectiveness.

Legal Status of Applicant Entity

Applicants must provide the following documentation of their legal status:

9 of 24

Applicants must provide the following documentation of their legal status:

Proof of Non-Profit Status
Non-profit organizations applying for funding are required to submit proof of their non-profit status.  Proof
of non-profit status is any one of the following:
A reference to the applicant organization's listing in the IRS's most recent list of tax-exempt
organizations described in the IRS Code. 
A copy of a currently valid IRS tax-exemption certificate. 
A statement from a State taxing body, State attorney general, or other appropriate State official
certifying that the applicant organization has non-profit status and that none of the net earnings
accrue to any private shareholders or individuals. 
A certified copy of the organization's certificate of incorporation or similar document that clearly
establishes non-profit status. 
Any of the items in the subparagraphs immediately above for a State or national parent organization
and a statement signed by the parent organization that the applicant organization is a local non-profit
affiliate. 
When applying electronically, proof of non-profit status may be submitted as an attachment; however, proof
of non-profit status must be submitted prior to award.

Logic Model 
Applicants are expected to use a model for designing and managing their project. A logic model is a
one-page diagram that presents the conceptual framework for a proposed project and explains the links
among program elements. While there are many versions of logic models, for the purposes of this
announcement the logic model should summarize the connections between the: 
Goals of the project (e.g., objectives, reasons for proposing the interventions, if applicable); 
Assumptions (e.g., beliefs about how the program will work and its supporting resources.
Assumptions should be based on research, best practices, and experience); 
Inputs (e.g., organizational profile, collaborative partners, key staff, budget); 
Activities (e.g., approach, listing key intervention, if applicable); 
Outputs (i.e., the direct products or deliverables of program activities); and 
Outcomes (i.e., the results of a program, typically describing a change in people or systems). 

Project Sustainability Plan
Provide a plan for sustainability that details how the proposed project approach will create project
self-sufficiency and help to ensure that the impact of the project will continue after Federal assistance has
ended.  The applicant may include information on plans to secure additional financial resources.

Organizational Capacity
Organizational charts

10 of 24

Organizational charts
Contact persons and telephone numbers
Documentation of experience in the program area
Any other pertinent information the applicant deems relevant.

Provide a biographical sketch or resume for each key person appointed. Resumes should be no more than
two pages in length. Job descriptions for each vacant key position should be included as well. As new key
staff are appointed, biographical sketches or resumes will also be required.

Letters Of Support
Provide statements from community, public, and commercial leaders that support the project proposed for
funding.   All submissions should be included in the application package or by the application deadline.

Budget and Budget Justification
Provide a budget with line-item detail and detailed calculations for each budget object class identified on the
Budget Information Form (SF-424A or SF-424C).  Detailed calculations must include estimation methods,
quantities, unit costs, and other similar quantitative detail sufficient for the calculation to be duplicated.  If
matching is a requirement, include a breakout by the funding sources identified in Block 18 of the SF-424.

Provide a narrative budget justification for the proposed project that is being fully funded (the budget period
and project period are the same). The narrative budget justification should describe how the categorical costs
are derived. Discuss the necessity, reasonableness, and allocation of the proposed costs. 

General
Use the following guidelines for preparing the budget and budget justification.  Both Federal and
non-Federal resources (when required) shall be detailed and justified in the budget and budget narrative
justification.   "Federal resources" refers only to the ACF grant funds for which you are
applying.  "Non-Federal resources" are all other non-ACF Federal and non-Federal resources.  It is suggested
that budget amounts and computations be presented in a columnar format:  first column, object class
categories; second column, Federal budget; next column(s), non-Federal budget(s); and last column, total
budget.  The budget justification should be in a narrative form.

Paperwork Reduction Disclaimer
As required by the Paperwork Reduction Act of 1995, Pub.L. 104-13, the public reporting burden for the
Project Description is estimated to average 40 hours per response, including the time for reviewing
instructions, gathering and maintaining the data needed, and reviewing the collection information. The
Project Description information collection is approved under OMB control number 0970-0139, which
expires 11/30/2012. An agency may not conduct or sponsor, and a person is not required to respond to, a
collection of information unless it displays a currently valid OMB control number.

Application Submission Options

11 of 24

Electronic Submission via www.Grants.gov
ACF will not accept applications via facsimile or email.
The Funding Opportunity Announcement is found on the Grants.gov website at 
http://www.grants.gov where the electronic application can be downloaded for completion.
 To apply electronically, applicants must be registered with Grants.gov, Dun and Bradstreet, and the
Central Contractor Registry (CCR).
Electronically submitted applications must be submitted and time/date stamped by the due date and
receipt time described in Section IV.3. Submission Dates and Times, of this announcement.
To submit an application through Grants.gov, the applicant must be an Authorized Organization
Representative (AOR) for their organization and must have a current registration with the Central
Contractor Registry (CCR).
Central Contractor Registry (CCR) registration must be updated annually. Electronically
submitted applications will not pass the validation check at Grants.gov if the AOR does not have a
current CCR registration and electronic signature credentials. 
Applications rejected by Grants.gov for an unregistered AOR will be disqualified and will not be
considered for competition.
Additional guidance on the submission of electronic applications can be found at 
http://www.acf.hhs.gov/grants/registration_checklist.html. 
If difficulties are encountered in using Grants.gov, applicants must contact the Grants.gov Contact
Center at:1-800-518-4726, or by email at support@grants.gov, to report the problem and obtain
assistance. 
Applicants are advised to retain Grants.gov Contact Center service ticket number(s) as they may be
needed for future reference.
Applicants that submit their applications electronically are encouraged to retain a hard copy of their
application.
It is to an applicant's advantage to submit their applications 24 hours in advance of the closing date
and time. 
Contact with the Grants.gov Contact Center prior to the listed due date and time does not ensure
acceptance of your application. If difficulties are encountered, the Grants Management Officer
(GMO) will make a determination whether the issues are due to system errors or user error.
Hard Copy Submission
Applicants that are submitting their application in paper format should submit one original and two copies of
the complete application with all attachments. The original and each of the two copies must include all
required forms, certifications, assurances, and appendices, be signed by the Authorized Organization
Representative (AOR), and be unbound. The original copy of the application must have original signature(s).
See  Section IV.6 of this announcement for address information for hard copy application submissions.

12 of 24

Applicants may refer to Section VIII. Other Information for a checklist of application requirements that may
be used in developing and organizing application materials.  Details concerning acknowledgment of received
applications are available in  Section IV.3. Submission Dates and Times of this announcement.
IV.3. Submission Dates and Times
Due Date for Applications: [Insert 45 days from date of publication] 

Explanation of Due Dates
The due date for receipt of applications is listed in this section. Applications received after 4:30 p.m., eastern
time, on the due date will be classified as late and will not be considered in the current competition.
Applicants are responsible for ensuring that applications are received by mail, hand-delivery, or submitted
electronically well in advance of the application due date and time.
Mailed Applications
Mailed applications must be received no later than 4:30 p.m., eastern time, at the address provided in Section
IV.6 of this announcement on the due date listed in this section.
Hand-Delivered Applications
Applications hand-delivered by applicants, applicant couriers, other representatives of the applicant, or by
overnight/express mail couriers must be received on, or before, the due date listed in this section, between
the hours of 8:00 a.m. and 4:30 p.m., eastern time, Monday through Friday (excluding Federal holidays).
Applications should be delivered to the address provided in  Section IV.6. of this announcement.
Electronically-Submitted Applications
ACF cannot accommodate transmission of applications by facsimile or email.  Instructions for electronic
submission through www.Grants.gov may be found at 
http://www.acf.hhs.gov/grants/registration_checklist.html. 
After the application is submitted electronically via Grants.gov, the applicant will receive three emails.  
The following emails will be sent to the applicant from Grants.gov: 
1. An automatic acknowledgement from Grants.gov of the application's submission that provides a
Grants.gov tracking number. 
The date/time-stamp in this email serves as the official record of your application submission.
The date/time-stamp must reflect a submission time on or before 4:30 p.m., eastern time, on the
application due date for the application to be considered as meeting the due date and to be
considered for competition.
2. An acknowledgement from Grants.gov that the submitted application package has passed or failed a
series of checks and validations. 
Applications that fail the validation check at Grants.gov because the Authorized Organization
Representative (AOR) is not currently registered with the Central Contractor Registry (CCR)
will be disqualified and will not be considered for competition. 
3. An additional email from the Administration for Children and Families (ACF) will be sent to the
applicant indicating that the application has been retrieved from Grants.gov and received by ACF.

13 of 24

Late Applications
No appeals will be considered for applications classified as late under the three cited circumstances:
Hard-copy applications received after 4:30 p.m., eastern time, on the due date will be classified
as late and will be disqualified.
Electronically-submitted applications are considered late and are disqualified when the
date/time-stamp received by email from www.Grants.gov is after 4:30 p.m., eastern time, on
the due date.
Electronically-submitted applications submitted by an AOR that does not have a current
registration with the Central Contractor Registry (CCR) will be rejected by Grants.gov.
Although the applicant may have an acceptable dated and time-stamped email from
Grants.gov, these applications are considered late and are disqualified and will not be
considered for competition.
Extension/Waiver of Due Date and Receipt Time
ACF may extend an application due date and receipt time when circumstances such as natural disasters occur
(floods, hurricanes, etc.); when there are widespread disruptions of mail service; or in other rare cases.  The
determination to extend or waive due date and receipt time requirements rests with ACF's Chief Grants
Management Officer.

Acknowledgement of Received Application
ACF will provide acknowledgement of receipt of hard copy application packages submitted via mail or
courier services. 
Applicants who submit their application packages electronically via http://www.Grants.gov will receive two
email acknowledgements from that website: 
1. Your application has been submitted and provides a Time/Date Stamp. This is considered the
official submission time.
2. Your application has been validated and provides a Time/Date Stamp. See the previous section on
disqualification for failing validation check because of an unregistered Authorized
Organization Representative.
An acknowledgement email from the Administration on Children and Families (ACF) indicating that the
application has been retrieved and received by ACF will be sent to applicants that apply via 
http://www.Grants.gov 
IV.4. Intergovernmental Review of Federal Programs
This program is not subject to Executive Order (E.O.) 12372, "Intergovernmental Review of Federal
Programs," or 45 CFR Part 100, "Intergovernmental Review of Department of Health and Human Services
Programs and Activities."  No action is required of applicants under this announcement with regard to E.O.
12372.
IV.5. Funding Restrictions
Costs of organized fund raising, including financial campaigns, endowment drives, solicitation of gifts and

14 of 24

Costs of organized fund raising, including financial campaigns, endowment drives, solicitation of gifts and
bequests, and similar expenses incurred solely to raise capital or obtain contributions, are considered
unallowable costs under grants awarded under this announcement.
IV.6. Other Submission Requirements
Submit applications to one of the following addresses:
Submission By Mail
U.S. Department of Health and Human Services Administration for Children and Families
Office of Community Services
Operations Center
1515 Wilson Boulevard
Suite 100
Arlington, VA 22209

Hand Delivery
U.S. Department of Health and Human Services Administration for Children and Families
Office of Community Services
Operations Center
1515 Wilson Boulevard
Suite 100
Arlington, VA 22209

Electronic Submission
See Section IV.2 for application requirements and for guidance when submitting applications electronically
via  http://www.Grants.gov. 
For all submissions, see Section IV.3 for information on due dates and times.
V. Application Review Information
V.1. Criteria
Applications competing for financial assistance will be reviewed and evaluated using the criteria described in
this section. The corresponding point values indicate the relative importance placed on each review criterion.
Points will be allocated based on the extent to which the application proposal addresses each of the criteria
listed. Applicants should address these criteria in their application materials, particularly in the project
description and budget justification, as they are the basis upon which competing applications will be judged
during the objective review. The required elements of the project description and budget justification may be
found in Section IV.2 of this announcement.

Objectives and Need for Assistance

Maximum Points: 20

1) The extent to which the application documents that the proposed project addresses vital needs related to

15 of 24

1) The extent to which the application documents that the proposed project addresses vital needs related to
the program purposes and provides statistics and other data and information in support of its contention. 
(2) The extent to which the application provides current supporting documentation or other testimonies
regarding needs from local service providers. 
(3) The extent to which the applicant demonstrates an awareness and knowledge of current literature and
understanding of practice models that focus on coordination of benefits enrollment for low income
populations receiving services from multiple Federal, State, and local benefits programs.  The discussion
must address the range of issues related to the focus area for the project. 
(4) The extent to which the applicant demonstrates a thorough understanding of the need for identifying and
documenting knowledge about implementation and dissemination projects focused on coordination of
benefits enrollment activities.
(5) The extent to which the applicant clearly describes the population to be served, the range of services for
which the population may be eligible, and provides evidence that the population is not currently receiving
or maintaining these benefits.
(6) The extent to which the applicant describes current barriers, or impediments, to benefits enrollment,
issues or challenges associated with specific benefit programs included in the proposed project.
Outcomes Expected

Maximum Points: 15

(1) The extent to which the applicant describes how the project will reach under served residents for
benefits enrollment activities, and the expected improvements for the identified populations.  
(2) The extent to which the applicant indicates the number of organizations and/or staff members who will
benefit from benefits enrollment services that create links to government entities.  
(3) The extent to which the applicant describes how the project will establish partnerships with firm
commitments to sustain benefits enrollment coordination activities after the 12-month project period. 
Approach

Maximum Points: 50

(1) The extent to which the applicant clearly documents and justifies their selection in terms of history of
involvement, documented experience and areas of expertise in project goals and objectives.  
(2) The extent to which the applicant describes a clear one-year plan of work that includes the method and
set of criteria for identifying, assessing, and documenting the implementation, dissemination, and
sustainability of projects that focus on benefits enrollment coordination.  Applicants should include
consistently applied activities or service delivery mechanisms, which make meaningful and measurable
progress toward assessing individual and family needs for a comprehensive determination of benefits
eligibility, including all ACF programs, such as Temporary Assistance for Needy Families (TANF), Child
Support Enforcement Program, Head Start, Low Income Home Energy Assistance Program (LIHEAP),
Community Services Block Grant (CSBG) services, as well as health benefits, such as State Child Health
Insurance Program (SCHIP), Medicare, Medicaid, job training, and employment supports, and tax benefits
such as the Earned Income Tax Credit (EITC).  Preference will be given to innovative and comprehensive
projects that work beyond just one particular social service area to provide support to vulnerable individuals
and families.
(3) The extent to which the applicant's one-year work plan is appropriate, reasonable, and likely to: a) result
in a comprehensive assessment; b) identify exemplary practice models related to implementation and

16 of 24

in a comprehensive assessment; b) identify exemplary practice models related to implementation and
dissemination of benefits enrollment coordination; c) identify knowledge gaps; and d) identify strategies
and methods for reassessing. 
(4) The extent to which the applicant describes clear strategies to address identified improvements to
benefits enrollment for the target population.
(5) The extent to which the applicant's proposed logic model demonstrates a linkage between project
objectives, the proposed project approach, and expected results. 
(6) The extent to which the applicant addresses specific outcomes to be achieved and performance targets
that the project is committed to achieving, including a discussion of how the project will verify the
achievement of these targets. 
(7) The extent to which the applicant proposes strategies that demonstrate an understanding of
implementation, dissemination, and sustainability projects and the key components of these topics.
Organizational Profiles

Maximum Points: 10

(1) The extent to which the applicant demonstrates that it has experience and a successful record of
accomplishment relevant to the specific activities it proposes to accomplish.
(2) The extent to which the applicant details the organization's ability to identify, assess, and document
models regarding implementation and dissemination projects that focus on coordination of benefits
enrollment activities and services.  If applicable, information provided by the applicant may also address
the related achievements and competence of each cooperating or sponsoring organization.
(3) The extent to which the applicant describes, for example in a resume, the experience and skills of the
proposed project director and primary staff members and demonstrates specific qualifications and
professional experiences that are relevant to the successful implementation of the proposed project.
(4) If sub-contractors are proposed, the extent to which the applicant documents the willingness and
capacity of the subcontracting organization(s) to participate as described.
(5) The extent to which the applicant demonstrates access to the identified target population.
(6) The extent to which the applicant demonstrates capacity to develop and utilize technology in
combination with in-person support for benefits enrollment coordination services.
Budget and Budget Justification

Maximum Points: 5

(1) The extent to which the resources requested are reasonable and adequate to accomplish the project. 
(2) The extent to which the total costs of the project are reasonable and consistent with anticipated results.

V.2. Review and Selection Process
No grant award will be made under this announcement on the basis of an incomplete application.

17 of 24

No grant award will be made under this announcement on the basis of an incomplete application.

Initial ACF Screening
Each application will be screened to determine whether it was received by the closing date and time and
whether the requested amount exceeds the award ceiling.  Applications that are designated as late according
to Section IV.3. Submission Dates and Times or those with requests that exceed the award ceiling, stated in
Section II. Award Information will be returned to the applicant with a notation that they were
deemed non-responsive and will not be reviewed.
Objective Review and Results
Applications competing for financial assistance will be reviewed and evaluated by objective review panels
using the criteria described in Section V.1 of this announcement.  Each panel is made up of experts with
knowledge and experience in the area under review. Generally, review panels are composed of three
reviewers and one chairperson.
Results of the competitive objective review are taken into consideration by ACF in the selection of projects
for funding; however, objective review scores and rankings are not binding and are one element of the
decision-making process.
ACF may elect to not fund applicants with management or financial problems that would indicate an
inability to successfully complete the proposed project. Applications may be funded in whole or in part. 
Successful applicants may be funded at an amount lower than that requested.  ACF reserves the right to
consider a preference to fund organizations serving emerging, unserved, or under-served populations,
including those located in pockets of poverty, and to consider the geographic distribution of Federal funds in
its funding decisions.

Approved but Unfunded Applications
Applications that are approved but unfunded may be held over for funding in the next funding cycle, pending
the availability of funds, for a period not to exceed one year.

V.3. Anticipated Announcement and Award Dates
VI. Award Administration Information
VI.1. Award Notices
Successful applicants will be notified through the issuance of a Financial Assistance Award (FAA)
document that sets forth the amount of funds granted, the terms and conditions of the grant, the effective
date of the grant, the budget period for which initial support will be given, the non-Federal share to be
provided (if applicable), and the total project period for which support is contemplated. The FAA will be
signed by the Grants Officer and transmitted via postal mail.  Following the finalization of funding
decisions, organizations whose applications will not be funded will be notified by letter, signed by the
Program Office head.

VI.2. Administrative and National Policy Requirements

18 of 24

VI.2. Administrative and National Policy Requirements
Awards issued under this announcement are subject to the uniform administrative requirements and cost
principles of 45 CFR Part 74 (Awards And Subawards To Institutions Of Higher Education, Hospitals,
Other Nonprofit Organizations, And Commercial Organizations), or 45 CFR Part 92 (Grants And
Cooperative Agreements To State, Local, And Tribal Governments).
An application funded with the release of Federal funds through a grant award, does not constitute, or imply,
compliance with Federal regulations.  Funded organizations are responsible for ensuring that their activities
comply with all applicable Federal regulations.
Grantees are subject to the limitations set forth in 45 CFR Part 74, Subpart E-Special Provisions for Awards
to Commercial Organizations (45 CFR §74.81_Prohibition against profit), which states that, "... no HHS
funds may be paid as profit to any recipient even if the recipient is a commercial organization.  Profit is any
amount in excess of allowable direct and indirect costs."
Grantees are also subject to the requirements of 45 CFR Part 87, Equal Treatment for Faith-Based
Organizations: "Direct Federal grants, sub-award funds, or contracts under this ACF program shall not be
used to support inherently religious activities such as religious instruction, worship, or proselytization.
Therefore, organizations must take steps to separate, in time or location, their inherently religious activities
from the services funded under this program.  Regulations pertaining to the Equal Treatment for Faith-Based
Organizations, which includes the prohibition against Federal funding of inherently religious activities, can
be found at the HHS web site at:  http://www.hhs.gov/fbci/waisgate21.pdf.
A faith-based organization receiving HHS funds retains its independence from Federal, State, and local
governments, and may continue to carry out its mission, including the definition, practice, and expression of
its religious beliefs. For example, a faith-based organization may use space in its facilities to provide secular
programs or services funded with Federal funds without removing religious art, icons, scriptures, or other
religious symbols. In addition, a faith-based organization that receives Federal funds retains its authority
over its internal governance, and it may retain religious terms in its organization's name, select its board
members on a religious basis, and include religious references in its organization's mission statements and
other governing documents in accordance with all program requirements, statutes, and other applicable
requirements governing the conduct of HHS funded activities."  Additional information on "Understanding
the Regulations Related to the Faith-Based and Community Initiative" can be found at:
http://www.hhs.gov/fbci/regulations/index.html.
The Code of Federal Regulations (CFR) is available at http://www.gpoaccess.gov/CFR/.
Award Term and Condition for Trafficking in Persons
Awards issued under this announcement are subject to the requirements of Section 106 (g) of the
Trafficking Victims Protection Act of 2000, as amended (22 U.S.C. 7104).  For the full text of the award
term, go to http://www.acf.hhs.gov/grants/award_term.html.  If you are unable to access this link, please
contact the Grants Management Contact identified in Section VII. Agency Contacts of  this announcement
to obtain a copy of the Term.
HHS Grants Policy Statement
The HHS Grants Policy Statement (HHS GPS) is the Department of Health and Human Services' single
policy guide for discretionary grants and cooperative agreements.  ACF grant awards are subject to the
requirements of the HHS GPS, which covers basic grants processes, standard terms and conditions, and
points of contact, as well as important agency-specific requirements.  Appendices to the HHS GPS include a

19 of 24

points of contact, as well as important agency-specific requirements.  Appendices to the HHS GPS include a
glossary of terms and a list of standard abbreviations for ease of reference.  The general terms and
conditions in the HHS GPS will apply as indicated unless there are statutory, regulatory, or award-specific
requirements to the contrary that are specified in the Financial Assistance Award (FAA). The HHS GPS is
available at  
http://www.acf.hhs.gov/grants/grants_related.html. 
VI.3. Reporting
Grantees under this announcement will be required to submit performance progress and financial reports
periodically throughout the project period. The frequency of required reporting is listed later in this section.
In FY 2009, most ACF grantees began using a standard form for required performance progress reporting
(PPR). Use of the new standard form, the ACF-OGM SF-PPR, began for new awards and continuation
awards made by ACF in FY 2009.  At a minimum, grantees are required to submit the ACF-OGM SF-PPR,
which consists of the ACF-OGM SF-PPR Cover Page and the Program Indicators-Attachment B. ACF
Programs that utilize reporting forms or formats in addition to, or instead of, the ACF-OGM SF-PPR have
listed the reporting requirements later in this section. 
Grant award documents will inform grantees of the appropriate performance progress report form or format
to use beginning in FY 2009.  Grantees should consult their award documents to determine the appropriate
performance progress report format required under their award.
Grantees will continue to use the Financial Status Report (FSR) SF-269 (long form) for required financial
reporting.
Performance progress and financial reports are due 30 days after the end of the reporting period. Final
program performance and financial reports are due 90 days after the close of the project period.  Final
reports may be submitted in hard copy to the Grants Management Office Contact listed in Section VII.
Agency Contacts of this announcement.
The SF-269 (long form) and the ACF-OGM-SF-PPR may be found at 
http://www.acf.hhs.gov/grants/grants_resources.html.

Program Progress Reports:
Quarterly 
Financial Reports:
Quarterly 

VII. Agency Contacts
Program Office Contact
Marsha Werner
Office of Community Services
Operations Center
1515 Wilson Blvd., Suite 100
Arlington, VA 22209
Phone: (800) 281-9519
Email: OCS@lcgnet.com

20 of 24

Office of Grants Management Contact
Katrina Morgan
Office of Community Services
Operations Center
1515 Wilson Blvd., Suite 100
Arlington, VA 22209
Phone: (800) 281-9519
Email: OCS@lcgnet.com

Federal Relay Service:
Hearing-impaired and speech-impaired callers may contact the Federal Relay Service for assistance at
1-800-877-8339 (TTY - Text Telephone or ASCII - American Standard Code For Information Interchange).
VIII. Other Information
Reference Websites
U.S. Department of Health and Human Services (HHS) on the Internet  http://www.hhs.gov/
Administration for Children and Families (ACF) on the Internet http://www.acf.hhs.gov/.
Administration for Children and Families - Funding Opportunities
homepage  http://www.acf.hhs.gov/grants/.
Catalog of Federal Domestic Assistance (CFDA) https://www.cfda.gov/. 
Code of Federal Regulations (C.F.R.)  http://www.gpoaccess.gov/cfr/index.html  
United States Code (U.S.C) http://www.gpoaccess.gov/uscode/
Sign up to receive notification of ACF Funding Opportunities at www. Grants.gov 
http://www.grants.gov/applicants/email_subscription.jsp

Checklist
All required Standard Forms, assurances, and certifications are available on the ACF Forms page
at http://www.acf.hhs.gov/grants/grants_resources.html and on the Grants.gov Forms Repository webpage
at  http://apply07.grants.gov/apply/FormLinks?family=15.
Versions of other Standard Forms (SFs) are available on the Office of Management and
Budget (OMB) Grants Management Forms web site at http://www.whitehouse.gov/omb/grants_forms/.
For information regarding accessibility issues, visit the Grants.gov Accessibility Compliance Page at 
http://www07.grants.gov/aboutgrants/accessibility_compliance.jsp.
What to Submit

Where Found

When to Submit
21 of 24

SF-424 - Application for Federal
Assistance

Referenced in Section IV.2  and
found at http:// www.acf.hhs.gov/
grants/grants_resources.html and at
the Grants.gov Forms Repository at   
http:// apply07.grants.gov
/apply/FormLinks?family=15.

Submission due by
application due date found
in Overview and Section
IV.3.

Referenced in Section IV.2 and
found at http:// www.acf.hhs.gov
/grants/grants_resources.html.

Submission due by
application due date found
in Overview and Section
IV.3.

Table of Contents

Referenced in Section IV.2 of the
announcement under "Project
Description."

Submission due by
application due date found
in Overview and Section
IV.3.

Project Summary/Abstract

Referenced in Section IV.2 of the
announcement under "Project
Description."

Submission due by
application due date found
in Overview and Section
IV.3.

Project Description

Referenced in Section IV.2 of the
announcement.

Submission due by
application due date found
in Overview and Section
IV.3.

Budget and Budget Justification

Referenced in Section IV.2 of the
announcement under "Project
Description."

Submission due by
application due date found
in Overview and Section
IV.3.

Letters of Support

Referenced in Section IV.2 of the
announcement under "Project
Description."

Submission due by
application due date found
in Overview and Section
IV.3.

Proof of Non-Profit Status

Referenced in Section IV.2 of the
announcement under "Legal Status
of Applicant Entity" in the "Project
Description."

Submission due by date of
award.

SF-P/PSL  - Project/Performance
Site Location(s)

SF-424A - Budget Information Non-Construction Programs
SF-424B - Assurances  Non-Construction Programs

22 of 24

Project Sustainability Plan

Referenced in Section IV.2 of the
announcement under "Project
Description."

Required of all applicants
for projects of three years
(36 months) or more in
length.
By application due date
found in Overview and
Section IV.3.

Certification Regarding Lobbying

Referenced in Section IV.2 of the
announcement and found at http://
www.acf.hhs.gov
/grants/grants_resources.html. 

Submission due by date of
award.

Survey on Ensuring Equal
Opportunity for Applicants

Non-profit private organizations (not
including private universities) are
encouraged to submit the "Survey on
Ensuring Equal Opportunity for
Applicants" with their applications.
Applicants using a hard copy
application, place the completed
survey in an envelope labeled
"Applicant Survey." Seal the
envelope and include it along with
your application package. Applicants
applying electronically, please
submit this survey along with your
application.

Submission due by date of
award.

The Survey is referenced in Section
IV.2 of the announcement. The
Survey may be found at http://
www.acf.hhs.gov
/grants/grants_resources.html.
Logic Model

Referenced in Section IV.2 of the
announcement under "Project
Description."

Submission due by
application due date found
in Overview and Section
IV.3.

SF-LLL - Disclosure of
Lobbying Activities, if applicable

"Disclosure Form to Report
Lobbying" is referenced in Section
IV.2 and found at http://
www.acf.hhs.gov
/grants/grants_resources.html.

Submission due by
application due date found
in Overview and Section
IV.3.

Submission of this form is required if
any funds have been paid, or will be

23 of 24

paid, to any person for influencing,
or attempting to influence, an officer
or employee of any agency, a
Member of Congress, an officer or
employee of Congress, or an
employee of a Member of Congress
in connection with this commitment
providing for the United States to
insure or guarantee a loan.

Signature
Date: 05/07/2010 

_________________________________________________

Yolanda J. Butler, Ph.D. 

Acting Director, Office of Community Services 

Administration for Children and Families 

24 of 24