Privacy Threshold Analysis

PTA ST BAA SBIR Contact List 20071030 PRIV Final.pdf

The Small Business Innovative Research (SBIR) and Small Business Technology Transfer (STTR) Forms

Privacy Threshold Analysis

OMB: 1640-0009

Document [pdf]
Download: pdf | pdf
The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, pia@dhs.gov
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: July 10, 2007 
Page 1 of 6 
PRIVACY THRESHOLD ANALYSIS (PTA) 
 

CONTACT LISTS 
This form is used to determine whether 
a Privacy Impact Assessment is required. 
 
Please use the attached form to determine whether a Privacy Impact Assessment (PIA) is required under 
the E‐Government Act of 2002 and the Homeland Security Act of 2002.   
Please complete this form and send it to the DHS Privacy Office: 
 
Rebecca J. Richards 
Director of Privacy Compliance 
The Privacy Office 
U.S. Department of Homeland Security 
Washington, DC 20528 
Tel: 703‐235‐0780 
Fax: 703‐235‐0442 
 
PIA@dhs.gov 
 
Upon receipt, the DHS Privacy Office will review this form. If a PIA is required, the DHS Privacy Office 
will send you a copy of the Official Privacy Impact Assessment Guide and accompanying Template to 
complete and return. 
A copy of the Guide and Template is available on the DHS Privacy Office website, www.dhs.gov/privacy, 
on DHSOnline and directly from the DHS Privacy Office via email: pia@dhs.gov, phone: 703‐235‐0780, 
and fax: 703‐235‐0442. 

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, pia@dhs.gov
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: July 10, 2007 
Page 2 of 6 
PRIVACY THRESHOLD ANALYSIS (PTA) 
Please complete this form and send it to the DHS Privacy Office. 
Upon receipt, the DHS Privacy Office will review this form  
and may request additional information. 
SUMMARY INFORMATION 
 
DATE submitted for review: October 30, 2007 
NAME of Project: DHS S&T BAA_SBIR 
 
Name of Component: Science and Technology 
 
Name of Project Manager: Elissa Sobolewski 
 
Email for Project Manager: Elissa.Sobolewski@dhs.gov  
 
Phone number for Project Manger: 202‐254‐6768 
 
TYPE of Project: 
 
  Information Technology and/or System ∗
 
  A Notice of Proposed Rule Making or a Final Rule. 
 
    Other:   

∗

The E‐Government Act of 2002 defines these terms by reference to the definition sections of Titles 40 and 
44 of the United States Code. The following is a summary of those definitions: 
•“Information  Technology”  means  any  equipment  or  interconnected  system  or  subsystem  of 
equipment,  used  in  the  automatic  acquisition,  storage,  manipulation,  management,  movement, 
control,  display,  switching,  interchange,  transmission,  or  reception  of  data  or  information.  See  40 
U.S.C. § 11101(6). 
•“Information System” means a discrete set of information resources organized for the collection, 
processing, maintenance, use, sharing, dissemination, or disposition of information. See: 44. U.S.C. § 
3502(8). 
Note,  for  purposes  of  this  form,  there  is  no  distinction  made  between  national  security  systems  or 
technologies/systems  managed  by  contractors.  All  technologies/systems  should  be  initially  reviewed 
for potential privacy impact.

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, pia@dhs.gov
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: July 10, 2007 
Page 3 of 6 
SPECIFIC QUESTIONS 
1.

Describe the project and its purpose: 
The  DHS  S&T  BAA_SBIR  is  a  web‐based  system  that  is  used  to  announce  DHS 
Science  and  Technology  (S&T)  Broad  Agency  Announcement  (BAA)  and  Small 
Business  Innovation  Research  (SBIR)  solicitations,  allow  companies  to  download 
solicitation  documentation,  and  allow  companies  to  submit  proposals  on‐line  in 
response to those solicitations.  For SBIR solicitations, the system also is used for on‐
line  review  and  evaluation  of  proposals.  System  users  include  Companies,  who 
submit proposals; Reviewers, who review submitted whitepapers and proposals and 
evaluate  them  for  possible  award,  and  System  Administrators,  who  administer  the 
system on behalf of S&T program managers. 

2.

Status of Project: 
 This is a new development effort. 
 This an existing project. 
Date first developed: September 30, 2005 
Date last updated:            
 

3.

Could the project relate in any way to an individual?∗ 
 No. 
 Yes. Please provide a general description, below. 
The  system  requires  that  users  of  the  system,  Companies,  Reviewers,  and  System 
Administrators,  be  registered.    Registration  involves  the  collection  of  limited 
identifying and contact information for individuals in each of these three categories. 

4.

What information about individuals could be collected, generated or retained? 
As  part  of  the  registration  and  proposal  submission  process,  each  Company  is 
required  to  provide  (1)  the  name,  address,  and  email  address  of  the  companyʹs 

∗

Projects can relate to individuals in a number of ways. For example, a project may include a camera for 
the purpose of watching a physical location. Individuals may walk past the camera and images of those 
individuals may be recorded. Projects could also relate to individuals in more subtle ways. For example, a 
project  that  is  focused  on  detecting  radioactivity  levels  may  be  sensitive  enough  to  detect  whether  an 
individual received chemotherapy.

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, pia@dhs.gov
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: July 10, 2007 
Page 4 of 6 
president; the name, address, telephone number, FAX number, and email address of 
an  official  point  of  contact  within  the  company;  and  the  name,  address,  telephone 
number, FAX number, and email address of the principal investigator who will lead 
the  research  effort  if  the  company  is  awarded  a  contract.    The  system  maintains  a 
record of the name, address, telephone number, email address, organization, and title 
of all authorized Reviewers. The system also maintains a record of the email address 
of all authorized System Administrators. 
5.

Is the contact information limited to non‐sensitive personally identifiable information?  An 
example of sensitive personally identifiable information is the social security number or date of 
birth. 
The Contact information is non‐sensitive in nature.  No Social Security Numbers or Date 
of Birth are collected. 

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, pia@dhs.gov
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: July 10, 2007 
Page 5 of 6 
 
6.

Has an Authority to Operate from the Chief Information Security Officer been granted to the 
program or project that the document or database which stores the contact information?   
 Yes. 
 No.  

7.

Are program or project user access controls in place governing who may view or access the 
contact information?  
 Yes. 

 
8.

 No. The contact information must not be universally accessible. 
Is the contact information only being used for the purpose for which it originally was 
collected, i.e., to contact individuals?  
 Yes. 
 No.  Any additional sharing or use will require a separate PIA. 

9.

Is there a Certification & Accreditation record within OCIO’s FISMA tracking system? 
 Unknown. 
 No. 
 Yes. Please indicate the determinations for each of the following: 
Confidentiality: 
 
Integrity: 
 
Availability: 

 Low 

 Moderate 

 High 

 Undefined 

 Low 

 Moderate 

 High 

 Undefined 

 Low 

 Moderate 

 High 

 Undefined 

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, pia@dhs.gov
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: July 10, 2007 
Page 6 of 6 
PRIVACY THRESHOLD REVIEW 
(To be Completed by the DHS Privacy Office) 
 
 
DATE reviewed by the DHS Privacy Office: November 1, 2007 
 
NAME of the DHS Privacy Office Reviewer: Rebecca J. Richards 
 
 
DESIGNATION: 
  This  is  NOT  a  Privacy  Sensitive  System  –  the  system  contains  no  Personally  Identifiable 
Information. 
 
 This IS a Privacy Sensitive System  
 PTA sufficient at this time 
 A PIA is required 
 National Security System 
 Legacy System 
 HR System 
 
DHS PRIVACY OFFICE COMMENTS 
PIA required.  System covered under the DHS Contact List PIA, and DHS/ALL‐002 
SORN. 


File Typeapplication/pdf
File TitleDHS PRIVACY OFFICE
Authorpia
File Modified2007-11-01
File Created2007-11-01

© 2024 OMB.report | Privacy Policy