NIFA-0005 Veterinary Medicine Loan Repayment Program Contract

 
U.S. Department of Agriculture 
National Institute of Food and Agriculture 

OMB No. XXXX‐XXXX
Form Approved For Use Through DATE 

Veterinary Medicine Loan Repayment Program Contract 

The National Veterinary Medical Service Act added Section 1415A to 
the National Agricultural Research, Extension, and Teaching Policy Act 
of 1997 to establish a new Veterinary Medicine Loan Repayment 
Program (7 U.S.C. 3151a) authorizing the Secretary of Agriculture to 
enter into agreements with veterinarians under which they agree to 
provide veterinary services in veterinarian shortage situations.  The 
Secretary is authorized to enter into contracts with qualified 
veterinarians under which such professionals agree to conduct 
veterinary service in consideration of the Federal government agreeing 
to repay, for each year of such service, not more than $25,000 of the 
principal and interest of the educational loans of such professionals.  In 
return for these loan repayments, applicants must agree to provide 
veterinary service in qualifying veterinarian shortage situations for an 
initial period of obligated service of not less than three years. 

Applicants are required to submit a signed contract which includes the 
Terms and Conditions of participation in the VMLRP with their 
applications.  The Secretary/NIFA Director shall execute only those 
contracts submitted by applicants who are selected for participation. 

The Terms and Conditions for participating in the VMLRP follow: 

Section A – Obligations of the Secretary or NIFA Director 
Subject to the availability of funds appropriated by the U.S. Congress 
for the NIFA and/or the VMLRP, the Secretary/NIFA Director agrees to: 

1. Pay, in the amount provided in Paragraph 2 of this section, the 
undersigned applicant’s qualifying educational loans.  Qualifying health 
professionals’ loans consist of the principal, interest, and related 
expenses (such as the required interest premium on the unpaid 
balances of some loans) of qualified Government (Federal, State, and 
local) and commercial loans obtained by the applicant for the following 
expenses during attendance by the applicant at an accredited college of 
veterinary medicine resulting in a degree of Doctor of Veterinary 
Medicine or the equivalent: 

a. tuition expenses; 

b. other reasonable educational expenses required by the 
school(s) attended, including fees, books, supplies, educational 
equipment and materials, and laboratory expenses; and 

c. the cost of room and board, and other reasonable living 
expenses as determined by the Secretary/NIFA Director. 

2. An applicant must have qualifying educational loans equal to or in 
excess of $XX,000 on his or her program eligibility date.  This amount is 
the “debt threshold”.  The “program eligibility date” is the date on 
which his or her contract is executed by the Secretary/NIFA Director 
and he or she is engaged in qualifying veterinary service.  Interest 
incurred on qualifying loans after the program eligibility date will not be 
repaid by the NIFA, and must be repaid by the participant to his or her 
lender(s).  NIFA will repay the remaining educational debt (“repayable 
debt”) as follows: 

a. At the rate of one‐third of the repayable debt for each year of 
qualified service up to a $25,000 annual maximum; and 

b. payments are to be made on a delayed quarterly schedule 
after completion of qualified service, unless otherwise agreed to 
by the Secretary/NIFA Director and the participant. 

3. Payment of qualifying educational loans will be made directly to 
the lender(s).  If there is more than one outstanding qualifying 

educational loan, the Secretary/NIFA Director will repay the loans in the 
following order, unless the Secretary/NIFA Director determines 
significant savings would result from paying loans in a different order of 
priority: (a) HEAL; (b) Other loans issued or guaranteed by the Federal 
Government; and (c) Other loans. 

4. Once a loan repayment contract has been signed by both parties, 
the Secretary/NIFA Director shall obligate such funds as will be 
necessary to ensure that sufficient funds will be available to make loan 
repayments and tax payments to cover the repayable debt, as defined 
in Paragraph 2 of this section. 

Section B – Obligations of the Participant 
The participant agrees to: 

1. Provide a description of each of his or her outstanding qualified 
educational loans and supporting documents, in a form and manner as 
defined by the Secretary/NIFA Director; 

2. Serve his or her 3‐year minimum period of veterinary service, 
which commences on the program eligibility date, by conducting 
qualifying service in a specified shortage situation. 

3. Provide written verification of the lender’s crediting of all VMLRP 
payments and resulting account balances within a reasonable time 
after such payments are credited; 

4. Repay the NIFA for any sums paid erroneously to his or her 
lender(s), repay the NIFA for any sums advanced to his or her lenders 
prior to satisfying his or her service, and assist the NIFA in obtaining a 
refund from his or her lender(s) for such sums; 

5. Make payments to lenders on their own behalf for periods of Leave 
Without Pay (LWOP); and 

6. Comply with the provisions of Title 7, U.S. Code of Federal 
Regulations, Part 3151a and other policies or regulations governing the 
Veterinary Medicine Loan Repayment Program, as applicable. 

Section C – Breach of Written Loan Repayment Contract 

1. In accordance with 42 USC 254o, which addresses enforcement of 
the National Health Service Corps LRP and will be regarded as equally 
applicable to the NIFA’s VMLRP, any participant who fails to complete 
the minimum 3‐year veterinary service obligation required under the 
initial contract will be considered to have breached the contract and 
will be subject to assessment of monetary damages and penalties as 
specified in Paragraph 3 below. 

a. VMLRP participants who are serving as practicing 
veterinarians, and who are terminated for cause or for the 
convenience of the Government will not be considered to have 
committed a breach of contract, and monetary damages and 
penalties will not be assessed. 

b. Occasionally, a participant’s assignment may evolve and 
change so that a determination is reached that he/she is no 
longer engaged in a shortage situation.  Similarly, the veterinary 
service needs and priorities of the NIFA or the sponsoring entity 
may change, so that a determination is made that the 
veterinarian’s skills may be better utilized in a veterinary 
assignment which does not qualify for the VMLRP.  Under these 
circumstances, the following will apply: 

1) Since no authority exists for the Secretary/NIFA Director 
to make repayments on behalf of veterinary professionals who 
are not engaged in qualified service, loan repayments will 
cease as of the date such determination is made. 

2) Normally, job changes of this nature will not be 
considered a breach of contract on the part of either the 
Secretary/NIFA Director or the VMLRP participant.  Based upon 
the recommendation of the Secretary/NIFA Director, the 
VMLRP participant will be released from the remainder of 
his/her service obligation without assessment of damages or 
monetary penalties.  VMLRP participants will be permitted to 
retain the benefit of all loan repayments made or owed by the 
NIFA on their behalf up to the date of the contract release, 
except any payments advanced beyond the period of service 
rendered.  Any payments advanced prior to veterinary service 
must be repaid to the Government. 

3) Interest on the amounts described in (a) and (b) of this 
paragraph at the maximum prevailing rate, as determined by 
the Treasurer of the United States, from the date of the 
breach; except that the amount the United States is entitled to 
recover shall not be less than $31,000. 

b. Any amount the United States is entitled to recover shall be 
paid within 1 year of the date the Secretary/NIFA Director 
determines that the applicant is in breach of this written Contract. 

c. Any obligation of the participant for payment of damages may 
be released by a discharge in bankruptcy under Title 11 of the 
United States Code only if such discharge is granted after the 
expiration of the 7‐year period beginning on the first date that 
payment of such damages is required, and only if the bankruptcy 
court finds that non‐discharge of the obligation would be 
unconscionable. 

2. VMLRP participants who sign a continuation contract for a fourth 
or subsequent year, and who fail to complete the period specified, will 
not be subject to monetary damages or penalties.  However, any 
payments advanced beyond the period of veterinary service rendered 
must be repaid to the Government, pursuant to Section B, Paragraph 4. 

3. Penalties for Failing to Complete the Service Obligation – In 
accordance with the statute, the Secretary/NIFA Director will recover 
the following from participants who fail to complete the minimum 
service obligation: 

a. If the applicant, for any reason, fails to complete the three‐
year period of obligated service, he or she shall be liable to the 
United States for an amount equal to the sum of: 

1) The total of the amounts paid by the United States to, or 
on behalf of, the applicant under Paragraphs 1 and 2 of Section 
A of this Contract for any period of obligated service not 
served; 
2) An amount equal to the product of the number of months 
of obligated service not completed by the applicant, multiplied 
by $7,500; and 

Section D – Cancellation, Suspension, and Waiver of Obligation 

1. Any service or payment obligation incurred by the participant 
under this contract will be canceled upon the participant’s death. 

2. The Secretary/NIFA Director may waive or suspend the 
participant’s service or payment obligation incurred under this contract 
if: 
a. compliance by the participant with the Terms and Conditions 
of this contract is impossible or would involve extreme hardship, 
and 

b. enforcement of such obligation would be unconscionable. 

Section E – Contract Termination 
1. The Secretary/NIFA Director may terminate this Contract not later 
than 45 days after the execution of this contract if the individual: 

a. submits a written request for such termination; and 

b. repays all amounts paid on behalf of the individual under 
Paragraphs 1 and 2 of Section A of this Contract.

The Secretary/Director or his/her authorized representative must sign this contract before it becomes effective
Applicant’s Name 

Applicant’s Signature

Secretary of U.S. Department of Agriculture/NIFA Director or Designee

Date 

Date 

Contract Period(s) 
  From: 

  To: 
     Initial Contract _____     Renewal Contract _____ 

Public reporting for collection of information is estimated to average XX minutes, including the time for reviewing instructions, searching existing data sources, 
gathering and maintaining the date needed, and completing and reviewing the collection of information.  An agency may not conduct or sponsor, and a person is not 
required to respond to, a collection of information, unless it displays a current valid OMB control number.  Send comments regarding this burden estimate or any 
th
other aspect of this collection of information, including suggestions for reducing this burden to NIFA, OEP, 800 9  St. SW, Washington, DC 20024, Attention Policy 
Section.  Do not return the completed form to this address. 

NIFA Form 05‐10     (Page 2 of 2) 
Privacy Act XX‐XX‐XXXX
Printed December 2009